ExsoForm ist eine Lösung zur Prozess-Digitalisierung auf Basis elektronischer Formulare. Die Formulare lassen sich an Web-Services und Datenbanken anbinden um Inhalte (z.B. Adressen, oder Produkte) zu verknüpfen und Eingaben zu validieren.
Formulare können verschiedene Status annehmen, die an digitale Unterschriften gebunden sind. Sie bilden so einen Workflow und einen Dokumenten-Lebenszyklus ab.
ExsoForm ist komplett offline-fähig (Verknüpfte Daten können lokal zwischengespeichert werden) und eignet sich somit insbesondere für den Einsatz im Außendienst oder bei Partnerunternehmen (z.B. verlängerte Werkbank bei Fertigungsunternehmen). Über den ExsoFlow-Server können alle Datensätze über das Web sicher gelesen und geschrieben werden, so dass beim Einsatz im Außendienst die Daten synchronisiert werden können sobald eine Internet-Verbindung besteht.
Die Daten eines Formulars können auch unabhängig von der Formulardefinition gespeichert oder per eMail weitergeleitet werden, um so entweder einen Workflow mit mehreren beteiligten Personen abzubilden oder aber automatisch in Software-Systeme eingelesen zu werden. Das Datenformat ist dabei sowohl für die Formulardefinition als auch für die Daten XML oder pdf (mit eingebettetem XML-Teil für die automatisierte Weiterverarbeitung).
Beispiele für den Einsatz von ExsoForm:
Angebote und Aufträge, die ein Kunde oder ein Außendienstmitarbeiter auf einem ExsoForm-Formular auf seinem Computer erfasst, per eMail an Sie schickt und die automatisch in Ihr ERP-System eingelesen werden
Besuchsberichte von Außendienstmitarbeitern
Rapportscheine und Arbeitsscheine für Dienstleister, die vom Kunden auf Notebook gegengezeichnet werden können und von denen der Kunde automatisch eine 1:1-Kopie erhält
Buchungsbelege und Zahlungaufträge in der Buchhaltung
Lagerentnahme und Lagerretourenscheine
interaktive Arbeitsscheine und Werkzeug-Wartungsscheine in der Fertigung
Reklamations- und Retourenmanagement mit Workflow und Eskalations-Szenarien
Reparatur- und Werkstatt-Management (ggf. mit Integration in vorhandenes ERP-System mit Zugriff auf Artikeldaten, Kunden-/Lieferantenstammsätze, Preise, Lager etc.)
Techniker-Einsatzberichte mit Zeiterfassung und Teileliste (ggf. mit Integration in vorhandenes ERP-System)
Telefon-Notizen mit Wandlung in unterschiedliche Vorgänge (Anrufer stellt eine Produktanfrage und bestellt gleichzeitig Verbrauchsmaterial, dann kann aus einer zu Beginn des Telefonats erstellten Telefonnotiz mit Datenübernahme ein Angebot und ein Auftrag erzeugt werden)
Besprechungsprotokolle, Schulungsnachweise, alle QM-/ISO 9001-relevanten Dokumente/Formulare
Urlaubsanträge
interne (Material-)Bestellungen oder Investitionsanträge in größeren Unternehmen oder Unternehmen mit vielen Außenstellen/Satellitenbüros
...
Weitere Informationen auf Anfrage!
Abkürzungen:
XML: Extended Markup Language
ISO: Internationale Organisation für Normung
Zielgruppen:
Außendienst (Service und Vertrieb)
Verwaltungs- und Stabsabteilungen
Lager und Materialwirtschaften
Finanzbuchhaltung
Fertigung/Arbeitsvorbereitung
Werkstatt
Referenzen:
Die nachfolgenden Unternehmen stellen lediglich einen Auszug aus der Kundenliste dar. Viele unserer Kunden möchten nicht in Referenzlisten erscheinen, da sie keine Anrufe von möglichen Interessenten erhalten möchten. Wir respektieren das natürlich.
Ja. Es können automatisch, gekoppelt an Workflow-Schritt und -Status, eMails ausgelöst werden (HTML mit Platzhaltern, die aus dem Vorgang befüllt werden können, auch Adressat und Betreff können entsprechend konfiguriert werden), denen der Vorgang selbst oder die Anlagen des Vorgangs als eMail-Anlage zugewiesen werden können.
ExsoForm kann auch eMails aus definierten Postfächern einlesen und daraus neue Vorgänge erstellen oder vorhandene Vorgänge aktualisieren.
eMails können außerdem als Anlage in ExsoForm-Vorgänge eingebunden werden.
