MC GEHA Office - WaWi für Getränkegroßhandel, Einzelhandel, Brauerei

Netzwerk

• peer to peer-Vernetzung, Terminal-Server mit bis zu 15 Arbeitsstationen
• durch den modularen Aufbau von MC GEHA Office besteht die Möglichkeit, das Programm individuell für jeden Anwender und seine Arbeitstationen zu gestalten

Grundeinstellungen und Festlegungen

• Festlegung von Nummernkreisen der Artikelnummern für Ware und Leergut  (besonders wichtig, wenn Datenaustausch mit MC GEHA Cash stattfindet)
• Nutzer- und Menüverwaltung (Verwaltung von Schreib- und Leserechten über Passwörter)
• FiBu-Anschluss (diverse Schnittstellen)
• Druckertypen und -schriften für Nadeldrucker sind im Allgemeinen universell nutzbar
• Druckereinstellung je Beleg (Drucker, Anzahl Exemplare, Lieferschein- und Rechnungstyp)
• Hauswährung und Zweitwährung
• optionaler Druck eines Belegkopfes und eines Belegfußes (mit MS Word erstellt) auf Lieferscheinen, Rechnungen, Verleihscheinen, Bestellungen, Mahnungen
• Anpassung des Belegkopfes an eigene Bedürfnisse durch vorgegebene Platzhalter
• diverse Schalter zur Steuerung des Programmablaufs und des Layouts von Belegen
• Festlegung einer Kundengruppe, deren Bewegungen keine Bestände verändern
• Festlegung der Zahlengrößen und Nachkommastellen von Preisen, Mengen, Größenabgaben und Gewicht
• 30 Preisgruppen
• Skonto auf Rechnungsbetrag oder auf Warenwert
• diverse andere Einstellungsmöglichkeiten Mithilfe von momentan ca. 350 Schaltern

Grundmodul

Stammdaten

Artikel

• Artikelnummer max. 7-stellig, numerisch ohne Vornullen
• Bezeichnung, EAN-Code, MwSt-Kennzeichen, Rahmen und zugehörige Leerflaschen mit dem entsprechenden Pfandsatz, Lieferant, Hersteller, Sortiment, Lagerplatz etc.
• die Artikelbezeichnung ist 30 Zeichen lang, zusätzlich besteht die Möglichkeit einen Langtext zu führen, der bis zu 4 Zeilen à 30 Zeichen lang sein kann
• pro Artikel stehen 30 termingenaue Verkaufspreise (= Preisgruppen) zur Verfügung, diese jeweils netto und brutto, außerdem können Bruttoeinzelflaschenpreise geführt werden
• Kundensonderpreise
• Netto- und Bruttopreispflege, komfortable Umrechnung zwischen den Preisen
• 3 Einkaufspreise werden verwaltet, 2 manuelle (EK 1, EK 2) und der mittlere EK; diese können termingenau verwaltet werden
• Bedingungen für das Bestellwesen (Minimal- und Maximalbestand, durchschnittliche Lieferzeit des Lieferanten) werden festgelegt und der Meldebestand anhand der letzten Verkäufe errechnet
• Angaben zur Biersteuer
• Vergabe von Rabattsperren für jeden Artikel
• Sperre für die Auftragserfassung vergeben
• Stammdaten zur Biersteuer

Sortiment (3-stellige Sortimentsnummer und -bezeichnung)

• Vergabe von Rabattsperren für ein gesamtes Sortiment, getrennt nach Groß- und Einzelhandel

Lagerplatz

• Die Zuordnung der Artikel zu bestimmten Lagerplätzen ermöglicht eine reibungslose Kommissionierung der Ware

Gebinde, Leergut

• Leergutstamm beinhaltet alle Leerflaschen mit den Pfandsätzen
• Gebindestamm beinhaltet alle weiteren Gebinde wie Fässer, Paletten und Rahmen mit den Pfandsätzen
• leere Rahmen und Leerflaschen werden zu einem eigenen Gebinde zusammengeführt, damit erfolgt automatisch die Pfandberechnung und die Bestandsverwaltung für Leerflaschen, Rahmen, sowie komplette Gebinde
• Festlegung eines festen Leergutspiegels für Lieferscheine, alternativ kann der Leergutspiegel auch aus dem Leergutbestand des Kunden gebildet werden
• Festlegung von Gebinden für Seriennummernverwaltung

