Hotelsoftware, Property Management Software (PMS)
Typische Funktionen und Tipps
Hotelsoftware - Property Management System (PMS)
Eine kleine Pension oder ein Hotel mit nur wenigen Zimmern hat in der Regel nicht ganz so umfangreiche Anforderungen an Funktionen einer Hotelsoftware wie beispielsweise große Hotels oder Hotelketten.
In der Folge bedeutet dies, nicht jede Hotelsoftware bzw. jedes Property Management System (PMS) ist auch für jeden Einsatzzweck geeignet. Die Bedürfnisse und Anforderungen der Beherbergungsbetriebe bezüglich der Verwaltung des Betriebs, des Umfangs der Gästebetreuung und der Angebote für Gäste, der gewünschten Vertriebsmöglichkeiten etc. sind oft sehr unterschiedlich.
Die EINE Lösung gibt es daher nicht. Was für eine Pension perfekt sein kann als Software, ist für ein anderes Hotel unter Umständen nicht ausreichend. Nichts desto trotz gibt es natürlich Grundfunktionen bzw. grundlegende Arbeitsprozesse im Hotel, die in jedem Beherbergungsbetrieb abgebildet werden müssen.
Basisfeatures
Jede Hotelsoftware wird Funktionen zur Erfassung bzw. Anlage und Verwaltung von Zimmer- und Gästestammdaten bieten. Das Versenden von automatischen Bestätigungsmails für Anfragen oder Buchungen gehört ebenso zum Basisumfang wie eine Reservierungs- oder Buchungsfunktion für die Homepage, der online Verfügbarkeitskalender, die Kategorisierung von Buchungen, Funktionen zur Erstellung von Dienstplänen z.B. für das Housekeeping und natürlich die Abrechnung bzw. Rechnungserstellung.
Alle Funktionen und Module sollen letztlich die komfortable Gäste- und Zimmerverwaltung gewährleisten und wo es eben möglich ist automatisiert ablaufen und mehr Zeit für die Gästebetreuung schaffen.
Bausteine für kleine Hotels
Weitere Bausteine für große Hotels und Hotelketten
Beachten Sie bitte auch die aktuelle Marktübersicht der Softwarelösungen und Erklärungen zum Thema Hotelsoftware |
Typische Funktionen und Module für PMS
Wir haben hier eine Auswahl von typischen Funktionen und Modulen von Property Management Systemen bzw. Hotelsoftware zusammengestellt. Teils sind diese Module mit weiteren Funktionslisten bzw. kurzen Kommentaren versehen.
Front Office
- Erinnerungsfunktionen für Weckruf
- Belegungskalender
- Vakanzplan
- Kategoriespiegel
- Detaillierte Gäste- und Firmenkartei
- Angebots-Manager
- Gutscheinfunktion
- Korrespondenzmanager
- Check-In- / Check-Out Assistent
- Reservierungsverwaltung
- Gruppen-Assistent
- Meldewesen
- Gästekarten
- Housekeeping
- Abrechnungsfunktionen
- Room Report
- Tagesabschluss
Reservierungssystem / CRS (Central Reservation System)/ Web Booking Engine / Internet Booking Engine/ Online Booking Engine / GDS (Globales Distributionssystem)
Viele Bezeichnungen für eigentlich einen Vorgang - das Reservieren von Zimmern bzw. anderen Reiseleistungen. Zentrale Reservierungssysteme sind für die Bearbeitung von Reservierungen da, während die Globalen Distributionssysteme (GDS) Datenbanken sind, die die Reservierungsdaten ausschließlich verwalten. Ohne das passende CRS kann in der Regel nicht auf die GDS zugegriffen werden. Prominente Systeme sind beispielsweise Amadeus, Galileo und Sabre.
Der Umfang dieser Reservierungssysteme kann sehr unterschiedlich ausfallen und orientiert sich wiederum an der Pensions- bzw. Hotelgröße. Ein zentrales Reservierungssystem mit Online-Buchungsfunktionen für die Homepage gibt es für kleine Hotels aber ebenso wie für Hotelketten.