Außerdem können eMails auch direkt vom Client aus „spontan“ verschickt werden für dafür zugelassene Vorgangstypen.
Es gibt derzeit eine integrierte Kalenderansicht für Vorgänge, ab der voraussichtlich in Q2/2018 erscheinenden Version 2.0 ist die Anbindung von CalDAV-Kalendern möglich und es wird eine Kalenderansicht in ExsoForm geben (vergleichbar z.B. mit dem Outlook-Kalender). Es ist auch eine Anbindung von Exchange-Servern für eMail und Kalender über die von Microsoft dafür bereitgestellten Webservices möglich.
ExsoForm besitzt ein integriertes System digitaler Signaturen mit entsprechender Validierung. Innerhalb des Systems können damit ohne Zusatzkosten fortgeschrittene digitale Signaturen abgebildet werden. Qualifizierte digitale Signaturen können auf Wunsch über entsprechende Zertifikate von Drittanbietern (z.B. GlobalSign) abgebildet werden (als Stammzertifikat der Installation, von dem dann die Benutzerzertifikate abgeleitet werden. Dieses Stammzertifikat ist wiederum von einem offiziellen GlobalSign-Zertifikat abgeleitet und kann daher weltweit validiert werden).
ExsoForm ist keine Web-Software in dem Sinne, dass sie in einem Internet-Browser liefe. Wir haben diesbezüglich viele Tests durchgeführt und sind zum Ergebnis gekommen, dass eine kompakte Desktop-Lösung sich – insbesondere im Arbeitsalltag - erheblich performanter verhält und einfacher zu bedienen ist.
Es gibt aber die Möglichkeit, einzelne Workflow-Schritte auch als Web-Formular abzubilden. Dazu wird die in ExsoForm erstellte Vorgangsvorlage dynamisch nach HTML konvertiert und entweder über den intergrierten Webserver oder über einen sonstigen Webserver bereitgestellt.
Dies ist dann sinnvoll und erforderlich, wenn der Anwender ExsoForm nicht installieren kann oder möchte – also insbesondere wenn sich Abläufe an Personen richten die nicht fest mit dem Unternehmen verbunden sind – Kunden, Lieferanten, Studenten etc.
Dokumente können im Standard als pdf-Datei, eMail oder Bilddatei (verschiedene Formate) in der Form als Anhang verwaltet werden, dass eine komfortable Vorschau zur Verfügung steht. Alle anderen Dateien können angefügt werden und mit entsprechenden Produkten geöffnet werden um sie zu bearbeiten oder zu sichten.
Es gibt darüber hinaus die Möglichkeit, über ein kostenpflichtiges Zusatzmodul auch praktisch sämtliche Microsoft-Office-Formate mit Vorschau abzubilden.
Diese Funktionalität ist grundsätzlich die Stärke von ExsoForm. Über die Möglichkeit eines Remote-SQL-Zugriffs greift der ExsoForm-Client gesichert (HTTPs mit serverbasierten Anwender-Zertifikaten) auf die Serverkomponente zu und erst diese führt dann die Datenbankabfrage mit Verbindung zum Datenbankserver aus. Diese Arbeitsweise ist zum einen schnell, zum anderen leicht zu konfigurieren (keine Datenbank-Ports müssen freigeschaltet oder Passwörter etc. auf dem Client vorgehalten werden) und zum dritten sehr sicher (es kann kein nicht auf dem Server hinterlegtes Datenbank-Kommando vom Client abgesetzt werden).
Über serverbasierte Konfiguration werden die Vorgangsdaten in eine Datenbankstruktur überführt (per SQL mit Variablenzuordnung leicht und sehr flexibel konfigurierbar) und bei Änderung dieser Daten durch Drittprogramme können die verbundenen Vorgänge aktualisiert werden. Schlüssel zwischen Datenbank und ExsoForm stellen UUIDs dar, die von ExsoForm vergeben werden.
Ja. Mit ExsoForm ist eine Software zur Prozess-Digitalisierung mit Schwerpunkt auf Integration in vorhandene IT-Infrastrukturen. Die Lösung vereinbart Übersichtlichkeit und Einfachheit der Umsetzung mit hoher Flexibilität. ExsoForm-Vorgänge (= digitalisierte Prozesse) können praktisch frei entwickelt werden, sie können Anlagen enthalten und damit ein komplettes DMS inclusive Workflow abbilden, bieten zusätzlich aber die Möglichkeit, Daten mit den meisten marktüblichen Datenbanken abzugleichen oder auch selbst vorzuhalten. Bei der Entwicklung wurden Unternehmen mit durchschnittlich 600 Arbeitsplätzen angepeilt, so dass ein Bedarf von 350 Mitarbeitern gut abgebildet werden kann.
