Gedruckte Handbücher haben, wie alle Printmedien, einen Nachteil in Sachen Aktualität. Verständlicherweise kann nicht für jede Änderung eine ganze Auflage vernichtet und eine neue gebundene Ausgabe gedruckt werden. Allerdings ist der Inhalt von Handbüchern, abgesehen von neuen Softwareversionen, relativ konstant. Meist ändern sich nicht die grundlegenden Funktionen und Bedienungen der Software, sondern es kommen evtl. neue oder erweiterte Funktionen hinzu. Oft wird auch das Layout angepasst bei einem Update.
Oft werden Handbücher in Form von Ringbüchern herausgegeben, um geänderte bzw. veraltete Seiten unkompliziert auszutauschen. Auch werden sie gerne in Form von PDF-Dateien ausgeliefert und der Anwender kann bei Bedarf das Handbuch oder Teile daraus selbst ausdrucken.
Veraltete Handbücher erkennt man schnell anhand der Softwareversion, dem Druckdatum, oder Screenshots der Software aus veralteten Betriebssystemen.
Onlineversionen der Handbücher sind allerdings keine Garantie für Aktualität. Sie müssen von Hersteller der Software ebenfalls gepflegt und gewartet werden. Da hier der Druckvorgang entfällt und der Inhalt zentral beim Hersteller liegt, sind die Onlinedokumentationen in der Regel wesentlich aktueller.