TimeTrack - gesetzliche Arbeitszeiterfassung und Abwesenheitsverwaltung

Was ist TimeTrack?

TimeTrack Enterprise verbindet die gesetzliche Arbeitszeiterfassung und Abwesenheitsverwaltung mit der Projektzeiterfassung sowie der Einsatzplanung für alle Bereiche Ihres Unternehmens. Die Software bietet darüber hinaus zusätzliche Funktionen wie Ausgabenerfassung, Reisekostenabrechnungen oder Workflow-Management. Dies ermöglicht eine effiziente und detaillierte Erfassung der täglichen Aktivitäten. Arbeitgeber behalten stets den Überblick über Ausgaben, Arbeitszeiten und Ressourcen aller Mitarbeiter innerhalb eines Tools.

Unternehmen aller Größer aus allen Branchen, welche Kundenprojekte und -aufträge durchführen, sind auf eine korrekte Arbeitszeiterfassung angewiesen. Denn diese stellt die Basis für die abschließende Kosten- und Rechnungserstellung dar. Bei der TimeTrack Enterprise Software spielt es Dienstleistungsunternehmen, Bauunternehmen, Ingenieurbüros, Architekten, Handwerkern, Sicherheitsdiensten oder auch Reinigungsunternehmen in die Hände, dass diese digitale Zeiterfassung gleichzeitig die Zeiten für Projekte und Ausgaben erfasst. Dadurch steigert sich die Arbeitseffizienz, Workflows können sehr viel schneller erledigt werden und der Aufwand für die Erfassung und Umsetzung von bisher manuellen Zeiten- und Datenerfassungen verringert sich bis zu 50%. Als zusätzliches Feature bietet TimeTrack auch eine Zutrittstechnologie zur Sicherung von Daten und Überwachung des Zugangs zu den Räumlichkeiten.

 Konzept:

• Die Mitarbeiter im Büro verwenden die Web App und können andere Mitarbeiter, Kunden, Projekte, Tätigkeiten usw. verwalten
• Mitarbeiter die unterwegs sind verwenden Mobile Apps und können auch bequem im Büro die Web-App verwenden.
• Mitarbeiter können ein- und ausstempeln, direkt in der Mobilen App oder im Browser, den Rest macht TimeTrack. Damit erledigen Sie gesetzliche Arbeitszeiterfassung.
• Mitarbeiter können einfach die Zeiten auf Kunden, Projekte und Tätigkeiten buchen oder die Ausgaben erfassen. Somit verschaffen Sie mehr Transparenz für Ihre Projekte und wissen genau wohin Ihre Aufwände gehen.
• Die Daten werden automatisch in Hintergrund synchronisiert, die Mitarbeiter kümmern sich nur um Erfassung. Offline Betrieb für die Apps ist auch möglich.
• Arbeitszeiterfassung: Anhang der erfassten Daten erstellt TimeTrack Stunden- und Urlaubskonto, berücksichtigt die Pausenregelungen und Feiertage
• Projektzeiterfassung: Sie können anhand der erfassten Projektzeiten die Management Reports und Auswertungen jederzeit erstellen, Projekte planen, verfolgen uvm.
• Intelligente Personalplanung: Die Faktoren wie Arbeitszeiten, Verfügbarkeiten, Urlaubstage und Schichtpräferenzen der Mitarbeiter werden berücksichtigen, um automatisch optimale Dienstpläne zu erstellen.

Ihre Vorteile bei der Nutzung der TimeTrack Zeiterfassung: 

• einfache und benutzerfreundliche Zeiterfassungssoftware
• das Ein- und Ausstempeln der Mitarbeitenden kann wahlweise im Browser oder in der mobilen App erfolgen
• die Vorgaben für die gesetzliche Arbeitszeiterfassung werden erfüllt
• übersichtlich strukturiertes Dashboard
• inklusive automatischer Synchronisation aller erfassten Daten
• leicht in bestehende Systeme zu integrieren
• einfache und KI-unterstützte Personal- und Dienstplanung
• automatisierte Projektabrechnungen

Projektzeiterfassung

Das Modul Projektzeiterfassung umfasst:

• Projektplanung
• Projekt Performance und Verfolgung
• Projekt Zuweisung
• Stundensätze (Projekt, Tätigkeit, Mitarbeiter usw.)
• Projektauswertungen und Berichte 
• Benachrichtigungen für Teamleiter und Projektleiter
• Projektwährungen
• Über 60 Berechtigungen, Teamleiter, Externe Mitarbeiter usw.

