Mit Microsoft Access lassen sich ohne tiefergehende Programmierkenntnisse Datenbank-Anwendungen entwerfen und entwickeln. Daten verschiedenster Art lassen sich sammeln, aufbereiten, verwalten und auswerten. Dabei lässt sich die Datenbank so gestalten, dass sie den eigenen Bedürfnissen optimal entspricht.
Die Software stellt vielfältige Vorlagen zur Verfügung. Unkomplizierte Formulare mit Ein- und Ausgabefeldern und graphischen Elementen können erstellt werden. Mit Hilfe von Visual Basic for Applications (VBA) können Prozesse automatisiert und Formulare und Berichte gestaltet werden.
Die Einsatzmöglichkeiten sind dabei im privaten wie im geschäftlichen Bereich vielfältig: von der privaten Mediensammlung, Bilderverwaltung oder Adressenverwaltung über Kundendateien, Lagerverwaltung und die Personalverwaltung sind unzählige Anwendungsbereiche denkbar.
Vor Access 2007 erhielten Dateien die Dateinamenserweiterung .mdb. Seither wird das accdb-Format verwendet, das einige Erweiterungen enthält, sich jedoch nicht mit früheren Versionen von Access öffnen oder verknüpfen lässt.
Microsoft Access ermöglicht die Erstellung von Apps für den PC ebenso wie von Anwendungen für den Browser. In der Folge kann ausgewählten Personen der Zugang zu den Datenbanken ermöglicht werden und Zugriffsrechte können festgelegt werden.
Im Gegensatz zu den übrigen Microsoft Office Anwendungen ist Microsoft Access nur für Microsoft Windows verfügbar.