Ja, die gesamte Kommunikation zwischen Client und Server erfolgt über HTTPs, d.h. der Server (bzw. bei Hochverfügbarkeit: die Server) müssen also über TCP/IP mit zwei definierten IP-Ports erreichbar sein. Die zentrale Dokumentenablage erfolgt in einer MongoDB mit vorgelagertem ExsoFlow-Dokumentenserver; die Datenbank-Engine hat sich auch für große Datenmengen wie z.B. Sensorüberwachungen als sehr leistungsfähig erwiesen und wir inzwischen von zahlreichen großen Unternehmen strategisch eingesetzt (z.B. Bosch für Sensordaten-Erfassung oder Otto-Versand für Webshop).
Ja, all das kann über entsprechende Vorgangsvorlagen und Wiedervorlagefunktionen abgebildet werden. Workflows können je Schritt unterschiedliche Berechtigungen für Lesezugriff und Weiterleitung im Workflow erhalten (z.B. Maximalbudgets bei Bestellungen) und enthalten definierte Folgezustände für jeden Schritt. Basierend auf dem jeweiligen Workflow-Schritt und Status des Vorgangs können Datenbank-Aktionen ausgeführt werden (z.B. Einstellen einer Bestellung in ein ERP-System nach Freigabe durch mindestens 2 berechtigte Mitarbeiter).
Ja. Alle Vorgangsvorlagen sind versioniert, „alte“ Vorgänge werden entsprechend mit „alten“ Vorlagen angezeigt und verarbeitet, es gibt jedoch die Möglichkeit, diese auch auf die aktuelle Vorlage zu migrieren. Neue Formulare können im integrierten ExsoForm Designer angelegt werden (WYSIWIG), dort können selbstverständlich auch vorhandene Vorlagen geändert werden.
Es sind Auswertungen über Workflow-Zustände in Tabellen- und Chartform möglich.
Der Workflow ist grundsätzlich beliebig-stufig und lässt Verzweigungen zu. Es gibt gegenüber rein grafischen Workflow-Abbildungen einige systembedingte Einschränkungen, um eine komfortable Funktionalität zu ermöglichen. Die Software ist grundsätzlich browserunabhängig für die im Browser abgebildeten Schritte, ansonsten gibt es den ExsoForm-Client für Windows, Macintosh, Linux und Android (ab Version 2.0).
Ja. Die Offline-Fähigkeit ist eine der grundlegenden Fähigkeiten des Systems. Vorgänge können - auch mit zwischengespeicherten Zugriffen auf Datenbanken - komplett offline angelegt oder geändert werden, im Online-Betrieb werden diese dann synchronisiert. Durch den dokumentenbasierten Ansatz von ExsoForm bleiben die Daten immer in einer einzigen Datei enthalten und können zudem digital signiert werden.
Die Einfachheit der Bedienung war ein Entwicklungsziel. Da die Software gleichzeitig recht leistungsfähig ist gibt es ab Version 2.0 die Möglichkeit, Anwendern Rollen zuzuweisen, die die Möglichkeiten im Client-Frontend einschränken und entsprechend die Bedienung noch leichter machen z.B. für Personen, die nicht häufig mit dem System arbeiten.
Ja, die Lösung ist genau dafür entwickelt worden. ExsoForm bietet neben "klassischen" DMS-Funktionalitäten vor allem die Möglichkeit, interaktive Formulare selbst zu entwerfen, in einem Workflow zu be- und verarbeiten incl. Schnittstellen zu allen gängigen Datensystemen und diese Vorgänge auch in Aktenform zu speichern.
Ja, die Oberfläche ist in verschiedenen Sprachen (deutsch, englisch, französisch) erhältlich und kann über Lexika auch kundenspezifisch übersetzt werden. Die Vorgangs-Vorlagen können projektindividuell betextet werden, auch mehrsprachig = derselbe Prozess in mehreren Sprachen.
Ja. Die Zugriffsrechte in ExsoForm werden mit Zertifikaten abgebildet, die auch für die digitale Signatur genutzt werden. Es können auf Basis der Zertifikate Benutzergruppen (Makler, Vertriebsinnendienst, Geschäftsführung, Kunden) gebildet und mit Rechten versehen werden.
Ja. Man kann entweder ExsoForm-Vorgänge extern freigeben und damit Externe (wie Lieferanten) einbinden (per Web oder über ExsoForm-Client je nach Anforderung) bzw. eine Anbindung über eine separate Website darstellen und nur die Daten an ExsoFlow übermitteln.