OTA & Channel Management
Das Channel Management ist der Vertrieb Ihrer Zimmerangebote über verschiedenste Kanäle wie OTAs (z.B. Expedia), Reisebüros, GDS oder regionale Portale, Social Media Kanäle oder auch Ihre eigene Homepage. Im Prinzip können Sie so viele Portale nutzen, wie Sie möchten, denn der Arbeitsaufwand erhöht sich nicht durch die Anzahl, da die Software die Prozesse automatisch erledigt. Die Auswahl der Channel Management Software oder des Moduls hängt unter anderem von der Anzahl der Zimmer und Zimmerkategorien ebenso ab, wie von der Zielgruppe und den Kanälen, mit denen die Software Daten austauschen soll. Selbstverständlich sollte eine zusätzliche Channel Management Software mit Ihrem PMS problemlos Daten austauschen können.
Revenue Management / Yield Management
Revenue Management bzw. das Yield Management als Teil der Preisoptimierung beschäftigen sich mit der Umsatzoptimierung von Dienstleistungen bzw. dem Ertragsmanagement. Softwareprogramme in diesem Bereich stellen sicher, dass eine dynamische Preisanpassung bei wechselnden Kapazitäten und Nachfragen erfolgt. Sie optimieren den Preisfindungsprozess. Das Ertragsmanagement hängt dabei von der Auslastung, der Kapazität, der Nachfrage sowie des Preises bzw. des Ertrags per verfügbaren Zimmern (Revenue per available room - RevPAR ) ab.
- Automatisierte Preisempfehlungen
- Workflows
- freie Preisgestaltung
- Preissensitivitätstabelle
- Pace Berichte - Revenue Management
- Gruppenbuchungspreise
- Reporting
- Visualisierung
Vertrieb & Marketing
- Serienbrief und Mailversand
- Mailings - Pre- oder Post-Stay
- Gästeverwaltung
- Newsletter
- Buchungssegmente
- Marketingcodes
- Zielgruppenmarketing
- Dublettenfilter und Bearbeitung
- Berücksichtigung von Datenschutzvorgaben
- Kennzahlen
- Statistiken
Rechnungswesen
- Vorlagen für Rechnungspositionen
- Anzahlungen/Deposit buchen
- Rechnungs-Export für Finanzsoftware
- Rechnungen direkt mit allen Daten aus der Reservierung erstellen
- Rechnungslegung der Getränke (Minibar etc.) auf die Zimmerdaten buchen
- Kassenbuch
- Mehrwertsteuersatz frei wählbar
Digitale Gästemappe
- FAQs - Gästeinformation
- tägliche Reinigung gewünscht - ja/nein
- Room Service
- Zusatzverkäufe, Upselling, Souvernirs
- Online-Check-In, Late Check-Out
- Push-Nachrichten
- Veranstaltungshinweise
- Wecker
- Video-on-Demand
- Social Media, Radio, Internetzugriff, Spiele
- Digitaler Kiosk mit Zeitungen und Magazinen
- Buchungstool für Wellness-Bereich, Restaurant, ...
- Feedback
- Lost & Found
- Ausleihservice für Ladekabel, Fahrrad, Lesebrille, ...
- PMS-Schnittstelle
Schnittstellen bzw. Anbindungen:
- elektrische Schließsysteme, Schranken
- Gebäudetechnik
- Telefonanlage
- PayTV
- Gastronomiekassen
- Payment-Systeme
- Zeiterfassungssysteme
Zusatzmodule oder Funktionen
Je nach Größe und Ausstattung des Hotels können auch weitere Softwarebereiche in Frage kommen. Hierzu gehören z.B.:
- Wellness Software/Spa Software
- Bankett-/ Tagungs- / Veranstaltungssoftware
- zusätzliches CRM, wenn nicht bereits in der Hotelsoftware mit abgebildet
- Content-Management-System, wenn nicht bereits in der Hotelsoftware mit abgebildet
Tipps zur Auswahl von Hotelsoftware
- Erstellen Sie eine Liste der Funktionen, die Sie von einer Software erwarten und legen Sie fest, welche Features Sie wirklich benötigen und welche nur einfach ein nice-to-have wären. KO-Kriterien sind wichtig für die sichere Auswahl von Software.