Arbeitszeiterfassung

Das Modul Arbeitszeiterfassung umfasst:

• Erfassung der Arbeitszeiten (Stempeluhr, mit den Apps, In Web-App (Browser), Online, Offline))
• Nacherfassung, Übersicht des Stundenkontos, Berichte
• Automatische Stundenzettel für Ihre Mitarbeiter
• Urlaubskalender, Urlaubsverwaltung mit Workflow (Antrag, Genehmigung, Kalendereintrag, Outlook)
• Stundenkonto, Abwesenheitskalender, Abwesenheiten (Krankenstand, Zeitausgleich, Arztbesuch usw.)
• Überstunden, Zuschläge
• Genehmigungsprozess- Abwesenheiten (Krankenstand, Zeitausgleich usw.) mit Workflow / Genehmigungsprozess- Pausenregelungen
• mit automatischen Pausenabzug, Benachrichtigungen usw.
• Feiertage für 80 Länder und alle Bundesländer in DACH Raum

Planung

Das Modul Planung erfasst:

• Die Eintragung von den speziellen Skills der einzelnen Mitarbeitenden, die verschiedenen Schichttypen, Arbeitsbereichen des Unternehmen
• Personaleinsatzplanung mit künstlicher Intelligenz (automatische Erstellung der Dienstpläne)
• Die einfache Dienst- und Schichtsplanung je nach Verfügbarkeit der Mitarbeitenden
• Übersichtlicher Kalendar, der alle eingetragenen Mitarbeitenden anzeigt. 
• Terminplanung für Mitarbeitende, die auf Projektbasis arbeiten und keine festen Arbeitszeiten haben
• Aufgabenplanung für Geschäftsführer, die ihren Mitarbeitenden Aufgaben zuteilen möchten.

Workflow Management

TimeTrack's Workflow Management erfasst:

• Die Digitalisierung der internen Geschäftsprozesse
• Definition der Regeln, die automatisch von dem Feature verfolgt werden
• Benachrichtigungen sobald eine Regel ausgelöst wird
• Automatisierte Durchführung von Prozessen (Genehmigung von Urlaubstagen, automatische monatliche Berichte,...)

Reisekostenabrechnung

Das Modul Reisekostenabrechnung umfasst:

• Die Erfassung der Ausgaben in der Mobilen App 
• Die automatische Berechnung des Verpflegungsmehraufwands (Nach gesetzlichen Regelungen des ausgewählten Landes)
• Einfache Berichterstellung aus den angefallenen Ausgaben
• Minimaler Papieraufwand - alles folgt digital und automatisch
• Mit Abzügen je nach Pauschalbeiträgen

Hauptfunktionen:

• gesetzliche Arbeitszeiterfassung (Stundenzettel, Urlaubsverwaltung mit Workflow, Abwesenheiten, Feiertage, Pausenregelungen usw.)
• Projektzeiterfassung - Zeit auf Kunden, Projekte und Tätigkeiten buchen
• Ausgabenerfassung - Ausgaben / Material / Kosten einfach erfassen, mit Vorlagen für einfachere Spesenabrechnung
• Projekte planen und verfolgen, Projektstatus auf einem Blick
• professionelle und flexible Berichterstellung für die erfassten Zeiten und Ausgaben
• Rechnungsstellung - erstellen Sie Rechnungen oder Nachweise für Ihre Kunden aus den Erfassten Zeiten und Ausgaben.
• Leistungsübersicht und Stundennachweis
• flexibler und einfacher Datenexport
• native Apps für alle Mobile Geräte, Web App für PC/Mac
• Integration mit Ihren Internen Systemen (ERP, Buchhaltung usw.) für die automatische Datenübertragung
• Alles rund um die Planung der Mitarbeitenden und ihren Schichten, Terminen und Arbeitszeiten
• Workflow Management für die Digitalisierung der internen Geschäftsprozesse