Darum KDS Vertragsmanagement
Wo liegt der echte Vertrag? Welche Bereiche / Standorte sind betroffen? Welche Fristen sind einzuhalten? Wann kann gekündigt werden? Welche Kosten entstehen? Wie hoch ist das Ausfallrisiko? Wer ist dafür zuständig?
Diese Software hilft Ihnen dabei, alle relevanten Informationen zu Ihren Vertragsvereinbarungen in einem zentralen System zu verwalten, unabhängig von Bereichen und Standorten. So behalten Sie den Überblick über den Verbleib Ihrer Verträge, alle Fristen, Kündigungsmodalitäten, Kosten und Zuständigkeiten. Die Software bietet dabei einen uneingeschränkten Funktionsumfang und ermöglicht es Ihnen, Verträge mithilfe eines integrierten Editors um zusätzliche Informationen und Funktionen zu erweitern. All das wird durch eine benutzerfreundliche Oberfläche und intuitive Bedienung unterstützt.
Alle Funktionen
Mit unserer webbasierten Anwendung haben Sie von jedem beliebigen Ort und Endgerät aus Zugriff auf die aktuellsten Daten Ihres Unternehmens. Ein Zugang zur Software und ein Webbrowser sind dabei die einzigen Voraussetzungen. Das Besondere dabei ist, dass alle Daten sicher auf Ihrem lokalen Server gespeichert werden und eine zusätzliche Installation von Software nicht notwendig ist. Die zentrale Aktualisierung der Anwendung erfolgt durch uns, sodass Sie keine aufwendigen Updates an jedem einzelnen Arbeitsplatz durchführen müssen. Darüber hinaus entfallen auch kostenintensive Lizenzgebühren!
Allgemein
- Intuitiv und nutzerfreundlich
- Abbildung der eigenen Unternehmensstruktur
- Integrierter Editor zur Funktionserweiterung
- Multi-Mandantenfähigkeit
- Systemweite Zugriffskontrolle
- Aktivitätslogbuch
- Cloud- oder Serverinstallation
- Geräte-/ Plattformunabhängig
- Minimale Systemvoraussetzungen
|
Vertragsdaten
- Freie Definition aller nötigen Vertragsarten
- Zielsicher Suchen mit eigenen Filtern
- Schnelle Erfassung aller Vertragsinhalte
- Individuelle Vertragserweiterungen
- Reporting der gesamten Vertragsinhalte
- Alle Vertragsarten individuell abbildbar
- Kein Verzicht auf wichtige Informationen
|
|
Fristen & Aufgaben
- Automatische Erinnerungsfunktion
- Anbindung an Email, Outlook & Co.
- Übersichtlicher Fristenkalender
- Listen- und Kalenderansicht
- Teambasierende Nutzung möglich
- Individuelle Wartungszyklen hinterlegbar
- Schnelle Verwaltung aller Aufgaben und Fristen
|
Kosten & Einnahmen
- Detailliertes Finanz-Controlling
- Integriertes Währungssystem
- Einnahmen / Ausgabenrechnung
- Bereichsbezogene Durchschnittskosten
- Umfangreiche Exportfunktionen
- Erweiterbare Filterfunktionen
|
|
Zugehörige Dokumente
- Integriertes Dokumenten-Management
- Kategorisierung durch Label
- Durchsuchbare Dokumentbeschreibung
- Individuelle Begrenzung von Dateityp und -größe
- plattformübergreifender Up- und Download
|
Sicherheit & Datenschutz
- Installation auf Ihrem Server
- Alle Daten verbleiben im Unternehmen
- Per SSL / VPN sicher online verwenden
- Integrierte Backup-Funktion
- Rechtevergabe auf Nutzerebene
|
Vorteile im Detail
Vertragsverwaltung
Die Einführung des KDS Vertragsmanagements wird durch einen kostenlosen Stammdatenimport erleichtert. Anschließend können Verträge mit nur wenigen Klicks im System angelegt werden. Eine intelligente Hilfe-Funktion zeigt Ihnen alle wichtigen Informationen zu Ihrer Position in der Software. Das KDS Vertragsmanagement passt sich Ihrem Unternehmen an, da Sie individuelle Vertragstrukturen festlegen können. Darüber hinaus können Sie eigene Felder definieren, um auch wichtige Informationen abzubilden, die in herkömmlichen Vertragsverwaltungen nicht erfasst werden. Diese können von Ihnen genutzt und gefiltert werden.