Kunden

• Anrede, Bezeichnung (dreizeilig à 30 Zeichen), Anschrift, mehrere  Ansprechpartner mit Verbindungsdaten (Telefon, Fax, Handy, e-Mail, www), Ruhetage
• Liefersperre, diese führt zu Warnmeldungen in der Auftragsverwaltung
• Vertreter, Preisgruppe, Kundengruppe, Zahlungsbedingung, Bankverbindung, Kreditlimit, Mindestumsatz, Anruftermine für den Telefonverkauf, Steuernummer, abweichender Rechnungsempfänger, fester Rabatt in %, Abrechnungsart (z.B. Normal oder versetzte Pfandgutschrift), Zahlart (z.B. Bar/Inkasso, Sammelrechnung), Geburtstage, Währung, Lieferschein- und Rechnungstyp individuell für jeden Kunden, Kundentyp (netto oder brutto, normal oder intern) sind möglich, außerdem können Kunden von der MwSt-Pflicht (z.B. Auslandskunden) und Pfandberechnung befreit werden und viele Informationen mehr

Lieferanten

• Lieferanten und Hersteller (optional)
• Name, Anschrift, Bankverbindung, mehrere  Ansprechpartner mit Verbindungsdaten (Telefon, Fax, Handy, e-Mail, www)
• Artikelnummern des Lieferanten, im Wareneingang und bei der Rechnungsprüfung
• Lieferantenvergütungen und andere Zu- und Abschläge
• Herstellermeldungen (Brauereimeldungen) über beliebige Zeiträume

Umsatzsteuer

• Einmalige Festlegung der Umsatzsteuersätze, doppelte Angaben sind bei vorgesehenen Änderungen möglich.

EAN-Codes

• zur Artikelnummer sind mehrere EANs möglich, die durch Typangaben unterschieden werden (EAN für Flasche und Gebinde)

Handelsketten

• Rechnungskunde mit Rechnungslisten, Proformarechnungen für Warenempfänger,
• Kastenstaffeln je Lieferung, Listung (Stammsortiment) zwecks Kontrolle in der Auftragsverwaltung

Werbetexte (max. dreizeilig je Preisgruppe, wird auf Lieferschein und Rechnung gedruckt)

Touren

Preisgruppen

Kundengruppen

Vertreter

Preispflege/Preisgestaltung

• Netto- und Bruttopreise sowie Bruttoeinzelpreise (bei Kistenware) für 30 Preisgruppen in der Basispreisliste und zwei Terminpreislisten
• Netto- und Bruttopreiskalkulation (auch für Einzelflaschenpreise) mit Hilfe von individuellen Berechnungsformeln sowie anderen Kalkulationshilfen, wie automatisches Runden nach verschiedenen Kriterien etc.
• Artikel-Kunden-Preise (Sonderpreise)
• Aktionen für Kunden und Lieferanten, als Abschlag (Betrag oder %) und OB-Ware

Lager/Bestand

• Wareneingang (auch auf Basis vorhandener Bestellungen), Rechnungsprüfung
• Bestandsführung von Voll- und Leergutlager in Lagermenge und Lagerwert
• Inventur von Voll- und Leergut mit allen nötigen Auswertungen (z.B. Lagerwert lt. Zählung)
• Kunden-Leergutbestand
• Zug um Zug -Leergutbestand für alle Kunden versetzter Pfandgutschrift

Auftragsverwaltung

• Bearbeitung von bis zu 4 Aufträgen gleichzeitig mit Anzeige der 5 letzten Lieferungen, Stammsortiment und aktuellen Aktionen
• automatische Übernahme des kompletten Stammsortiments oder der letzten Lieferung mit allen Mengen in einen Auftrag
• Möglichkeit des Auftragsabschlusses als Lieferschein, Sofortrechnung, Barrechnung, Inkassorechnung, Sammelrechnung, Kreditrechnung, Stornorechnung je nach Einstellung im Kundenstamm
• Sofortige Anzeige der Gewinnspanne pro Auftrag möglich, mit Anzeige aller Kundenkonditionen
• Angebotserstellung
• Erfassung von Verdachtslieferscheinen und Rückscheinen für Touren
• Nacherfassung von Lieferscheinen zwecks Erstellung von Rechnungen
• Änderung bereits gedruckter Lieferscheine (auch Kunde und Datum) bis zur Nacherfassung
• Änderung von Rechnungen (auch Kunde und Datum) bis zum Tagesabschluss
• Rückerfassung für tourenbezogene Mengen und Gelder, Berücksichtigung in der späteren Nacherfassung
• Zentrale Fakturierung von Lieferscheinen aus den Getränkemärkten, dabei ist eine Neuberechnung zu Großhandelskonditionen möglich
• direkte Erfassung von Zahlbeträgen für Rechnungen
• automatischer Ausgleich von Offenen Posten in der internen OP-Verwaltung oder der angebundenen Finanzbuchhaltung (nicht generell möglich)
• spezielles Verfahren zur Abwicklung von Kommissionslieferungen mit Abrechnung von Anbruchware
• Spezielles Verfahren zur Abwicklung von Kommissionslieferungen mit Abrechnung von Anbruchware

