Software für Reisekostenabrechnung

Reisekostenabrechnung

Reisekostenabrechnungssoftware

Die Erfassung der Reisekosten kann mittels einer speziellen Software (durch App-Unterstützung sogar mobil) erfolgen. Die Nutzung von Software und Apps zur Erfassung und Abrechnung von Reisekosten hat den Vorteil, dass bezahlte Leistungen durch das Unternehmen direkt berücksichtigt werden können. Ergänzend zu den allgemeinen Softwarekriterien, die in den vorangegangenen Abschnitten beschrieben wurden, finden Sie nachfolgend fachspezifische Kriterien zur Bewertung von Reisekostenabrechnungssoftware.

Typische allgemeine Funktionen von Reisekosten Software:

• Abrechnung von Inlands- und Auslandsreisen
• Verschiedene Zahlarten inkl. Reisekostenvorschuss
• Belegerfassung
• Reise- und Fahrtvorlagen
• Gesetzliche oder individuelle Reisekostensätze
• Hinterlegung von Pauschalen (Tagungs-, Verpflegungs-, Mitfahrer- u. Übernachtungspauschalen)
• Vorsteuer- und Kilometergeldabrechnung
• Benachrichtigung über Bearbeitungsstatus
• Zuordnung von Kostenstellen und Projekten
• Auswertung für die Kostenstellen und der Kfz-Kosten
• Verwaltung für Fahrer und Fahrzeuge
• Schnittstellen für den Kreditkartenimport
• Genehmigungsworkflows, z.B. für Umbuchungen, Kostenfreigaben oder Barvorschüsse
• Hinterlegung von Betriebskalendern, Feiertagen
• Sachbezugswert oder Kürzung für Frühstück
• Einbindung von Reise- u. Streckenplanungen, z.B. Google Maps
• Unterstützung von Firmenkreditkarten (corporate cards)
• Plausibilitäts-Checks (sachlich richtig etc.)
• Mitarbeiterbezogene Auswertungsmöglichkeiten
• Reporting
• Mehrplatzfähig, Netzwerkfähig
• Benutzer- und Rechteverwaltung
• Mobile Erweiterungen und Oberflächen für Tablets, Smartphone, etc.
• Mehrwertsteuersätze für In- und Ausland

Weitere spezifische Kriterien und Frage-Anregungen für die Beurteilung von Reisekosten Software:

• Fragen Sie, ob es Schnittstellen zu Online-Buchungsportalen für Geschäftsreisen gibt, falls Sie solche Portale nutzen. Über eine direkte Anbindung wird die Abrechnung effizienter.
• Wenn Sie Ihre Abrechnungen über die DATEV machen, fragen Sie, ob die Standardkontenrahmen SKR 03 und SKR 04 integriert sind.
• Prüfen Sie, ob die Software eine Währungsumrechnung umfasst und ob diese zu tagesaktuellen Kursen umrechnen kann und die für Sie erforderlichen Währungen enthalten sind.
• Klären Sie, ob die Abrechnung gemäß den gesetzlichen Vorgaben Ihres Landes erfolgen kann und ob ggfs. weitere Reisegebührenverordnungen oder auch individuelle Regeln z.B. für die Schweiz implementiert werden können.
• Fragen Sie, ob in der Software auch Updates enthalten sind, falls es Gesetzesänderungen für die Reisekostenabrechnung gibt, die berücksichtigt werden müssen.
• Fragen Sie, ob die Software für Reisekostenabrechnung bereits ein Fahrtenbuch enthält oder zumindest Schnittstellen für solche Softwarelösungen umfasst. Wenn Sie bereits elektronische Fahrtenbücher im Einsatz haben, klären Sie, ob die Schnittstellen kompatibel sind.
• Klären Sie, ob ggfs. eine Schnittstelle für das iPhone-Fahrtenbuch vorhanden ist, falls Ihre Mitarbeiter über die entsprechenden Apps ihre Fahrtenbücher führen.
• Klären Sie, welche Schnittstellen zu weiteren Systemen die Softwarelösung umfasst. Wichtig sind dabei z.B. FIBU-, Lohn- und Gehalt-, Kreditkartensysteme oder auch Aufgaben- und Dokumentenmanagement oder auch die Zeiterfassung.
• Erkundigen Sie sich, ob es möglich ist, beliebige Abrechnungszeiträume und beliebig viele Grenzübertritte bei Geschäftsreisen zu berücksichtigen, falls Ihre Mitarbeiter oft in verschiedenen Ländern tätig sind (weil beispielsweise die Firma im grenznahen Bereich angesiedelt ist).
• Falls Ihre Mitarbeiter Geschäftsreisen in den USA machen, fragen Sie, ob eine automatische Umrechnung von Meilen in km in die Softwarelösung integriert ist.
• Wenn Sie sich für eine Cloud-Lösung für die Reisekostenabrechnung entscheiden, klären Sie, ob der Server in Deutschland steht oder ob Daten unter Umständen ins Ausland übertragen werden. Denken Sie in diesem Zusammenhang an die Datenschutzverordnung.
• Falls Sie für verschiedene Firmen getrennte Abrechnungen der Reisekosten vornehmen müssen, klären Sie, ob die Lösung eine Mandantenverwaltung enthält.
• Fragen Sie nach, ob die Software mehrsprachige Benutzermenüs und Formulare beinhaltet, falls Sie ein international tätiges Unternehmen sind.