Fristenverwaltung
Es ist möglich, für jeden Vertrag beliebig viele Fristen, Aufgaben und Termine in der Datenbank zu hinterlegen. Automatische Erinnerungen per E-Mail können an interne oder externe Personen gesendet werden. Jeder Verantwortliche kann seine Fristen im Fristenkalender schnell überblicken und abarbeiten. Zudem sind Wartungstermine und Garantieabläufe auf einen Blick ersichtlich. Aufgaben können problemlos delegiert werden oder im Krankheitsfall von anderen übernommen werden. Eine Anbindung an Outlook und andere Programme ist ebenfalls möglich.
Finanzübersicht
Optimieren Sie Ihre Liquiditätsplanung und Risikobewertung mit unseren filterbaren Finanzauswertungen. Entdecken Sie unnötige finanzielle Mehraufwendungen schnell und senken Sie Ihre Einkaufskosten durch Neuverhandlung bestehender Vertragskonditionen. Damit reduzieren Sie den Verwaltungsaufwand und sparen bares Geld. Sie können alle Auswertungen an Excel übergeben und weiterbearbeiten. Zusätzlich können Sie für alle Verträge beliebig viele (Teil-) Kosten und Einnahmen für verschiedene Zeiträume hinterlegen und diese den Kostenstellen zuweisen, die zu den betroffenen Bereichen und/oder Standorten gehören. Erstellen Sie außerdem eine Auswertung jährlicher Betriebskosten und/oder -einnahmen für Ihre Bereiche.
Dokumentenmanagement
Vermeiden Sie langes Suchen und Fragen nach Vertragsunterlagen. Wir bieten eine zentrale Ablage aller relevanten Dokumente und Dateien zu jedem Vertrag. Suchen Sie noch einfacher durch die durchsuchbare Dokumentenbeschreibung und sortierbare farbige Dokumentenlabel. Die Sicherheit wird dabei nicht vernachlässigt - es kann reguliert werden, welche Dateiformate und -größen erlaubt sind. Mit unserer Lösung können Sie auch mobil unter iOS und Android Dateien hoch- und herunterladen.
Zugriffskontrolle
Die flexible Vergabe von Nutzerrechten ermöglicht es, den Zugriff und die Bearbeitung von Verträgen individuell zu regeln. Dabei können die Rechte systemweit pro Nutzer und Vertragsbestandteil angepasst werden. Auch der bereichs- und abteilungsübergreifende Zugriff auf Verträge ist möglich. Durch die Einschränkung der Einsicht auf bestimmte Teilbereiche eines Vertrages können sensible Informationen geschützt werden. So kann ein Nutzer beispielsweise nur allgemeine Vertragsdaten und Fristen einsehen, jedoch keine finanziellen Angaben oder hinterlegte Dokumente. Auch wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt, ist dies kein Problem. Sie können die Verantwortlichkeit für betroffene Verträge und Fristen einfach an einen neuen Mitarbeiter übertragen oder diese bestehenden Mitarbeitern zuweisen.
Sicher testen in persönlicher Demo-Instanz
Sie möchten unsere Software ausgiebig testen? Kein Problem! Wir richten Ihnen gerne eine persönliche Demo-Instanz ein. Unser Support-Team unterstützt Sie bei der Einarbeitung und beantwortet Ihre Fragen. Wenn Sie sich dann für den Kauf der Software entscheiden, können alle bisherigen Daten problemlos in die gekaufte Version migriert werden.
Bitte teilen Sie uns den Firmennamen mit, unter dem die persönliche Demo-Instanz erstellt werden soll. Innerhalb von 48 Stunden (werktags) erhalten Sie eine E-Mail mit Ihren Zugangsdaten. Dieses kostenfreie Angebot steht Ihnen dann 30 Tage zur Verfügung. Sollten Sie sich während dieser Zeit gegen einen Kauf entscheiden, werden alle Daten unwiederbringlich gelöscht.
Abkürzungen:SSL: Secure Sockets Layer
VPN: Virtual Private Network