Auswertungen

• Umsatz, Roherlös, Mengen, Hektoliter und OB-Ware über mehrere Jahre pro Monat
• allgemeine Umsätze im bestimmten Zeitraum pro Artikel und Sortiment
• Lieferantenumsatz auf Artikel und Sortiment
• Kundenumsatz auf Artikel und Sortiment
• Anzeige der letzten Lieferung jedes Kunden mit Statusanzeige (Lieferschein, Rechnung)
• Tagesliefermengen
• Übergabe der Statistikdaten an Microsoft Excel zur weiteren Auswertung
• universelle, selbst zu gestaltende Auswertungen mit Hilfe des Statistikreportgenerators (Zusatzmodul)

Aktionen Kunden/Lieferanten

• Aktionen in Betrag, % und OB-Ware auf Zeiträume begrenzt

Sonstiges

• Erstellen und Drucken von Blankolieferscheinen
• Tagesabschluss für Rechnungsausgänge und Rechnungseingänge mit Möglichkeit der Übergabe an FiBu, interne OP-Verwaltung oder andere Schnittstellen (Übergabe nur in Zusammenhang mit entsprechender Schnittstelle möglich)
• Systemdienst zur Aktualisierung der Statistiken und Berechnung von benötigten Größen für das Bestellwesen
• Anzeige Offener Posten (Voraussetzung ist das Modul OP-Verwaltung/Mahnwesen oder die Anbindung an eine Finanzbuchhaltung über eine Schnittstelle, die ihre Daten zu MC GEHA Office "zurücksenden" kann)
• Übergabe von Lieferscheinen und Rechnungen an ein revisionssicheres Dokumentenmanagementsystem

Brauereimeldung

• Auswertung der Umsätze nach Herstellern für beliebige Zeiträume
• Elektronischer Datenaustausch zu GEDAT und GECON

Telefonverkauf

• Auftragserfassung mit täglich neuer Telefonliste
• getrennt nach normalen Kunden, internen Kunden und Heimdienstkunden
• der Anrufzyklus ist wöchentlich
• temporäre Verlegung ist möglich
• automatisches Wählen ist möglich, wenn die technischen Voraussetzungen vorliegen

Vergütung Kunden/Lieferanten

• Rückvergütungen, Abholvergütungen, Frachtzuschläge, Darlehensvergütungen in % oder Betrag
• auch als Staffelvergütung
• positiv (Vergütung) oder negativ (Aufschlag)
• sofortige Berechnung auf "normalen" Rechnungen sowie separate Vergütungsrechnungen für kumulative Vergütungen entsprechend des hinterlegten Abrechnungszyklus
• auch an Dritte (Kunden oder Lieferanten)
• automatische Berechnung von Rückvergütungen, basierend auf Verkäufen im GAM und Erstellung von Bonusabrechnungen (Kundenclub)

Bestellwesen

• für jeden Artikel können mehrere Lieferanten geführt werden (Artikel-Lieferanten)
• Berechnung des Meldebestandes über den Systemdienst mit Hilfe der im Artikelstamm hinterlegten Werte für Minimal-, Maximalbestand und Lieferzeit
• manuelles Anlegen von Bestellungvorschlägen oder
• automatische Erzeugung von Bestellvorschlägen anhand des Meldebestandes
• direkter Wareneingang über die offenen Bestellungen
• (Voraussetzung für das Funktionieren eines Bestellwesens ist eine ordentliche Lagerführung mit regelmäßigen Wareneingängen, Inventur etc.)

