KOKOS.event - Disposition

Die KOKOS.event Disposition wurde speziell entwickelt, um öffentliche Veranstaltungen zu organisieren. Vorrangig wird das System von Veranstaltungs- und Opernhäusern sowie Theater eingesetzt. Aufgrund der umfangreichen Funktionalität und der Möglichkeit jegliche Arten von Veranstaltungen zu organisieren, nutzen inzwischen auch Städte, Hotels, Universitäten, reisende Gruppen sowie Messen das System und führen damit alle Arten von Veranstaltungen durch.

Das Kokos.event Disposition-System ist im höchsten Maß konfigurier- und anpassbar. 

Funktionalitäten zur Disposition von Terminen und Veranstaltungen

• Organisation und Planung von Terminen in unterschiedlichsten Ansichten von Jahres- bis zum Tagesplan
• Hinterlegung von Veröffentlichungsinformationen zur automatischen Beschickung des Internet-Auftritts
• Planung von Veranstaltungen und Terminen in verschiedenen Varianten
• Organisation des Transports von Menschen und Material
• Management von Werken
• Organisation von Produktionen die aus vielen Terminen, beispielsweise Proben und Veranstaltungsterminen bestehen
• Serientermine und automatisch entstehende Termine
• Spezielle Planungsfunktionen für künstlerische Gruppen wie Orchester, Ballett, Chor oder Statisterie
• Verwaltung aller Arten von beteiligten Personen an der Veranstaltung inklusive Besetzungen, szenischer Dienst, Technik, Autoren, Leading-Team oder weiteren frei konfigurierbaren Gruppen
• Organisation von beliebigen Aufgaben in terminbezogenen Ablaufplänen
• Umfangreiche Material- und Artikelverwaltung zum Management des Lagers, Einkaufs und Ausleihe mit Zuweisung der Artikel zu Räumen, Personen oder Veranstaltungen
• Verwaltung eines Fundus
• Konfigurierbares System zur automatischen Prüfung der Qualität der Planung zur Aufdeckung von Inkonsistenzen für Nutzer, aber auch per E-Mail oder in die gemeinsame Nachrichtenzentrale zur kollaborativen Bearbeitung der Aufgaben
• Tantiemenabrechnung
• Frei konfigurierbare Checklisten mit Erinnerungsfunktionen der zuständigen Personen
• Kalkulation der Kosten, Erträge und Ticketeinnahmen im Rahmen eines Kostenträger, Kostenstellen und Kostenarten-Systems
• Kampagnenmanagement für die Organisation der Öffentlichkeitsarbeit im Zusammenspiel mit den Veranstaltungen
• Ansteuerung von Displays für Garderoben
• Erstellung von Berichten wahlweise in Word, Excel oder als PDF-Dateien
• Verbindung der Produktion mit Microsoft Teams-Nutzergruppen
• Unterstützung der Nutzer bei Fragen zur Dokumentation mittels einer künstlichen Intelligenz
• Hinterlegung der Instrumentierung von Stücken
• Hinterlegung und Verknüpfung von Dateien aller Art zur zentralen Organisation produktionsbezogener oder terminbezogener Daten
• Management von Abonnements
• Konfigurierbare Masken mit der Möglichkeit eigene benutzerdefinierte Datenfelder einzubringen
• Detailliertes Rechtemanagement auf Basis eines Benutzerrollensystems
• Erhalten Sie jederzeit einen aktuellen Überblick über alle Kennzahlen des Systems mittels eines Dashboards
• Unterstützung der umfangreichen Anwendungsmöglichkeiten durch Web-Zugriff über den Browser, vom Mobiltelefon, Tablett oder Computer, auf Wunsch mit Zwei-Faktor-Autorisierung
• Logbuch
• Schnittstelle zum KOKOS.event Personaleinsatzmanager
• Umfangreiches Berichtswesen
• Zeitlich gesteuerte Zugriffsmöglichkeiten für unteschiedlichste Informationen für Externe über Webmodul oder einen geschützter Download

Funktionen zum Management von Kontakten in unserem Personenpool

• Umfangreiche Verwaltung aller Kontaktdaten, Aktivitätsplanung, Kalender für persönliche Termine, An- und Abwesenheiten, Kontaktmanagement, beliebigen Klassifizierungen, konfigurierbaren Berichten, Abfragefunktionalitäten, Organisation von fremden Staatsangehörigkeiten, Bankverbindungen, Aus- und Weiterbildung, Unterweisungen, geschäftlicher Verbindungen, persönlichem Repertoire, Kontakthistorie und Körpermaßen
• Vertragsmanagement für Verträge und Vertragsanahänge aller Art
• Fakturierung mit Angebot, Lieferschein und Rechnung (inkl. Zugferd)
• Planung von Reisen (Aufenthalten, An- und Abreise) von einzelnen Personen, aber auch von künstlerischen Gruppen
• Datenschutzpaket für einfache Auskunft aller über Kontakte gespeicherter Daten
• Spendenmanagement
• Adoptionsverwaltung für eine personenbezogene kulturelle Adoption
• CalDav Server für die Einrichtung eines Terminabonnements in die persönlichen Kalender (beispielsweise Google-Mail oder Apple-Mail)
• Einbindung von Outlook und Exchange in Kalender, E-Mail-Ablagen und Kontaktlisten
• Organisation des Sponsorings
• Konfigurierbare Masken mit der Möglichkeit eigene benutzerdefinierte Datenfelder einzubringen
• Hinterlegung und Verknüpfung von Dateien aller Art zur zentralen Organisation personenbezogener Daten
• Workflows für Veranstaltungsbericht, Defektmeldung, Dienstreise, Austritt, Bestellung, Verbesserung, Belegeinreichung und weitere