Software für Digital Asset Management (DAM)

Ergänzend zu den allgemeinen Softwarekriterien, die in den vorangegangenen Abschnitten beschrieben wurden, finden Sie nachfolgend fachspezifische Kriterien zur Bewertung von Software für DAM.

Typische Funktionen:

• Import und Export von Dateien (Fotos, Logos, Musik, Präsentationen, Videos etc.)
• Organisieren & Ordnen (Ordner, Schlagworte oder automatische Kategorien)
• Formatkonvertierungen
• Eingabe von Metadaten und Verschlagwortung
• Suchen von Dateien anhand von Metadaten, Dateinamen oder sonstigen Eigenschaften
• Kombinieren von Dateien zu Paketen (meist als Sammlungen, Kollektionen, Alben bezeichnet)
• Archivieren und Versionieren von Dateien
• Workflow
• Bildeditor (Wasserzeichen-Funktion etc)
• Videobearbeitung
• Benutzermanagement inkl. umfangreiche Lese- und Downloadrechte
• Sichere Dateifreigabe
• Sichere Dateiübertragung, Verwendungsnachweise für Dateien
• Verwaltung von Sprach- und Inhaltsvarianten

Weitere spezifische Kriterien und Frage-Anregungen für die Beurteilung:

• Führen Sie vor der Softwareentscheidung eine gründliche Marktrecherche der potentiell geeigneten Lösungen durch. Unser Tipp: Greifen Sie dabei völlig unverbindlich auf unseren kostenfreien Recherche-Service zurück. Es werden weite Teile der Ausschreibung übernommen, potentielle Lösungen strukturiert darstellt und die Kommunikation mit den Anbietern dokumentiert!
• Klären Sie, ob die Verschlagwortung von Medien auch über eine Stapelverarbeitung möglich, dies vereinfacht die Aufnahme umfangreicher gleichartiger Datensätze in das DAM System.
• Lassen Sie sich die Suchfunktionen der Lösung zeigen und prüfen Sie, ob beispielsweise mit Filtern gesucht werden kann und eine Speicherung von bereits erfolgten Suchen möglich ist. Dies erleichtert z.B. immer wiederkehrende Suchen nach bestimmten Schlagworten.
• Fragen Sie, ob die Lösung das Publizieren von ausgewählten Assets in Portalen ermöglicht. Dies ist z.B. für das Veröffentlichen in Markenportalen interessant oder z.B. für eingebundene Fotoplattformen usw..
• Prüfen Sie, ob die Software eine umfangreiche Duplikatsprüfung enthält. Eine effiziente Prüfung auf bereits vorhandene Medien hilft die Speicherkapazitäten in Grenzen zu halten.
• Klären Sie, ob das DAM System auch ein Digital Rights Management enthält. So können Sie problemlos z.B. Lizenzbedingungen hinterlegen, Freigaben für bestimmte Länder, Märkte etc. festlegen und Ihre eigenen Assets schützen.
• Prüfen Sie, ob die Lösung auch mobile Endgeräte unterstützt, wenn beispielsweise Außendienstmitarbeiter über entsprechende Geräte Assets einfügen sollen.
• Bedenken Sie, für welche weiteren Anwendungen im Unternehmen, z.B. eCommerce, PIM oder CMS die digitalen Assets zur Verfügung stehen sollen und fragen Sie nach, ob die entsprechenden Schnittstellen dafür vorhanden sind.
• Wenn Sie die Lösung im Rahmen des eCommerce einsetzen, klären Sie, ob wichtige Metadatenstandards wie zum Beispiel EAN oder ISBN ergänzt bzw. aufgenommen werden können.
• Fragen Sie nach. ob die Lösung frei konfigurierbare Metadatenfelder bereithält. Dies ist wichtig, wenn Sie unternehmensspezifische Dateiinformationen zu jeder Datei ablegen müssen.
• Klären Sie, wie die Zugriffsverwaltung für die Lösung aussieht und ob es möglich ist z.B. Dateien wie Logos nicht nur innerhalb des Unternehmens, sondern auch per geschütztem download für Partner oder Agenturen im Rahmen eines Brand Asset Managements zur Verfügung zu stellen.
• Fragen Sie nach, ob die Lösung einen Cloud-Speicher vorsieht und wenn ja, ob im Rahmen dieser Speicherlösung auch Freigabeprozesse, erweiterte Suchfunktionen und ein Workflow-Management möglich ist. Sollte sich beispielsweise die Suchfunktion nur eingeschränkt nutzen lassen, wäre eine andere Speicherform unter Umständen sinnvoller.
• Lassen Sie sich die Analyse- und Reportingfunktionen der Software zeigen und überprüfen Sie, ob der Umfang (z.B. Protokollierung von Suchanfragen, Downloadprotokolle für geteilte Assets etc.) ausreichend ist.
• Klären Sie, ob das System unabhängig vom Rechner- oder Betriebssystem zu nutzen ist.