NOVALIS® Immobilienverwaltung mit CRM, DMS und Online-Portal

Unsere Produkte sind wahlweise für lokale Installation verfügbar oder alternativ als Cloud-Lösung.

Aktuell werden mehr als 250.000 Einheiten mit NOVALIS® rechtssicher verwaltet.

Mit dem besten Preis-/Leistungsverhältnis bietet die NOVALIS® Immobilienverwaltung eine echte Komplettlösung an, die sich auch kleine Verwaltungen leisten können. Neben der Haus- und Mietverwaltungssoftware steht ein weiteres Programm für die Leitung von WEG-Versammlungen bereit (vergleichbar mit Owner Time oder Vulcavo) und ein eigenes CRM-System mit Dokumenten-Management (vergleichbar mit FlowFact, OfficeWare oder Navi von Domus).  

Weiterhin ist ein eigenes Online-Portal lieferbar, an das sich alle Dokumente automatisiert übertragen lassen. Aus der Hausverwaltung (HausWin) sind das WEG- und Mietabrechnungen, Verbrauchsabrechnungen und Wirtschaftspläne, aus der Beschlussfassung (Online-Vote) sind es WEG-Einladungen, Protokolle und Beschlussbücher. Aus dem CRM & Dokumenten-Management (DokuWork) werden alle weiteren Dokumente übergeben. Z.B. Teilungserklärungen, Hausordnungen, Energieausweise, Grundrisse und Angebote oder Rechnungen von Handwerkern. 

Neben der Softwareinstallation auf einem lokalen System (on premise) können wahlweise vollständige Benutzer-Desktops aus der Cloud bereitgestellt werden oder nur einzelne Programme, die im Webbrowser lauffähig sind.

Die NOVALIS® Komplettlösung besteht aus mehreren eigenständigen Programmen, die sich auch einzeln bestellen lassen.

NOVALIS®HausWin (Haus- und Mietverwaltung):

Die Haus- und Mietverwaltung ist das Kernelement der Komplettlösung und bietet für den Einsteiger bis hin zum Großunternehmen immer den gleichen, vollen Leistungsumfang. Individuelle Erweiterungen und Anpassungen sind möglich. Die einfache und intuitive Bedienung begeistert unsere Kunden immer wieder aufs Neue. Nennenswerte Bestandteile sind u.a.:

• WEG-Verwaltung, auch mit Sondereigentumsverwaltung (Mieter zur WE)
• Verwaltung von Miethäusern oder Gewerbeimmobilien (auch im Eigenbestand)
• Mehrere Einheiten lassen sich in einer Abrechnung zusammenfassen (z.B. WE + Garage oder mehrere Gewerbeeinheiten) 
• Unbegrenzte Anzahl von Bankkonten zu einem Objekt oder ein gemeinsames Bankkonto für mehrere Objekte 
• Umsatzsteuerausweis
• Automatische Zahlungserstellung (SEPA) für Einzüge und Auszahlungen mit automatischer Verbuchung
• Einlesen von Kontoauszügen (u.a. MT940-Format) mit automatischer Verbuchung
• Jahresausgleich mit automatischer Zahlungserstellung Guthaben/Fehlbeträge  
• Automatisches Mahnwesen 
• Eigene Verbrauchsabrechnungen
• Zahllose Reports, Auswertungen und Statistiken 
• HeiWaKo Schnittstelle
• Datev-Schnittstelle
• Casavi und ETG 24 Export
• Mehrmandantenfähigkeit
• Übergabe der Dokumente an das NOVALIS® Online-Portal mit automatisiertem E-Mail- und E-Post-Versand

• uvm.

NOVALIS®Online-Vote (Versammlung und Beschlussfassung):

Als Erweiterung zur Haus- und Mietverwaltung (HausWin) ermöglicht das Beschlussfassungsprogramm (Online-Vote) die Versammlungsleitung in Präsenz-, Hybrid- und/oder Online-WEG-Veranstaltungen.

• Einladung mit Tagesordnung
• Protokollerstellung und Beschlussbuch
• Vereinfachte Umlaufbeschlüsse
• Abstimmung durch Eigentümer mit Smartphone 
• Versammlungsleitung auch ohne Internet mit späterem Cloud-Abgleich möglich
• Bereitstellung der Videokonferenzsoftware
• Übergabe aller Dokumente an das NOVALIS® Online-Portal mit automatisiertem E-Mail- und E-Post-Versand
• uvm.

