ProSonata - Agentursoftware, Zeiterfassung und Faktura

ProSonata ist die einfach zu bedienende und preiswerte Lösung zur Projektverwaltung und Abrechnung. Sie erfüllt alle Anforderungen an ein projektbasiertes Arbeiten und eignet sich unter anderem für Agenturen, Beratungsunternehmen und Ingenieurbüros. Aber auch Freelancer, wie Grafiker, Berater oder Trainer profitieren von der Software. ProSonata läuft webbasiert auf Macs, PCs und Tablets und hilft effektiv bei Projekthandling, Zeiterfassung, Aufgaben, Angeboten und Rechnungen. Zusätzlich gibt es einen Zugang für Smartphones für die Zeiterfassung und Kontaktsuche unterwegs.

ProSonata wird als Mietlösung (SaaS) in Deutschland gehostet, gewartet und weiterentwickelt. Wir unterstützen Sie gerne bei der Einführung der Software und stehen mit unserem persönlichen Support zur Verfügung.

Funktionsübersicht

• Projekte mit Zeiterfassung und Aufgaben (Liste, Kanban-Boards, Gantt)
• Angebote, Rechnungen, wiederkehrende Rechnungen, Mahnungen
• e-Rechnungen im ZUGFeRD- und XRechnung-Format
• Fremdkosten
• SEPA-Überweisungen und SEPA-Lastschriften als XML-Datei für das Banking
• Bankabgleich der Kontoauszüge mit offenen Rechnungen
• Kontaktverwaltung
• Arbeitszeiterfassung (inkl. Urlaub und Urlaubsanträgen)
• Dateiverwaltung (auf eigenem Server über FTP-Client)
• Benutzerverwaltung (mit Rechtegruppen)
• Analyse
• FiBu-Export (DATEV-kompatibel), XLS-/CSV-Export aller wichtigen Daten
• Programmoberfläche über kostenlose Farbthemes änderbar
• API zur Nutzung der Daten in eigenen Anwendungen
• Optional: CRM, Urlaubsanträge, Ressourcenübersicht
  
• Optional: Integration eines individuellen Corporate Designs in der PDF-Ausgabe

Die Funktionen im Detail

Projektverwaltung

Projekte sind die grundlegenden Basis im Programm. Zu einem Projekt werden Aufgaben, Zeiten und Daten erfasst und Angebote, Rechnungen und Fremdkosten zugeordnet. Im Bereich »meine Projekte« finden Sie für die tägliche Arbeit die Ihnen zugeordneten Projekte. Weitere Untermenüpunkte erlauben die schnelle Zeit- und Aufgabenerfassung. Eine »Ampelanzeige« und verschiedene Filtermöglichkeiten unterstützen beim Controlling der geplanten und erfassten Projektzeiten.

Projektaufgaben

Im Bereich »Projektaufgaben« können sich die Mitarbeiter projektbezogene To-do-Listen und Kanban-Boards anlegen. Für die zeitliche Planung stehen auch Gantt-Charts zur Verfügung. Es sind verschiedene Funktionen zur Aufgabenerfassung und Aufgabeneinteilung vorgesehen. Eine To-do-Liste zeigt die Aufgaben für den aktuellen Tag. Aufgaben können schnell und einfach gelesen oder erledigt markiert werden.

Pro Mitarbeiter stehen abonnierbare iCal-Kalender-Dateien zur Verfügung, womit die Aufgaben mit Datumsangabe auch z.B. in iCal oder Outlook integrierbar sind.

Kontaktmanagement

Das Kontaktmanagement unterstützt Sie bei der Erfassung und Verwaltung Ihrer sämtlichen Kontakte und speichert diese in einer zentralen Datenbank. ProSonata bietet die gängigen Schnittstellen für Import und Export. 

Zeiterfassung

Die Projektzeiterfassung kann manuell in der Schnellerfassung, im Projekt oder über »Projekt Timer« erfolgen. Mitarbeiter können parallel mehrere Projekt Timer öffnen und per Start und Stop die verbrauchten Zeiten speichern.

Optional ist die Erfassung von Arbeitszeiten (Start, Ende, Pausen) möglich, die sich einfach und übersichtlich auswerten lassen. Es sind auch Funktionen für Zeitkonten bzw. zur Überstundenerfassung vorhanden. Urlaubs-, Krankheits- und Feiertage können einfach eingetragen werden und es steht ein Modul für die Urlaubsplanung und Urlaubsanträge zur Verfügung.

Faktura (Angebote, Rechnungen, Abo-Rechnung, Mahnungen)

ProSonata umfasst ein komplettes Faktura-Tool für Angebotswesen, Rechnungen, Abo-Rechnungen und Mahnwesen. Selbstverständlich kann dabei sowohl die digitale Ausgabe als auch die Printausgabe an Ihr Corporate Design angepasst werden. Die Faktura-PDFs lassen sich einfach und unkompliziert per E-Mail über einen eigenen SMTP-Mailserver an den Empfänger versenden. Die Mailtexte sind dabei in den Systemeinstellungen konfigurierbar.

Rechnungen können in allen Accounts unserer Software ohne Zusatzkosten im ZUGFeRD- und XRechnung-Format erstellt werden, d.h. in den PDF/A-3-Dokumenten sind die Rechnungsdaten zusätzlich im XML-Format eingebettet.

Der Bankabgleich der offenen Rechnungen/Kosten mit Ihrem Bankkonto ist einfach möglich. Hierzu können die Kontoauszüge im CSV-/XLS oder CAMT-Format ins System geladen werden. Den Transaktionen werden dann automatisch Vorschläge zu passenden offenen Rechnungen angeboten und zugeordnet.

Fremdkosten und Projektauswertung

ProSonata bietet die Möglichkeit Fremdkosten einfach zu erfassen. Berücksichtigung finden sowohl Angebote als auch Rechnungen der Lieferanten. Sie können pro Projekt eine kompakte Auswertung der Gewinne bzw. Fremdkosten mit Rohertrag und Deckungsbeitrag einsehen.

Reporting

Die erfassten Rechnungen und Zeitdaten werden im Bereich »Analyse« als Reports in Echtzeit ausgewertet und mit übersichtlichen Grafik-Charts ergänzt.

Benutzerverwaltung

Die Benutzeranzahl von ProSonata ist theoretisch unbegrenzt – man entscheidet sich bei der Bestellung für ein Benutzerpaket (das auch später bei Bedarf änderbar ist). Es gibt 7 Benutzergruppen: vom Zeiterfasser, der nur Projektzeiten eintragen kann, bis zu weiteren Admins, die alle Rechte besitzen.

API

Mit der ProSonata API steht eine offene Programmierschnittstelle (REST API) Entwicklern zur Verfügung. Sie erlaubt es, über HTTP auf die Daten im vorhandenen ProSonata Account zuzugreifen und diese zu bearbeiten/ergänzen. Damit können Online- und Desktop-Anwendungen erstellt werden, die direkt die Daten des ProSonata Accounts nutzen.

weitere Schnittstellen

Alle relevanten Datensätze lassen sich als XLS-/CSV-Dateien (für MS Excel, OpenOffice) exportieren. Rechnungsdatensätze können DATEV-kompatibel exportiert an den Steuerberater gesendet werden.

ProSonata könnte auch in Ihrem Unternehmen viel bewegen? Kontaktieren Sie uns gerne.