Ein Online-Handbuch ist im Gegensatz zur gedruckten Printausgabe des Handbuchs eine internetbasierte Softwaredokumentation. Heutzutage nutzen viele Anbieter die multimedialen und interaktiven Möglichkeiten des Internets und stellen zur Software ein Online-Handbuch bzw. eine Online-Dokumentation zur Verfügung. Gegenüber gedruckten Handbüchern bieten Online-Handbücher eine Reihe an Vorteilen:
Online-Handbücher sind eigene Anwendungen mit Funktionen zur Navigation, Suche, Kommunikation, Selektion von Informationen mit dem Zweck das Softwareprodukt und die damit zu erledigenden Arbeiten zu dokumentieren.
Weil Änderungen an der Software bzw. am Handbuch schnell und unkompliziert publiziert werden können, sind Online-Handbücher aktueller als Printversionen.
Über reinen Text und Bilder hinaus, können Online-Handbücher animierte Grafiken, Videos und audio-visuelle Funktionen enthalten. Besonders Videos eignen sich zum passiven Erlernen der Anwendung. Enthaltene Demo-Dialoge und Eingabemasken lockern das Handbuch auf und Vermitteln die Softwarefunktionen anschaulich.
Durch die fehlende Beschränkung des Informationsumfangs und vergleichsweise einfache Aktualisierung können auch Detailinformationen bereit gestellt werden. Insgesamt wird im Büro Platz eingespart, den auf Papier basierende Manuals, Datenblätter, Schulungsordner, Supporthandbücher und allgemeine Informationsausdrucke sonst beanspruchen würden.
Die genannten Vorteile bilden auch gleichzeitig die Kriterien zur Beurteilung eines Online-Handbuchs. Wie eine Software im Allgemeinen, so kann ein Online-Handbuch auch an sich im Hinblick auf Benutzerfreundlichkeit, Barrierefreiheit, Performance, usw. beurteilt werden. Nützlich kann es auch sein, wenn das ganze Handbuch oder Teile davon als PDF-Datei oder ähnlich verbreitetes, ausdruckbares Format downloadbar sind, um es auch offline verwenden zu können.