MGewerbe - Prozessautomatisierung und Digitalisierung von XGewerbeanzeige-Daten

MGewerbe - Prozessautomatisierung - Digitalisierung - Medienbruchfreie Gewerbedatenverarbeitung

Mit MGewerbe können Sie Gewerbemeldungen über xgewerbeanzeige 2.x bequem und einfach einlesen und automatisiert verarbeiten. MGewerbe ist eine Prozessmanagement-Software mit integriertem Worterkennungsalgorithmus zur automatisierten Zuordnung von Tätigkeitsmerkmalen.

MGewerbe unterstützt den gesamten Arbeitsprozess beginnend mit dem automatischen Import von Gewerbedaten (XGewerbeanzeige) aus einem OSCI-Postfach mit Doublettenabgleich, Bearbeitung der Vorgänge über automatisierte Workflows bis zur Übergabe an ein Fachverfahren (z.B. Handwerksrolle).

Welche Funktionen bietet die Software für Gewerbedatenverarbeitung?

Nach dem Import der Daten (XGewerbeanzeige - Gewerbeanzeigeverordnung - GewAnzV) können diese auf einem sogenannten Schreibtisch gesichtet werden. Eine lernende Datenbank ermittelt bekannte Gewerbe und ordnet diese z. B. dem Handwerk , der Industrie- und Handelkammer oder anderen Institutionen zu. Davon abgeleitet können die im System eingestellten Workflows automatisiert „angestoßen“ werden. Dabei kann es sich um einen Einzelbrief, einen Serienbrief über alle Vorgänge oder eine Serien E-Mail handeln.

MGewerbe überwacht Fristen und schlägt die nächste Aktion vor. Mitarbeiter können diese in ihren ToDo-Listen überprüfen bzw. überwachen. Der voreingestellte Workflow kann zu jeder Zeit angepasst oder individuell weiter bearbeitet werden und deckt damit alle ggf. eintreffenden Eventualitäten ab.

Für die individuelle Einstellung des Systems auf die Belange der Kunden ist keine Programmierung notwendig. Alle Einstellungen können über das Backend eingestellt werden – oder wir bereiten ein schlüsselfertiges System vor.

Ein Doublettenabgleich erfolgt bereits zum Zeitpunkt des Imports der Daten aus einem OSCI-Postfach. So stehen bereits im ersten Arbeitsschritt alle notwendigen Informationen zur Verfügung und verhindern unnötige Arbeitsschritte. Beispiel: Sie erhalten eine Anmeldung und einen Tag später eine Abmeldung. Die Abmeldung verweist direkt auf den bestehenden Workflow der Anmeldung.

Gleichzeitig können Doublettenprüfungen zu anderen Systemen durchgeführt werden.

Beispiel Workflow

Ein Workflow in der Handwerkskammer könnte wie folgt aussehen:

• Automatische Abholung der Daten aus einem OSCI-Postfach inkl. Datenimport
• Doublettenabgleich zu schon in Bearbeitung befindlichen Vorgängen und zur z.B. Handwerksrolle
• Automatische Zuordnung des Gewerkes über die lernende Datenbank
• Erstellung eines Anschreibens inkl. Versand eines z. B. vorbefüllten HWK-Antrages und Einleitung des voreingestellten Workflows
• Bei Rückmeldung (1) des Betriebs: Erfassung der Qualifikationsdaten mit Übergabe der Daten an die Handwerksrolle
• Bei Nichtmelden (2): Erstellung einer Erinnerung (Wiedervorlage aufgrund der Fristsetzung)
• Meldet sich der Betrieb, wird wie unter (1) verfahren, meldet sich der Betrieb weiterhin nicht, können weitere Schreiben nach vorgegebener Fristsetzung erstellt werden, die z. B. eine Eintragung von Amts wegen inkl. Posturkunde
• Am Ende steht die Übergabe der Daten an das hausinterne Fachverfahren per Schnittstelle

Die Datenbanksoftware basiert auf MySQL/PHP (LAMP) und kann mit einer eigenen Domain inkl. SSL-Zertifikat bei unserem Provider gehostet werden. Importe sind über die Formate xgewerbeanzeige (inkl. GWA-Tool), DatML/Raw und Textdateien möglich.

Neu ab 2021

Die Anschreiben können per Mail oder Brief mit einem Link auf das Antragsformular versendet werden. Das Antragsformular steht dem Gewerbetreibenden online zur Verfügung und kann bestätigt, korrigiert und unterzeichnet werden. Für die Unterschrift nutzen wir ein Smartphone als Unterschriftenpad. Am Ende werden alle Daten in die Handwerksrolle und/oder auch an ein  DMS-System übertragen.

Der komplette Vorgang wird am Ende per Schnittstelle an das Dokumentenmanagementsystem (DMS) übergeben.

Der Automatisierungsgrad der Vorgänge beträgt mit MGewerbe 85%, ohne dass ein Eingriff eines Users notwendig ist.