Besonders in der Anfangszeit der Arbeit mit einer neuen Software leistet ein Benutzerhandbuch eine gute Hilfestellung. Es bringt dem Käufer die Software näher, gibt einen Überblick über die Funktionen und dient gleichzeitig im Verlauf der Softwarenutzung als Nachschlagewerk für aufkommende Fragen. Kriterien zur Beurteilung eines Handbuchs sind etwa, ob es vollständig, verständlich, aktuell und mehrsprachig ist sowie dessen Umfang. Oft enthalten Benutzerhandbücher auch sogenannte FAQ (Frequently Asked Questions), die am häufigsten gestellten Benutzerfragen auflisten und beantworten. Prüfen Sie beispielsweise, ob es einen Abschnitt mit Begriffserläuterungen gibt. IT-Fachbegriffe sind nicht jedem Benutzer geläufig und ein Handbuch soll zum Verständnis der Software beitragen.
Neben einer Produktbeschreibung sind in der Regel technische Daten der Software Daten zur Systemvoraussetzung enthalten. Sie bekommen normalerweise Installationshinweise, Bedienungs- und Anwendungshinweise. Meist sind Kapitel zu Backup und Sicherheit vorhanden. In der Regel enthält ein Handbuch auch den Endbenutzer-Lizenzvertrag. Sehr hilfreich ist, wenn das Handbuch ein Stichwortverzeichnis besitzt.
In den nächsten Kapiteln wird auf Kriterien wie z.B. Umfang und Vollständigkeit, Verständlichkeit und Aktualität sowie Mehrsprachigkeit eingegangen. Diese Kriterien der Softwaredokumentation werden einer genaueren Betrachtung unterzogen.