Software für Portalsoftware und ECM

Was ist Enterprise-Content-Management (ECM)?

Enterprise-Content-Management steht für eine ganzheitliche Unternehmensstrategie, die sich auf alle anfallenden Daten und Informationen, ob nun strukturiert (z. B. Daten aus ERP-, CRM-Systemen) oder wenig bzw. unstrukturiert (Dokumente, E-Mails etc.) bezieht. Das Management dieses Contents umfasst die Erstellung oder Erfassung, die Bearbeitung und Verwaltung ebenso wie das Verteilen an die jeweiligen Mitarbeiter bzw. die Archivierung der Inhalte. Damit umschließt ein ECM sowohl das Dokumentenmanagement und die elektronische Archivierung und eAkten-Führung, als auch den Posteingang und die elektronische Rechnungsverarbeitung bzw. Vorgangsverarbeitung und den damit verbundenen Workflow. In- und Output Management, Kollaboration und Records Management gehören ebenfalls zum Enterprise-Content-Management.

Beachten Sie bitte auch die aktuelle Marktübersicht der Softwarelösungen und Erklärungen zum Thema Enterprise-Content-Management (ECM)

Was ist ein Unternehmensportal?

Ein Unternehmensportal umfasst eine Vielzahl von unternehmensrelevanten Abläufen in einem Anwendungssystem zusammen. Die Synonyme für solche Portale sind ebenfalls vielfältig. Sie reichen von Business-Portal, Enterprise-Portal, Consumer-Portal bis hin zu Mitarbeiterportal, je nachdem ob diese Anwendungssysteme im Internet oder im Intranet zur Verfügung gestellt werden. Ziel dieser Portallösungen ist es, Geschäftsvorfälle abzubilden. Wobei für den Nutzer personalisierte Informationen bereitgestellt werden.

Ergänzend zu den allgemeinen Softwarekriterien, die in den vorangegangenen Abschnitten beschrieben wurden, finden Sie nachfolgend fachspezifische Kriterien zum Enterprise-Content-Management.

Typische allgemeine Funktionen:

• Revisionssichere Archivierung (nach GoBS / GDPdU) von aufbewahrungspflichtigen Dokumenten
• Eingangspostverarbeitung und -verteilung
• Extraktion von Informationen aus Belegen
• Belegtrennung beim Scannen
• Strukturieren von Informationen in eAkten
• Fristenmanagement
• Wiedervorlagemanagement
• Umfassendes E-Mail-Management mit Archivierung
• Compliance
• Rechnungsverarbeitung bzw. E-Invoicing
• Volltextsuche in unterschiedlichen Formaten sowohl im Dokumentenbestand als auch im Einzeldokument
• speicherbare Suchabfragen
• Vertragsmanagement
• Workflow-Management
• Aufgabenmanagement
• Freigabemanagement
• Check In, Check Out1
• Nutzer- und Rechtemanagement
• Dateiimport via Drag & Drop, Client und Serverseitig
• Intelligentes Abwesenheitsmanagement
• Kollaborationsmanagement
• Digitale Personalakte
• Content-Management
• Dokumentenmanagement
• Cross Media Publishing
• Wissensmanagement
• Community Management
• Anbindung von Netzwerk- und Arbeitsplatzscannern (FTP, SMB, TWAIN, WebDAV)

Weitere spezifische Kriterien und Frage-Anregungen für die Beurteilung von Portalsoftware und ECM.

• Zur Beurteilung der Software-Ergonomie (Usability) sollte man bei einer unbekannten Software berücksichtigen, dass sich die Effizienz der Interaktion mit der Software oft erst nach einer längeren Einarbeitungszeit beurteilen lässt. Nach einer Gewöhnungsphase kann man die Software in der Regel wesentlich schneller bedienen. Prüfen Sie, ob die Software leicht erlernbar und bedienbar ist und sich die Bedienoberfläche vom Benutzer anpassen lasst.²
• Falls Ihre Mitarbeiter oft im Außeneinsatz oder an wechselnden Standorten tätig sind, fragen Sie nach, ob die Lösung flexible mobile Zugriffsmöglichkeiten für Smartphone, Tablet etc. der unterschiedlichen Betriebssysteme ermöglicht. So arbeiten alle Mitarbeiter auf einem einheitlichen Datenstand.
• Fragen Sie nach, ob die Lösung systemunabhängig eingesetzt werden kann und Lauffähigkeit auf allen Betriebssystemen ist.
• Eignet sich die Lösung für das effiziente Verwalten von großen Datenmengen und Benutzerzahlen? Klären Sie die Skalierbarkeit und die Performance der Lösung. Falls Sie parallel mehrere Serverumgebungen im Einsatz haben, fragen Sie nach der Clusterfähigkeit.
• Erkundigen Sie sich nach der Datenbankstruktur. Ist es möglich einfache Anfragen selbst zu erstellen, so dass eine Berichtserstellung möglich ist oder muss dafür kostenpflichtiger Support angefordert werden.
• Wie wird Kollaboration gewährleistet? Klären Sie, ob Externe mittels Rechtesystem auf Dokumente zugreifen können oder ob für Externe (Subunternehmer, Agenturen etc.) Dokumente z.B. per Mail verschickt werden müssen oder ob Externe u.U. eine eigene Lizenz für die eingesetzte ECM Software benötigen um auf den Content zugreifen zu können.
• Klären Sie die Konfigurationsmöglichkeiten z.B. von Metadaten. Können Sie eigenständig die für Sie notwendigen Felder hinzufügen?
• Fragen Sie nach, ob die Software auch alle Formularfunktionen von pdf-Dateien unterstützt.
• Sind universelle Schnittstellen für Business-Anwendungen vorhanden? Werden ERP, CRM, HR Schnittstellen berücksichtigt und umfasst die Software beispielsweise die für Ihre Branche entsprechenden Standards z.B. für den elektronischen Rechnungsaustausch?
• Ist es möglich aus jeder Anwendung (Word, Excel, SAP, CAD Programm etc.) heraus nach Dokumenten zu recherchieren und sich diese anzeigen zu lassen?
• Gibt es ein Workflow bzw. Prozessmanagement? Lassen sich Geschäftsprozesse wie Auftragsbestätigungen, Rechnungsprüfung und -freigabe effizient gestalten?
• Klären Sie, ob das Archiv den für Ihren Betrieb geltenden Gesetzen (Aufbewahrungspflichten etc.) und Richtlinien entspricht.
• Wenn Sie das ECM als Cloud-Lösung nutzen wollen, klären Sie, ob die für Sie wichtigen Funktionen auch in einer Cloud-Lösung enthalten sind. Oft ist der volle Funktionsumfang der Softwarelösung nur bei On-Premises Lösungen enthalten.

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1	Check In ist das Eingeben eines Dokuments mit allen Attributen, Check Out das Löschen aus dem Archiv
2	vgl. auch 3.1 Bedienbarkeit / Software-Ergonomie