NOVALIS®DokuWork (CRM und Dokumenten-Management-Systems):

An HausWin und Online-Vote angebunden bietet DokuWork ein kombiniertes CRM und Dokumenten-Management-System mit Workflow, Vorgängen und Fristenüberwachung. Hauptbestandteile sind:

• Terminverwaltung mit Serien- und Gruppenterminen
• Aufgaben- und Notizverwaltung
• Telefonie mit Anruferkennung (automatische Zuordnung zu Kontakt und Einheit)
• E-Mail Management (Versand und Abruf mit automatischer Zuordnung zu Kontakt und Einheit mit eigenem Mail-Client)
• Dokumentverwaltung mit Dokumenten-Vorschau, Volltextsuche und rationellem Scanimport (Massenimport)
• Ausgangsschriftverkehr mit Anbindung an Kontakt- und Objektstammdaten (Übergabe an Word oder OpenOffice mit Textmarken)
• Serienbrief-Erstellung mit Word oder OpenOffice
• Outlook Im- und Exportanbindung (Termine, Aufgaben, Kontakte und E-Mails)
• Workflow mit Fristenüberwachung (incl. E-Mail-Eskalation)
• Vorgangsverwaltung
• Bilddatenbank
• Fakturierung
• Übergabe aller Dokumente an das NOVALIS® Online-Portal
• Dokumentensammler für den automatisiertem E-Mail- und E-Postversand
• uvm.

NOVALIS®Online-Portal (24/7 Onliine-Dokumentenbereitstellung für Eigentümer und Mieter):

Bietet den zugangsgeschützten Dokumenten-Zugriff für Mieter und Eigentümer. Alle in HausWin, in Online-Vote und in DokuWork erzeugten Dokumente werden automatisch an das Portal übergeben (z.B. Wirtschaftspläne und Abrechnungen, WEG-Einladungen, Beschlüsse und Protokolle, Energieausweise, Teilungserklärungen usw.). Besonderheiten sind:

• Bereitstellung unbegrenzt vieler Zugänge (Eigentümer, Mieter, Objekte und Einheiten) mit unbegrenzt vielen Dokumenten
• Der Betrieb des Portals kann beim Hausverwalter selbst erfolgen (eigenes NAS steht als Webserver im Büro), d.h. Daten können auch im Haus verbleiben
• Berechtigte Eigentümer und Mieter können eigene Dokumente in das Dokumenten-Management-System des Verwalters einspeisen
• uvm.

NOVALIS®Cloud:

Liefert ein leistungsfähiges Terminalserversystem (VPS) aus deutschen Rechenzentren mit vollem Root-Zugriff. Es ersetzt den lokalen Server und ermöglicht weltweites Arbeiten für alle Mitarbeiter gleichermaßen (Homeoffice).

• Windows Server 2022
• Remote-Desktop für jeden Benutzer
• Jede Anwendung (HausWin, Online-Vote, DokuWork) kann auch einzeln als Web-Applikation auf jedem beliebigen Endgerät laufen (Smartphone, Tablet, Laptop, Desktop-PC)
• Jeder Remote-Desktop und jede Web-Applikation sind auch im Webbrowser lauffähig
• uvm.

Preise:

Eines der wichtigsten Kriterien für den Einsatz von Softwaresystemen ist neben der Qualität die Preisgestaltung. Um auch kleineren Verwaltern den Einsatz unseres einzigartigen Komplettsystems zu ermöglichen, bieten wir daher alle Module sehr preisgünstig an.

Im für den Kunden ungünstigsten Fall (1 Benutzer mit bis zu 150 Einheiten als kleinstmögliches System) berechnen wir für das oben beschriebene Komplettsystem incl. Cloud und incl. E-Mail-Support monatlich nur 41 Cent je Einheit netto. Für HausWin als Einzelanwendung (Haus- und Mietverwaltung) berechnen wir monatlich nur 10 Cent je Einheit netto. Damit sind wir der mit Abstand günstigste Anbieter am Markt.

Details zu den Preisen sind der ausführlichen Preisliste auf unserer Website zu entnehmen.

Datenübernahme aus Fremdanwendungen:

Bei Bedarf übernehmen wir (zumindest) die Stammdaten (Objekt, Einheit, Eigentümer und Mieter mit Bankverbindung) aus fremden Hausverwaltungsprogrammen. Bei größeren Datenbeständen kann die Übernahme auch auf weitere Bestandteile erweitert werden (Miet- und WEG Zahlungsdaten, Buchungen, Kontenpläne, Zählerstände usw.).

Je nach Art und Umfang entstehen für eine Datenübernahme Kosten zwischen 300 EUR (min.) und 1.200 EUR (max.).