everlean - Digitales Lean Management

Was ist everlean?

• everlean hilft Unternehmen kontinuierlich immer noch besser zu werden
• Jeder im Unternehmen kann Ideen oder Hinweise kinderleicht dokumentieren. Sei es ein Vorschlag zur Verbesserung eines Prozesses um viel Zeit und Geld zu sparen oder nur der Hinweis, dass eine Glühbirne getauscht werden muss – es geht nichts mehr verloren.
• Durch die transparente Darstellung der Ideen wissen alle sofort was eingereicht wurde und vor allem was schon umgesetzt wurde. Niemand muss mehr lange auf Feedback warten und die Kommunikation wird stark vereinfacht.

Wie ist everlean aufgebaut?

Die App

• Mit der App (PC, Smartphone, Tablet) kinderleicht Vorschläge und Hinweise einreichen 
• Alles wird automatisch an das digitale Board und an die Datenbank gesendet

Das digitale Board

Der Status der Karten („offen“, „in Bearbeitung“, „abgeschlossen“) kann eingesehen werden und „einfache“ Ideen werden im TeamMeeting vorm Board besprochen.

Die Datenbank

• Team-Leiter können hier Einreichungen nach verschiedenen Kriterien filtern oder KPIs auswerten.
• Die Listen können in Excel exportiert werde.
• Ein Verantwortlicher kann „komplexe“ Ideen als .pdf exportieren und zur Evaluierung z.B. an Controlling weiterleiten.

Wie funktioniert der Prozess?

• Ideen, Hinweise, Vorschläge (allg. wird im Folgenden von Ideen gesprochen) werden per App eingereicht.

• Alles landet als Karte auf dem digitalen Board und ist so sichtbar. Außerdem wird auch alles in der Datenbank gespeichert, auf die nur per Login zugegriffen werden kann.

• Auf dem digitalen Board gibt es drei Status: „offen“, „in Bearbeitung“, und „abgeschlossen“. Alle Karten erscheinen zunächst unter „offen“.

• Jedes Team hat sein eigenes digitales Board an dem die Karten aus dem jeweiligen Team erscheinen. Da man einfach zwischen den Boards wechseln kann, können jedoch alle Teams theoretisch den gleichen Bildschirm nutzen (wenn auch nicht zeitgleich).

• Jedes Team kommt in bestimmten Intervallen (z.B. einmal pro Woche) kurz vor seinem digitalen Board unter Moderation des Teamleiters zum Teammeeting zusammen und bespricht gemeinsam die Karten am Board, die als „einfach“ gekennzeichnet sind: 1. Welche neuen Karten gibt es (erscheinen unter „offen“)? 2. Sollen die neuen Karten in Bearbeitung gehen oder werden sie ggf. abgelehnt?

• Wenn abgelehnt sollte es direktes Feedback geben und der Teamleiter eine Begründung ins Kommentarfeld schreiben. So ist der Schritt auch für andere nachvollziehbar.

• Wenn in Bearbeitung genommen sollte besprochen werden wer zur Umsetzung was bis wann erledigt (Teamleiter erstellt Sub-Task) 3. Wie steht es um die Karten, die „in Bearbeitung“ sind? Wurden die Sub-Tasks erledigt? Kann die Karte in „abgeschlossen“ geschoben werden?

• „Komplexe“ Ideen können nicht im Team besprochen und schnell umgesetzt werden und werden von einem zentralen Verantwortlichen in der Datenbank verwaltet. Der Verantwortliche hat z.B. die Möglichkeit die Ideen als .pdf an Controlling weiterzuleiten, damit diese eine Kosten-Nutzenrechnung durchführen können oder er könnte sich die Idee ausdrucken und in einem Gremium mit anderen Fachabteilungsvertretern und Experten diskutieren. Zwischenstände und Ergebnisse der Evaluierung können als Kommentar auf der everlean Karte dokumentiert werden.

• Zum Schluss werden umgesetzte Ideen auf dem digitalen Board unter „abgeschlossen“ angezeigt. Wird es dort mit der Zeit zu voll, können einzelne Karten von dort ausgeblendet werden und sind automatisch in der Datenbank archiviert.