Software für digitale Unterschrift

Was ist eine digitale Signatur bzw. elektronische Signatur?

Signatur steht gleichlautend für die Unterschrift. Verträge beispielsweise wurden und werden auch heute noch per Hand von den Vertragspartnern auf Papier unterschrieben. Bei der digitalen Transformation ist die Digitalisierung der Signatur ein wesentlicher Faktor. Hier wird dann von digitaler Signatur oder Unterschrift sowie von elektronischer Signatur gesprochen. Die Begriffe "Digitale Signatur" und "Elektronische Signatur" werden oft gleichbedeutend verwendet. Der Begriff "Digitale Signatur" bezeichnet allerdings oft nur die kryptografischen Verfahren und der Begriff "Elektronische Signatur" bezieht sich hauptsächlich auf die rechtlichen Aspekte. In den Begriffsbestimmungen der eIDAS-VO¹ wird der Begriff "Elektronische Signatur" als "Daten in elektronischer Form, die anderen elektronischen Daten beigefügt oder logisch mit ihnen verbunden werden und die der Unterzeichner zum Unterzeichnen verwendet" bezeichnet.

Vorteile einer digitalen Signatur

Die Vorteile einer digitalen Unterschrift liegen in der Schnelligkeit für das Abzeichnen von Dokumenten bzw. Vorgängen. Die digitale Signatur bildet daher einen wesentlichen Bestandteil einer erfolgreichen Digitalisierung in Organisationen bzw. Unternehmen. Neben der Schnelligkeit sind die weiteren Vorteile einer digitalen Unterschrift aber auch unter anderem die medienbruchfreien Prozesse, die Reduzierung von Papier, weniger umfangreiche Ablage, verbesserte Antrags- und Formularabläufe und weniger Sortier- und Kopiervorgänge.

• Vertragsabschlüsse in Echtzeit
• Je nach Signaturform Rechtsgültigkeit
• Umständliche Zwischenschritte wie Scannen und Ausdrucken von Dokumenten zur Unterschrift und abermaliges Scannen entfallen
• Signaturprozess ist orts- und zeitunabhängig
• Einsparung von Papier
• medienbruchfreie Prozesse

Weitere spezifische Kriterien und Frage-Anregungen für die Beurteilung von Signatur Software:

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• Überlegen Sie im Vorfeld, welche Art der Signaturebene Sie benötigen. Reicht eine einfache oder fortgeschrittene elektronische Signatur aus oder benötigen Sie eine qualifizierte elektronische Signatur (QES). So benötigen beispielsweise Notare eine qualifizierte elektronische Signatur für die Anmeldungen beim Handelsregister oder Steuerberater für das Steuerportal ELSTER.
• Klären Sie, welche Hardwarevoraussetzungen ggfs. erfüllt werden müssen, wenn Sie eine qualifizierte elektronische Signatur einsetzen wollen, die beispielsweise spezielle Pads benötigt. Hierbei ist für die Erfassung der biometrischen Daten sowohl die Qualität des Pads wichtig, als auch die Frage, welche Arten der Verschlüsselung der biometrischen Daten die Software unterstützt.
• Fragen Sie nach, welche Unterschriftenpads unterstützt werden. Nicht jede Signatursoftware lässt sich mit allen Pads nutzen. So gibt es beispielsweise Pads, die nur für die Software der Bundesdruckerei vorgesehen sind.
• Fragen Sie nach, ob ISO-Standard-konforme PDF-Signaturen erstellt werden und die Prüfung mit Standardprodukten (z.B. Adobe Reader) möglich ist. Die PDF/A Konformität ist beispielsweise wichtig im Zusammenhang mit dem elektronischen Rechnungsformat ZUGFeRD.
• Klären Sie, welche Anpassungsmöglichkeiten die Benutzeroberfläche bietet, so dass die Bedienelemente Ihren Bedürfnissen angepasst werden kann. Denken Sie dabei auch an mögliche Layoutanpassungen (Corporate Design) für die Benutzeroberfläche des Unterschriftenpads.
• Informieren Sie sich über die Art der Dateinamenvergabe. Erfolgt diese Dateinamenvergabe z.B. über ein intelligentes Verfahren, das automatisch die Auftragsnummer in der PDF Datei findet und in den Dateinamen integriert? Dies erleichtert weitere Arbeitsvorgänge im Zusammenhang mit der Weiterverarbeitung des unterschriebenen Dokuments.
• Fragen Sie nach der Möglichkeit der Definition von Makros. Über solche Makros lassen sich automatisierte Aktionen bei vorgegebenen Ereignissen anstoßen. Dies können z.B. Speichervorgänge, Drucken, E-Mailversand, Datei-Upload oder auch die Dateiübergabe an andere Anwendung sein.
• Fragen Sie nach, welche Schnittstellen die Software bietet und ob sie ggfs. mit zusätzlichen Funktionen erweitert werden kann. Fragen Sie beispielsweise, ob eine Befüllung von PDF-Formularfeldern aus Ihrem CRM möglich ist und ob es eine Rückgabe-Datei gibt, die dem CRM den Status des Signierens meldet.
• Achten Sie darauf, dass die Software die EU-Richtlinien erfüllt. Software die beispielsweise aus den USA stammt, ist zwar mit den US amerikanischen Gesetzen konform, muss aber nicht gleichzeitig den EU-Gesetzen entsprechen.

Im Kapitel 6.9 finden Sie Erläuterungen zur Funktionsweise der elektronischen Signatur.