Lucas Workforce Management

Das Programm Lucas WM war eine modulare Systemlösung, die eine bedarfsorientierte Personalplanung von der Bedarfs- und Kapazitätsplanung, über Schicht- und Einsatzplanung sowie Controlling und Reporting bis hin zur weit reichenden Integration des Mitarbeiters in den Planungsprozess unterstützte. Neben der Entwicklung der Softwarelösung bot Torex Retail einen umfassenden Kundenservice in den Bereichen Consulting, Training und Support an.

Die Software bestand aus mehreren Modulen, die entsprechend den Anforderungen individuell zusammengesetzt werden konnten. Voraussetzung war immer das Basismodul. Um dieses Basismodul herum konnten die einzelnen Funktionsmodule entsprechend den Unternehmensanforderungen individuell hinzugefügt werden. Alle Module waren unter einer einheitlichen Oberfläche integriert und gewährleisteten so ein optimales Zusammenwirken. Im Basismodul erfolgten die Systemverwaltung, Stammdatenpflege usw.

Die Personalbedarfsermittlung diente zur quantitativen Ermittlung des Personalbedarfs einer Abteilung nach Mitarbeiterköpfen. Es wurde ermittelt, zu welcher Zeit wie viele Mitarbeiter benötigt wurden, ohne jedoch eine namentliche Zuordnung zu treffen. Daten aus Point-of-Sale-Systemen, Bedien- oder Check-Out-Waagen, Kundenzählungs-, Warenwirtschafts- oder PPS-Systemen wurden für die umsatz- oder kundenfrequenzabhängige Personalbedarfsplanung übernommen.

Die Personaleinsatzplanung ermöglichte die Erstellung von Mitarbeitereinsatzplänen. Hierbei wurden die Qualifikationen, Verfügbarkeiten, Fehlzeiten, persönliche Wünsche usw. der Mitarbeiter berücksichtigt. Bei Einsatz der Personalbedarfsermittlung erfolgte ein Abgleich zwischen Soll- und Ist-Besetzung.

Die Personalzeiterfassung ermöglichte die Ist-Erfassung und Abrechnung der Mitarbeiterzeitdaten von Zeiterfassungsterminals, Kassensystemen oder in Form einer Negativ-Zeiterfassung. Die Zeiterfassungsdaten konnten Abteilungen oder Bereichen zugeordnet und in Plan-Soll-Ist-Statistiken ausgewertet werden. Zusätzlich bestanden Schnittstellen zu nahezu allen am Markt verfügbaren Lohn- und Gehaltsprogrammen.

Einige weitere Module:

Mit Zutrittskontrollterminals und dem Zusatzprogramm Zutrittskontrolle konnten sensible Bereiche im Unternehmen kontrolliert gegen unbefugten Zutritt abgesperrt werden. Nur Mitarbeiter mit entsprechender Berechtigung konnten die gesicherten Bereiche betreten, die einzelnen Zugänge wurden protokolliert, jeder unberechtigte Zutrittsversuch wurde angezeigt.
Der Urlaubs- und Fehlzeitenplaner verwaltete die Fehlzeiten in grafischer Form für Mitarbeiter, Abteilungen oder Abteilungsgruppen. Unzureichende Personalverfügbarkeiten von Abteilungen oder Bereichen wurden sofort erkannt.

Die vollautomatische Personaleinsatzplanung ActivePEP erstellte auf Basis der Personalbedarfsplanung optimale Zeitpläne nach mathematisch heuristischen Methoden. Neben einer erheblichen Einsparung von Arbeitszeit für die Erstellung des Einsatzplans wurde durch den Einsatz von ActivePEP vor allem sichergestellt, dass die Mitarbeiter wirklich optimal eingesetzt wurden. In der Praxis führte dies zu einer weiteren Vereinfachung des Planungsprozesses bei gleichzeitiger Vermeidung unnötiger Einsatzstunden. Die Berücksichtigung der Einsatzwünsche der Mitarbeiter sorgte zudem für eine hohe Zufriedenheit und Motivation.

Mit Hilfe des Virtuellen Datenterminals (VDT) konnten Arbeitszeiten direkt an beliebigen PCs erfasst werden, so dass keine elektronischen Terminals notwendig waren. Außerdem konnten die Mitarbeiter über das VDT als Infoterminal auch verschiedene Daten abrufen.

Der Auswertungsgenerator ermöglichte die individuelle Erstellung von Listen, Auswertungen und Formularen durch den Anwender. Über einfache Zuordnung ließ sich fast jedes in Lucas WM verfügbare Datenfeld verarbeiten oder als Such- oder Sortierkriterium nutzen. Somit waren kurzfristige Auswertungen und Listen schnell und ohne Kosten für den Anwender realisierbar.

Im Call-Center-Modul wurden die Mitarbeiter anhand der sogenannten Erlang-Formel geplant.