Ja. Die fachlichen Anforderungen können über das Standard-Paket "QM/IKS" abgebildet werden. Technisch ist insbesondere die Verteilung der Lösung inclusive Zugriffsrechten sehr einfach gestaltet, so dass in der Administration nahezu kein Aufwand entsteht.
Client: Windows (ab Version 7), MacOS, Linux, Android (ab Version 2.0). Grundsätzlich werden derzeit noch 32-Bit-Betriebssysteme unterstützt, deren Einsatz wird jedoch nicht mehr empfohlen.
Server: Windows (ab Version 2008 R2), Linux.
Alle Daten werden zentral in einer Datenbank gespeichert. Diese wird zyklisch automatisch vom Serversystem gesichert, diese Sicherungsdaten können dann im Rahmen des bestehenden Backup-Systems des Anwenderunternehmens gesichert werden.
Die Customizing-Optionen sind im Bereich der Maskenerfassung und des Workflows bzw. der darauf aufbauenden weiteren Verarbeitung nahezu unbegrenzt bis hin zu Individualprogrammierung über Plug-Ins.
Es können beliebig viele Mitarbeiter verwaltet werden, diese können jeweils einer oder mehreren Abteilung/en zugewiesen werden. Parallel dazu können Teams abteilungsübergreifend gebildet werden.
Diese Frage wurde bereits am 07.08.2017 von Thomas Sporbeck wie folgt beantwortet: "Vorgangsvorlagen, Workflow und serverbasierte Funktionalität können nahezu beliebig angepasst werden."
Ja, es können beliebige Filterordner nach Status/Zeitraum/sonstigen Feldern eingerichtet werden, es gibt zudem Wiedervorlagefunktionen, Planungsfunktionen und Eskalations-Szenarien.
Ja, es können sowohl Fremdformate importiert als auch eigene Stundenzettel generiert werden. Falls Bedarf besteht bieten wir auch eine passende Personalzeiterfassung an.
Ja, es kann tabellarisch mit Excel-Export, als .PDF-Datei und mit Charts (Balkendiagramm mit/ohne Schichtung, Tortendiagramm, "Tachometer-Anzeige") ausgewertet werden.
Ja, aus eingescannten Dokumenten kann automatisch ein ExsoForm-Vorgang erstellt und in einem mit der Vorgangs-Vorlage angelegten Workflow be- und verarbeitet werden.
Ja. Es sind beliebige Geschäftsprozesse (z.B. „Freigabe Rohstoff“) definierbar mit unterschiedlichen Daten und Workflows incl. Rückmeldung in ERP-Systeme.
Nein, aber alle benötigten Vorgangsvorlagen und alle Anbindungen an das ERP-System sind frei konfigurierbar und daher auch vom Anwender anpassbar.
Ja inclusive inhaltsbezogener Berechtigungen (z.B. "Eingangsrechnungen von Firma XY darf nur Mitarbeiter Müller sehen und bearbeiten").
Ja. Wir empfehlen je nach Anzahl der tatsächlichen Nutzer dann aber die Enterprise-Version mit Load-Balancing und Hochverfügbarkeit.
Ja. Es können Teams gebildet werden, die Rechteverwaltung (Zugriff auf Projekte, Dateien etc.) ist dann teamabhängig einschränkbar.
Schnittstellen werden projektspezifisch erstellt (z.B. XML), für Navision (kann XML lesen) stellt das keinen größeren Aufwand dar.
Dashboards sind über Bausteine konfigurierbar; sie können die offenen Vorgänge, Eskalationsstati, Teammitglieder etc. darstellen.
ja (Zugriff erfolgt komplett über Restful-Webservices), allerdings derzeit noch ohne Browser-Client (dieser ist in Entwicklung).
Ja. ExsoForm ist als Kollaborations- und Workflow-System genau auf solche Anforderungen hin konzipiert worden.
Ja, inclusive Terminverwaltung und sonstigen Auswertungen im System sowie Standortverwaltung in der Software.
automatisches Programmupdate nach Freigabe durch Administrator (um das Update zeitlich steuern zu können).
Ja, das haben wir so auch schon für andere Kunden realisiert (z.B. Hersteller von Verpackungsmaschinen).
ja, wir haben ziemlich genau auch diesen Fall bei der Entwicklung der Lösung im Kopf gehabt.
Diverse: Excel, XML (diverse Formate abbildbar und tlw. mitgeliefert), csv, Datenbank)
Ja sowohl GOBD falls erforderlich als auch DIN ISO 9001:2015 und Datenschutz-Gesetze.
