Mahnwesen, Zahlungsverkehr

Mahnwesen-Software

Typische Funktionen für Software für den Zahlungsverkehr und das Mahnwesen

• Management des betrieblichen Zahlungsverkehrs und Verwaltung der Offenen Posten¹ (OP)
• Kontrolle der Forderungen und Verbindlichkeiten
• Mehrstufige Mahnungsverarbeitung
• Liquiditätsplanung
• Berechnung und Optimierung der Skonti und Verzugszinsen
• Umrechnungen verschiedener Währungen
• Nummerierung der Offenen Posten
• Onlinebanking und automatische Zahlungstransfers, SEPA, Banken-Clearing
• Zuordnung von Zahlungseingängen
• Berechnung der Zahlungsarten ²
• Verwalten von Dispokrediten und anderen Arten von Finanzierungen
• Schnittstellen zu Buchhaltung und Kontenführungssystem, Erstellen von Buchungssätzen für die Buchhaltung
• Schnittstellen zur Rechnungsstellung
• Verwaltung wiederkehrender Rechnungen (Abonnemente)
• Belegerfassung, wie z.B. Einlesen von Eingangsrechnungen
• ABC-Analysen für Kunden und Lieferanten

Weitere spezifische Kriterien und Frage-Anregungen für die Beurteilung von Software für den Zahlungsverkehr und das Mahnwesen

• Führen Sie vor der Softwareentscheidung eine gründliche Marktrecherche der potentiell geeigneten Lösungen durch. Unser Tipp: Greifen Sie dabei völlig unverbindlich auf unseren kostenfreien Recherche-Service zurück. Es werden weite Teile der Ausschreibung übernommen, potentielle Lösungen strukturiert darstellt und die Kommunikation mit den Anbietern dokumentiert!
• Lassen Sie sich erläutern, ob die Software für bestimmte Branchen geeignet ist und dafür spezielle Funktionen bzw. Optionen besitzt. Das gilt besonders für Branchen mit sehr spezifischen Zahlungsvorgängen, die von den verbreiteten Standardabrechnungen abweichen. ³
• Überprüfen Sie, inwieweit die Software mit der Buchhaltung zusammen arbeitet bzw. welche Einschränkungen hier zu erwarten sind. ⁴
• Klären Sie in welcher Form ein Online-Banking-System die Daten zur weiteren Verarbeitung zur Verfügung stellt. Gibt es beispielsweise für jede Bankbuchung einen eindeutigen Schlüssel? Werden die Bank Exportdateien im Standard-Format Message-Type 940 (MT940) angeboten?
• Fragen Sie nach dem Rechnungsworkflow, wenn beispielsweise Kundenrücksendungen und, Reklamationen oder technischer Support automatisiert bearbeitet werden soll.
• Prüfen Sie die Möglichkeit der automatischen Buchung wiederkehrender Forderungen, wenn Sie gleichbleibende bzw. berechenbare periodische Zahlungen anweisen müssen (z.B. Miete).
• Ermitteln Sie welche Textbausteine oder Forderungsschriftsätze für das Mahnwesen zur Verfügung stehen und inwieweit sie entsprechend der aktuellen Rechtslage aktualisiert werden.
• Stellen Sie fest, ob ein PDF-Rechnungsdruck mit anschließender Komprimierung einer oder vieler Rechnungen möglich ist, um Rechnungen über einen externen Anbieter drucken, kuvertieren und frankieren zu lassen. Das ist besonders dann sinnvoll, wenn periodisch eine hohe Anzahl an Rechnungen anfällt.⁵
• Fragen Sie nach der Möglichkeit mit mandantenübergreifenden Debitorenstämmen zu arbeiten, wenn Sie mehrere Filialen abbilden oder die Abwicklung des Zahlungsverkehrs als externer Dienstleister anbieten.
• Versichern Sie sich, dass das Online-Banking-Verfahren mindestens den HBCI (Homebanking Computer Interface) Standard hat, um eine ausreichende Sicherheit im Online-Zahlungsverkehr zu ermöglichen. Weiterentwicklungen sind „Financial Transaction Services“ (FinTS), die Sicherheitsverfahren mit elektronischer Signatur realisieren.
• Prüfen Sie, welche Online Zahlungsmethoden für Ein- und Auszahlungen unterstützt werden. Berücksichtigen dabei auch zukünftige Zahlungsverhalten bzw. -anforderungen Ihrer Kunden und Zulieferer.⁶
• Beachten Sie die Möglichkeiten mobiler Zahlungsmethoden, besonders wenn Sie private Endkunden haben. ⁷
• Fragen Sie nach bestehenden Plausibilitätsprüfungen bei Überweisungen im Online-Banking, um fehlerhafte Zahlungsanweisungen möglichst zu vermeiden.