Leihgutverwaltung

• vom Großhandel getrennter Artikelstamm für Leihgutartikel
• Disposition, Verleih, Rücknahme
• Erstellung von Leihscheinen
• Erstellung von Leihrechnungen und Verlustrechnungen
• Übergabe der Daten an die "normale" Auftragsverwaltung und an die Tourenplanung
• Artikelanalyse und Artikelhistorie zur besseren Disposition

OP-Verwaltung/Mahnwesen

• Verwaltung der Offenen Posten für Anwender ohne eigene Finanzbuchhaltung
• Automatische Erzeugung von OP im Tagesabschluss oder
• Erfassung von OP
• Verwaltung von Zahlungseingängen, Betragsänderungen, Anzahlungen etc.
• Mahnwesen mit bis zu 8 Mahnstufen, Mahngebühren, Mahnzinsen etc.
• Führen von mehren Kassenbüchern mit automatischem OP-Ausgleich
• Erfassen von Akontozahlungen und Verrechnung mit bestehenden OP’s

Zahlungsverkehr

• Modul ist auch ohne OP-Verwaltung/Mahnwesen anwendbar
• sowohl Lastschriften als auch Überweisungen, für Kunden und Lieferanten
• vorhandene OPs werden zu einem bestimmten Termin zur Zahlung vorgeschlagen
• Zahlungsvorschläge können bearbeitet werden
• automatische Ermittlung von Lastschrift oder Gutschrift je Zahlungsvorgang
• die sich daraus ergebenden Dateien können per Diskette oder über spezielle Software der  Hausbank an die Bank übertragen werden
• bei Realisierung automatischer OP-Ausgleich

Tourenplanung

• Stammdaten Fahrzeuge/Fahrer
• Tourenvorschläge anhand vorhandener, nicht gedruckter Aufträge (Lieferscheine, Inkassorechnungen und Leihscheine)
• komfortables Manipulieren der Touren, auch bei Mindermengen von Artikeln
• Drucken von Ladelisten je Tour (nach Artikeln bzw. nach Kunden)
• Drucken der tourbezogenen Dokumente (Lieferscheine, Rechnungen, Leihscheine, Lieferliste) und der Gesamtladeliste über alle Touren
• Übertragung der Tourendaten zur mobilen Auftragsbearbeitung MC GEHA Mobile
• Rückübernahme abgeschlossener Touren vom MC GEHA Mobile mit vollautomatischer Nacherfassung, Fakturierung und Rechnungsdruck

Handelskettenrechnung

• Stammdaten Handelsketten
• Erstellung von Proformarechnungen an die Handelskettenmärkte sowie Sammelrechnungen (Rechnungslisten) an die Handelskettenzentrale mit Auflistung aller Lieferscheine für die einzelnen Märkte

Seriennummerverwaltung

• auf ausgewählte Gebinde bezogen
• von Wareneingang bis Verkauf und Rücknahme
• automatische Rückgabefälligkeitsüberprüfung bei Auftragserfassung und Mietberechnung
• Übernahme aus Leergut in Vollgut, sinnvoll in Brauereien (Produktion = Wareneingang)

Chargenverfolgung

• Dokumentation von MHD- oder Chargendaten für jeden Artikel wählbar
• Chargendokumentation im Warenein- und Warenausgang möglich
• Übernahme von Chargeninformationen per EDI von Vorlieferanten
• Automatische, auftragsbezogene Chargenvorschläge für Warenlieferungen anhand von Lagerdaten und Artikelumschlagshäufigkeit
• Recherche von Chargendaten für Warenbewegungen

Vertreterprovision

• Hinterlegung der Provisionsgrundlagen pro Vertreter
• Provisionsabrechnung auf frei wählbaren Zeitraum
• Berechnung auf VK
• Berechnung auf RE
• Berechnung auf RE mit Minderung (gratis)

Fahrerprovision

• Hinterlegung der Provisionsgrundlagen pro Fahrer
• Provisionsabrechnung auf frei wählbaren Zeitraum

Zentrale Marktverwaltung

• Preispflege für die angeschlossenen Märkte
• bei Bedarf Zentralpreisübernahme (VK-Preise der Märkte werden in den Preisgruppen des Artikelstamms geführt)
• Datenaustausch (Artikel- und Preisexport, Import von Wareneingängen und Umsätzen etc.) mit MC GEHA Cash
• 10 Preisgruppen pro Artikel, Aktionspreise
• Möglichkeit von Wareneingang und Rechnungsprüfung für den Markt von der Zentrale aus oder Rechnungsprüfung für die im Markt getätigten Wareneingänge
• zentrale Auswertung der Verkaufsbewegungen und Inventuren der Märkte

