ShakeSpeare® Software ist eine Dokumentenmanagement Software (DMS), mit der Unternehmen weltweit Dokumente digital und revisionssicher speichern und deshalb papierlos arbeiten können.
Durch den die integrierte Workflow Komponenten werden Freigabeabläufe (z.B. Freigabe von Eingangsrechnungen) digital abgebildet und die Dokumente somit zum Leben erweckt. Üblicherweise wird die ShakeSpeare® Software zunächste für das Vertragsmanagement und die Freigabe und Speicherung von Eingangsrechnungen genutzt.
Aber auch für die Eingangspost, das Fristenmanagement, die Freigabe von Bestellungen, Beantragung von Kostenstellen, das Schadenmanagement in Rechtsabteilungen und viele weiteren Geschäftsprozesse wird die Software genutzt.
Die Software kann als Cloud Lösung genutzt werden oder auf den Servern des Kunden (on-premise) genutzt werden.
Das vorgefertigte Modul für Eingangsrechnungen heißt S-Invoice. Hiermit werden eingehende Rechnungen von verschiedenen Quellen (gescannte Post, E-Mails, Online-Portale usw.) gesammelt, digitalisiert und zur Genehmigung innerhalb der Organisation verteilt. Es erfolgt eine inhaltliche Prüfung, eine Genehmigung und danach die Weiterleitung an die Finanz- oder Buchhaltungsabteilung. Je nach Unternehmensvorgaben und gesetzlichen Vorgaben erhalten Kunden einen individuellen Freigabeablauf.
Ein digitales Archiv von Rechnungen (Rechnungseingangsbuch) ist innerhalb von ShakeSpeare für potenzielle Prüfungs- und Kontrollzwecke revisionssicher gespeichert.
Das Produkt für das Vertragsmanagement heißt: S-Contract. Das komplette Management der Verträge kann mit ShakeSpeare abgebildet werden. Alle Verträge sind zentral, digital und revisionssicher an einem zentralen Ort gespeichert.
Die Rollen- und Rechteverteilung stellt sicher, das vertrauliche Daten und Dokumente nur von Berechtigten eingesehen werden können. Verschiedene Vertragsarten wie zum Beispiel Arbeitsverträge, Geheimhaltungs-, Kooperations- und Inkorporationsvereinbarungen können ebenso abgebildet werden wie Liefer-, Dienstleistungs-, Wartungs- und Mietverträge.
Ein Fristen- und Erinnerungs-management erinnert verantwortliche Personen an das Auslaufen von Verträgen, sodass diese rechtzeitig gekündigt, geprüft oder verlängert werden können. Für das Freigeben und Erstellen von Verträgen wird die Software ebenso genutzt wie für das Unterzeichnen. Der komplette Vertragslebenszyklus wird mit ShakeSpeare abgebildet. (Contract Lifecycle Management)
Ergänzend zur Rechnungsfreigabe werden auch Bestellungen und Auftragsfreigaben digitale in ShakeSpeare abgebildet. Der Bestellfreigabeprozess wird mit dem Rechnungsfreigabeprozess integriert, sodass freigegebene Bestellungen automatisch mit den dazugehörigen Eingangsrechnungen verknüpft werden.
Am häufigsten werden Ticketing-Systeme für IT- und Wartungsmeldungen eingesetzt. Es sind aber auch andere Einsatzmöglichkeiten denkbar. Wir haben mit unseren Bankkunden Ticketing-Workflows für das „legal Ticketing“ mit Zweigstellen von Banken entwickelt. Hierbei werden mehrere KPIs verfolgt und Risiken analysiert und kategorisiert, um Risiken innerhalb von Organisationen zu identifizieren.
Abläufe in Compliance, Risikomanagement und Qualitätsmanagement sind äußerst umfangreich. Die meisten Anwendungsfälle im Bereich QM, RM, Compliance und Auditing werden mit spezialisierten Lösungen auf eigens dafür vorgesehenen Plattformen abgebildet.
Jede Organisation bekommt Post. Der Posteingang ist daher einer der wichtigsten Einstiegs-Workflows. Posteingangsquellen gibt es viele. Über die Software werden die Dokumente der verschiedenen Quellen digitalisiert und teilautomatisiert an die korrekten Mitarbeiter oder Abteilungen weitergeleitet. Fristen und gesetzliche Vorschriften können problemlos eingehalten werden.
Der grafische BPM-Workflow Konfigurator wird für die Digitalisierung und Automatisierung von administrative Geschäftsabläufe eingesetzt, ohne dass Programmierkenntnisse benötigt werden. Alle unternehmensspezifischen Geschäftsprozesse, die nicht unter den vorgenannten Punkten genannt wurden, können vom Kunden selbst erstellt werden. Die Lösung ist bereits erfolgreich in mittelgroßen bis großen Organisationen für administrative Prozesse in den Bereichen Recht, Compliance, Finanzen, Gesundheitswesen, Qualitäts- und Risikomanagement, Behörden, Banken und Versicherungen im Einsatz.
Mittelständische Unternehmen mit 100 - 5.000 Mitarbeitern aus den folgenden Branchen:
Zu unseren Referenzen zählen unter anderem:
Die Einrichtung der ShakeSpeare Software dauert in der Regel 1-2 Stunden, wenn Sie die Standardmodule nutzen.
Durch Workflow werden Dokumente zum Leben erweckt. In der digitalen Welt reicht es nicht Dokumente einfach nur revisionssicher zu speichern. Die Dokumente müssen durch das Unternehmen "wandern" können, von bestimmten Personen freigegeben oder bearbeitet werden können. Diese Dokumentenabläufe kann ich mit einem digitalen Workflow im ShakeSpeare Workflow Konfigurator abbilden. Einfachstes Beispiel: Freigabe von Eingangsrechnungen.
Projekt Nr.: 23/3226
Ausschreibung bis: Beendet
Wir suchen eine Software, welche für die Risikobeurteilung von Automatisierungslösungen für die ... mehr
Projekt Nr.: 23/3187
Ausschreibung bis: Beendet
Wir sind ein international operierendes Unternehmen der Pharmaindustrie und suchen ein ... mehr
