Interessanterweise unterscheidet sich die Gewichtung von Softwarekriterien vor dem Kauf zum Teil erheblich davon, wie diese danach eingeschätzt werden. Laut einer Untersuchung der CG-Munich aus dem Jahre 2004 werteten Entscheider vor dem Softwareerwerb vor allem Investitionskosten, Bedienbarkeit (Nutzerseite) und Schulungsaufwand sehr hoch. Etwa ein Jahr nach Einführung der Software waren hingegen Kriterien wie Betriebskosten, Reproduzierbarkeit von Tätigkeiten, Aufwand ad-hoc-Auswertungen, Datenredundanz, Datenkonsistenz, Datensicherheit und Zugriffsschutz wichtig geworden.1
Aus unseren bearbeiteten Nutzeranfragen heraus kann SoftGuide bestätigen, dass die Anschaffungskosten und der Installationsaufwand eines Programms oft überproportional bewertet werden.
Im Vergleich zum reinen Kaufpreis sind die Kosten zur Unterhaltung der Software jedoch in der Regel wesentlich höher. Insbesondere für die Wartung, Massnahmen zur IT- Sicherheit, den Datenschutz, verschiedene IT- Services und besonders die mit der Software arbeitenden Mitarbeiter fallen laufende Kosten an, die zu Beginn oft zu wenig bedacht werden.2
Eine Software sollte die Arbeit qualitativ verbessern und durch Rationalisierungseffekte Freiraum für kreativere Tätigkeiten schaffen. Um eine passende Software zu finden, ist es nicht sinnvoll, das bisherige System einfach gegen eine neues Produkt auszutauschen. Vielmehr sollte man die Schwachstellen der bisherigen Software und den Istzustand vorab analysieren, um diese entsprechend zu gewichten. Allerdings ist es manchmal sehr schwierig, aus den Ergebnissen der Ist-Anlalyse Anforderungen an das Softwareprodukt zu formulieren. Um Ihnen Anhaltspunkte zu geben, auf was Sie beim Erwerb einer Software achten sollten, stellen wir Ihnen in diesem Leitfaden beispielhaft einige Kriterien vor. Diese Kriterien können im Bedarfsfall einfach in Anforderungen umformuliert werden. Oft haben wir auch gleich eine Frage vorformuliert.
| 1 | vgl. Strategische Entscheidungen beim Softwarekauf, expert verlag GmbH |
| 2 | vgl. auch 2.1 Softwarekosten / Benutzerlizenzen |