sycat IMS Portal

Alle Dokumente und Prozesse in einem System - sycat IMS Portal

Im IMS Portal sind sämtliche Dokumente und Prozesse ihres Unternehmens immer auf dem aktuellen Stand. Die vollautomatische Versionierung und Archivierung sowie der integrierte Freigabe- und Lenkungsprozess sind selbstverständlich revisionssicher gestaltet.

Durch gut durchdachte Nutzerrollen, individuelle Dashboards und automatisierte Benachrichtigungen wird eine gezielte und zielgerichtete Informationslenkung im gesamten Unternehmen gewährleistet. Mit den optionalen Erweiterungen wie sycat eLU, sycat Portal Startseite oder sycat MAM kann das Portal zur zentralen Unternehmensplattform für Ihr integriertes Managementsystem werden.

Vollautomatische Versionierung und Archivierung

Sämtliche Prozesse und Dokumente sind stets auf dem aktuellen Stand. Alle vorgenommenen Änderungen sind jederzeit zurückverfolgbar und transparent.

Userspezifischer Login

Für die Nutzung des sycat IMS Portals erhält jeder Benutzer einen Single Sign-on, der es ermöglicht, Prozesse und Dokumente mit den entsprechenden Berechtigungen für jeden Mitarbeiter verfügbar zu machen. Dadurch wird eine hohe Akzeptanz erreicht, da jeder Leser nur die relevanten Informationen sieht, die für ihn wichtig sind.

Aktive Lesebestätigung

Sie haben die Option, von jedem Mitarbeiter eine aktive Lesebestätigung für neue oder geänderte Dokumente anzufordern. Dadurch wird sichergestellt, dass der Mitarbeiter das Dokument gelesen und verstanden hat, da er die Bestätigung abgeben muss.

Flexible Volltextsuche

Durch die anpassbare Schnellsuche kann der Benutzer umgehend das gewünschte Dokument oder den gewünschten Prozess finden. Bereits während der Eingabe des Suchbegriffs werden dem Benutzer Vorschläge gemacht.

Integrierter Freigabe- und Lenkungsprozess

Mit dem frei individualisierbaren Freigabe- und Lenkungsprozess passen Sie Ihren Workflow über flexibele Rollenmodelle genau den Bedürfnissen Ihrer Organisation an. Von der Erstellung über die Verteilung bis zur Archivierung bleibt Ihr Lenkungslauf immer nachvollziehbar und revisionssicher.

Anpassbar und flexibel

Innerhalb der Kategorie "Dokumentenarten" haben Sie die Möglichkeit, die Zuständigkeiten für den Freigabeprozess flexibel anzupassen und somit die spezifischen Anforderungen Ihrer Organisation bei der Erstellung, Überprüfung, Freigabe und Revision zu berücksichtigen. Beim Erstellen, Überprüfen oder Ändern werden die erstellten Dokumentenarten automatisch mit Textmarken ausgefüllt.

Automatisch erstellte Vergleichsdokumente

Bei jeder Änderung von Dokumenten wird automatisch eine Vergleichsversion erstellt. Änderungen können so von jedem Nutzer sofort erfasst werden, ohne das komplette Dokument lesen zu müssen.

Alle Vorgänge stets im Blick

Dank einer übersichtlichen Aufgabenliste behalten Sie zu jeder Zeit die volle Kontrolle über Ihre Vorgänge. Die Aufgabenliste lässt sich nach zahlreichen Kriterien filtern und sortieren.

Schnell und einfach optimierte Prozesse mit dem sycat Process Designer

Mit dem sycat Process Designer erstellen Sie schnell und einfach übersichtliche Grafiken Ihrer Geschäftsprozesse. Per Drag & Drop können Sie mit vordefinierten Modellierungselementen schrittweise sämtliche Aktivitäten abbilden und den einzelnen Abschnitten alle zugehörigen Dokumente, IT-Systeme, Normkapitel, aber auch Risiken und Verbesserungsansätze hinzufügen.
Unabhängig vom selbst gewählten Detaillierungsgrad erlaubt diese Modellierungskonvention eine unglaubliche Transparenz und Übersichtlichkeit über die dargestellten Prozesse. Wie auf einer Landkarte gewinnen Sie größtmöglichen Überblick und erkennen Zusammenhänge sowie Optimierungspotentiale auf einen Blick.

Prozessmodellierung schnell und einfach

Durch die intuitive Benutzeroberfläche und vordefinierten Modellierungskonventionen lassen sich mit dem sycat Process Designer ohne großen Schulungsaufwand Geschäftsprozesse in den unterschiedlichsten Detaillierungsgraden einfach per Drag & Drop modellieren.

Alle Informationen am richtigen Platz

Den einzelnen Prozessschritten können sämtliche Informationen, beispielsweise Dokumente, IT-Systeme, Normkapitel, Risiken oder auch Verbesserungsansätze, hinterlegt werden. So sind alle Informationen zentral in einer SQL-Datenbank hintergelegt.

Erlangen Sie die Übersicht über Ihre Prozesse

Die so geschaffene Transparenz bietet die Basis für zahlreiche Analysen, die direkt in der Software dokumentiert werden können. So enthüllen Sie sämtliche Optimierungspotentiale Ihrer betrieblichen Abläufe.

Die Vorteile auf einem Blick

• Intuitiv und einfach zu bedienen
• Persönliche Dashboards und Favoriten
• Schnelle Volltext-Suchfunktion
• Praktische Gliederung der Prozesse und Dokumente
• Prozesse und Dokumente werden automatisch normkonform versioniert und archiviert
• Alle Prozesse und Dokumente interaktiv verknüpft
• Automatische Benachrichtigung bei neuen oder geänderten Dokumenten
• Webbasiert und im Responsive Design (ideal für Tablets)
• Einfache Masken für eine schnelle und unkomplizierte Bearbeitung
• Zuordnung von Normenanforderungen und -kapiteln
• Innovatives Rollenkonzept für individuellen Workflow-Umfang
• Dokumentierte Prüfungen und Freigaben auch außerhalb der Workflow-Anwendung möglich
• Auch ungelenkte Dokumente können im Portal mit angepassten Workflow-Funktionen veröffentlicht werden
  Veröffentlichung / Freigabe von Prozessen ohne Umwege
• Bereitstellung von Dokumentenvorlagen / Templates
• Direktes Öffnen, Bearbeiten, Speichern von Word- und Excel-Dokumenten in der Anwendung
• Automatische Befüllung von Textmarken
• Automatische Erstellung von Vergleichsdokumenten verschiedener Dokumenten-Versionen
• Automatische Revisionsüberwachung, automatisches Zurückziehen bei Erreichen des »Gültig-bis-Termins«