Biersteuer

• Hinterlegung von Grad Plato, Produktionskennzeichen sowie Biersorte und -anteil bei Mischungen im Artikelstamm
• Biersteuerkennzeichen (Inland, Ausland, Haustrunk etc.) im Kundenstamm
• automatische Einträge im Biersteuerbuch beim Druck von Lieferscheinen, Rechnungen und Wareneingängen
• Biersteuerauswertungen
• tägliche Biersteuerliste
• Biersteuerbuch ab letztem Drucktag bis maximal Monatsende
• tägliche Bewegungsliste
• Übersichten für Trübbier (Rücknahme) und Vernichtungen
• Bestandsliste aller biersteuerpflichtigen Artikel
• monatliche Biersteuererklärung
• Druckwiederholung des Biersteuerbuches möglich
• Hinterlegung Stammdaten des zuständigen Zollamtes

Schnittstellen (an Lieferanten)

• Übergabe Auftrags- bzw. Rechnungsdaten

Schnittstellen (an Finanzbuchhaltungen)

Momentan sind folgende Schnittstellen möglich, die nachfolgenden Funktionen sind nicht generell möglich:

• sage Office Line, sage Classic Line, HS-FiBu, DATEV, QS-FiBu, CPS-FiBu, Lexware, Diamant/2, GDI-FiBu

• Übergabe von Kundendaten, Lieferantendaten und Rechnungen über eine Textdatei an die Finanzbuchhaltung

• je nach Finanzbuchhaltung können OPs wieder nach MC GEHA Office zurückgelesen werden und stehen dort zur Ansicht zur Verfügung

Darlehensverwaltung

Tilgungsarten:

• feste Rate - Annuitätendarlehen, Rate fest, sinkender Zinsanteil durch Tilgung, Einzug möglich
• Tilgungsbetrag fest - sinkende Rate durch sinkende Zinsen (entspricht Ratenkredit), Einzug möglich
• Lieferungen - Zinsen und Tilgung aus Lieferungsvergütungen bzw. über Preisaufschläge >  Abtragungsdarlehen (ähnlich Annuitäten-darlehen), kein Einzug
• nur Tilgung aus Lieferungen - Zinsen werden extra eingezogen – Abtragung (ähnlich Ratenkredit), Einzug der Zinsen möglich
• Einzelzahlungen - bei Zinsberechnung zum Termin aus Restdarlehen, übriger Teil ist Tilgung, kein Einzug geplant (nicht generell möglich)

• Ausbleibende Zahlungen oder Zahlungen, die kleiner als die geforderten Zinsen sind, führen zur Erhöhung der Restschuld
• Periodische Zahlungen (Tilgung/Zinsen) mit getrenntem und späterem Zahlungsbeginn
• Darlehen mit/ohne Mehrwertsteuer
• Anweisen und Einzug von Tilgung oder/und Zinsen über den Zahlungsverkehr
• bei Tilgung über Warenlieferungen sind Vergütungen für Darlehen anzulegen (sofortige oder kumulative), diese sind auch an Dritte möglich, sie gehen nicht in Statistiken ein
• Zuordnung von Vergütungen zu den Darlehen im Darlehensstamm
• nominaler Jahreszins und Effektivzinsberechnung entsprechend der PangV vom 28.07.2000
• Vorgabe von Rate oder Ablaufperiode zur Berechnung des Tilgungsplanes
• Tilgungsplan bearbeiten, neu berechnen, Zahlungen korrigieren, drucken, löschen
• Darlehenshistorie in 3 Versionen (kurz, mit Lieferscheinen, mit Positionen)
• Übergabe an FiBu vorgesehen (getrennte Sachkonten für Zinsen und Tilgung je Darlehen)
• für Kunden gesonderte Bankverbindung je Darlehen bei Lastschrift möglich
• manuelles Registrieren des Geldeinganges bei Bankeinzug

Mehrlagerfähigkeit

• Führen von Beständen in mehreren Lagern
• Benutzerabhängige Steuerung der Bearbeitung der Lager

Durch regelmäßige Updates erweitert sich der Funktionsumfang von MC GEHA Office stetig.

Wenn Sie in diesem Datenblatt eine Funktion vermissen, muss das nicht heißen, dass sie nicht verfügbar ist. Sprechen Sie uns einfach darauf an!