Anlagenbuchhaltung

Was ist Anlagenbuchhaltung?

Die Anlagenbuchhaltung (AnBu) ist ein Teilbereich der Finanzbuchhaltung. Sie befasst sich mit der Verwaltung und der Buchung von langlebigen Vermögensgegenständen eines Unternehmens. Als Anlagegegenstände (Assets) werden die unternehmenseigenen Sachwerte wie beispielsweise Grundstücke, Gebäude, Maschinen, Geschäftsausstattung, Geschäftswagen, aber auch Lizenzen, Konzessionen sowie Finanzanlagen wie Aktien, Beteiligungen usw. angesehen.

Die Anlagenbuchhaltung erfasst den Anschaffungswert, Herstellungskosten, den Anschaffungszeitpunkt, die Abschreibungsbeträge sowie die Nutzungsdauer in der Anlagekartei. Auf der Grundlage der Anlagekartei können Basisinventare erstellt werden. In einem Anlagegitter wird die wertmäßige Entwicklung jedes Assets dargestellt. Die Anlagebuchhaltung ermittelt kalkulatorische, steuerliche und bilanzielle Abschreibungen. Durch Abschreibungen kann der steuerliche Gewinn des Unternehmens reduziert werden, was sich positiv auf die Steuerbelastung auswirken kann. Mit welchem Geldbetrag ein Vermögensgegenstand jährlich abgeschrieben wird, ist von der Art der Anlage und ihrem Anschaffungswert abhängig. Geringwertige Wirtschaftsgüter werden nicht in der Anlagenkartei geführt.

Software für Anlagenbuchhaltung wird oft als ein Modul als Ergänzung bzw. Erweiterung zur Finanzbuchhaltungssoftware angeboten. Anlagenbuchhaltungssoftware ist aber auch als eigenständige Software von verschiedenen Anbietern erhältlich.

Vorteile durch die Nutzung einer Software zur Anlagenbuchhaltung

Der Einsatz einer Software für die digitale Anlagenbuchhaltung führt in der Regel zu einer Zeitersparnis und dadurch in Folge zu Kosteneinsparungen. Die Software für die Anlagenbuchhaltung unterstützt bei der Anlagenverwaltung, der Abschreibung, der Bewertung von Assets, der Verbuchung und Aufstellung von Assets bzw. bei der Aufstellung des Anlagengitters. Die bessere Organisation und ein hoher Automatisierungsgrad hat Effizienzsteigerungen bei der Verwaltung von Sacheinlagen, der Ermittlung und Buchung von Abschreibungen sowie der Abstimmung und dem Datenaustausch zwischen Anlagen- und Finanzbuchhaltung zur Folge. Außerdem wird die Bilanzierung des Anlagenvermögens und das Controlling erleichtert. Beim Jahresabschluss können über Schnittstellen die Daten zwischen Anlagenbuchhaltung und Finanzbuchhaltung in der Regel direkt und medienbruchfrei ausgetauscht werden.

Weitere spezifische Kriterien und Frage-Anregungen für die Beurteilung von Software für Anlagenbuchhaltung

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• Führen Sie vor der Softwareentscheidung eine gründliche Marktrecherche der potentiell geeigneten Lösungen durch. Unser Tipp: Greifen Sie dabei völlig unverbindlich auf unseren kostenfreien Recherche-Service zurück. Es werden weite Teile der Ausschreibung übernommen, potentielle Lösungen strukturiert darstellt und die Kommunikation mit den Anbietern dokumentiert!
• Achten Sie auch auf eine übersichtliche Programm-Oberfläche, komfortable Erfassungshilfen und Eingabemasken sowie zusätzliche Buchungs- und Hilfs-Assistenten.
• Prüfen Sie, ob die Anlagenbuchhaltungssoftware auch Verwaltungsoptionen und Abbildungsmöglichkeiten von Verkäufen abbildet.
• Welche Funktionen zur Unterstützung der Inventur bietet die Software für Anlagenbuchhaltung?
• Klären Sie, ob beim Etikettendruck die Inventar-Nr., die Serien-Nr., eine Gerätbezeichnung und ein Barcode gedruckt werden.
• Fragen Sie, ob auch bei sogenannten Privatentnahmen die Möglichkeit besteht, den aktuellen Verkehrswert der Anlage zu überprüfen. Hierbei sollte ebenfalls das Konto, dem der aktuelle Verkehrswert zugeschrieben wird, verwaltbar sein.
• Prüfen Sie auch die Möglichkeit zur automatischen Ermittlung von AfA-Konten z. B. das Konto, auf das der Restbuchwert verbucht wird. Dieses Konto sollte vom Programm automatisch ermittelt werden können. Eine manuelle Auswahlmöglichkeit des jeweiligen Kontos sollte selbstverständlich ebenfalls vorhanden sein.
• Überprüfen Sie auch die Optionen für Abgänge durch z. B. Verschrottung und Unfall.
• Beachten Sie, dass Erinnerungswerte abgeschrieben und korrekt verarbeitet werden sollten. Wenn Sie beispielsweise zuvor eine Anlage mit einem Erinnerungswert geführt haben und diese nun aus dem Betrieb ausgeschieden ist, können Sie den Restbuchwert nach dem Zeitraum der planmäßigen Abschreibung abschreiben. Die Anlage wird dann nicht mehr im Anlagespiegel geführt.
• Fragen Sie, ob Reparaturkosten und Neuanschaffungskosten gegenüber gestellt werden können, um die Wirtschaftlichkeit zu analysieren oder Entscheidungen zu treffen.
• Prüfen Sie, ob Wiedervorlagefunktionen für Termine z.B. Wartungstermine vorhanden sind.
• Bietet der Anbieter eine Demoversion zum Testen an? Hat diese Demoversion den vollen Funktionsumfang?
• Achten Sie bei der Auswahl einer Software für Anlagenbuchhaltung darauf, dass der Anbieter regelmäßige Updates zur Verfügung stellt, damit die Software stets auf dem aktuellen Gesetzesstand ist.
• Umfasst die Anlagenbuchhaltungs-Software die Einbindung der AfA-Tabellen?
• Achten Sie bei der Auswahl der Software darauf, ob der Funktionsumfang die Sicherung der Geschäftsdaten umfasst! Werden bei der Sicherung der Daten die aktuellen Standards berücksichtigt? Findet eine revisionssichere Archivierung der Geschäftsdaten statt?