- Prüfen Sie bei den Programmen, ob Ihre bisherigen Daten übernommen werden können und ob es alle die Schnittstellen gibt, die Sie benötigen. Das betrifft sowohl branchenspezifische Schnittstellen wie z.B. OTA, Buchungsportale, Meldesysteme etc. als auch Office Programme, TAPI, CRM, FIBU, Kassensysteme usw.
- Beurteilen Sie das Look & Feel der Software und testen Sie einige typische Abläufe wie Check-In und Check-Out, die Belegungsübersichten und die Buchungsvorgänge.
- Fragen Sie nach Erweiterungen bzw. zusätzlichen Funktionen für eine Ergänzung, falls sich Ihr Hotelbetrieb vergrößert und Sie die Funktionalitäten der Software ergänzen wollen.
- Achten Sie darauf, ob Sie beispielsweise in einem Dashboard alle wichtigen Daten und Kennzahlen übersichtlich zusammengefasst dargestellt bekommen.
- Betreiben Sie ein größeres Hotel, dann achten Sie auf das Vorhandensein eines Channel-Managements. Stellen Sie dabei sicher, dass Buchungen von Channels in Echtzeit aktualisiert werden.
- Wird die Software regelmäßig aktualisiert? Werden Updates automatisch eingespielt? Bei webbasierter Software ist dies in der Regel der Fall. Fragen Sie noch, wenn Sie Hotelsoftware vor Ort bei sich installiert bekommen, wie es mit regelmäßigen Updates aussieht. Wie oft gibt es Updates? Sind diese in der Lizenz enthalten?
- In jeder Branche ist es wichtig den Überblick über den Ist-Zustand zu haben und möglichst alle wichtigen Informationen und Kennzahlen zu aussagekräftigen Reports zusammenzustellen. Prüfen Sie daher, ob die Hotelsoftware klare und verständliche Berichte erzeugen kann.
- Überlegen Sie, ob eine digitale Gästemappe bzw. eine Gäste-App für Ihr Hotel in Frage kommt. Diese fördert die Zufriedenheit der Gäste, da sie wichtige Informationen liefert, Online-Services bietet und Wartezeiten an der Rezeption verringern kann.
- Fragen Sie nach, ob die Software nach den Anforderungen bzw. Vorgaben der DSGVO gestaltet ist.
- Kann mithilfe der Software ein rechtskonformer digitaler Check-In ausgeführt werden?
- Können in die Software digitale Ausflugsplaner bzw. digitale Karten der Region eingebunden werden?
- Fragen Sie, ob die Hotelsoftware auch Schnittstellen oder Funktionen für die Haustechnik umfasst. Können Gäste beispielsweise per Software die Klimaanlage im Zimmer, Rolläden etc. steuern?
- Bietet die Software Funktionen für die komplett bargeldlose und PCI Konforme Abrechnung von Geschäftsreisen?
- Stellt die Hotelsoftware Aufgabenvorlagen bzw. Templates für z.B. Dokumentation der Hygienemaßnahmen im Hotel zur Verfügung?
- Führen Sie vor der Softwareentscheidung eine gründliche Marktrecherche der potentiell geeigneten Lösungen durch. Unser Tipp: Greifen Sie dabei völlig unverbindlich auf unseren kostenfreien Recherche-Service zurück. Es werden weite Teile der Ausschreibung übernommen, potentielle Lösungen strukturiert darstellt und die Kommunikation mit den Anbietern dokumentiert!