Organisation

Organisationssoftware

Typische Funktionen für Organisationssoftware

• Erfassung, Planung, Modellierung, Optimierung und Durchführung von Geschäftsprozessen
• Visualisierung von Strukturen der Aufbau- und Ablauforganisation
• grafische Auswertung und Darstellung von Abläufen
• Darstellung möglicher Prozesswege
• Variation von Parametern für Geschäftsprozess Simulation
• Verwaltung verschiedener Prozesstemplates für unterschiedliche Anwendungsbereiche
• Verwaltung von Prozesshierarchien
• Ableitung möglicher SOLL-Prozesse aus analysierten IST-Prozessen
• Funktionen zum Auffinden von Aufgaben- und Kompetenzträgern
• Formulardesigner
• Prozessdesigner
• Analyse integrierter Teilprozesse
• Unterstützung selektiver Teilstrukturanalysen z.B. durch Filterfunktionen
• Prozessoptimierung
• Ermittlung von Kosten, Zeiten und Mengen
• Kapazitätsauswertungen im Rahmen der iterativen und nicht-iterativen Analyse von Einzelaufgaben
• Eskalationsmanagement, Erinnerungsmanagement
• Erfassung und Auswertung von Mitarbeiterkapazitäten
• Erfassung und Verwaltung betrieblicher Verbesserungsvorschläge
• Verwaltung und Export/Veröffentlichung von Stellenbeschreibungen
• Lifecycle und Versionsmanagement für die Workflows
• Delegationsfunktionen (z.B. Vertreterregelungen bei Abwesenheit)
• LDAP Anbindung¹
• Messaging
• Reports
• Verwaltung von To-Do-Listen
• Kalenderfunktionen
• Funktionen für das Changemanagement

Weitere spezifische Kriterien und Frage-Anregungen für die Beurteilung von für Organisationssoftware

• Führen Sie vor der Softwareentscheidung eine gründliche Marktrecherche der potentiell geeigneten Lösungen durch. Unser Tipp: Greifen Sie dabei völlig unverbindlich auf unseren kostenfreien Recherche-Service zurück. Es werden weite Teile der Ausschreibung übernommen, potentielle Lösungen strukturiert darstellt und die Kommunikation mit den Anbietern dokumentiert!
• Beachten Sie, dass es für die Modellierung des Workflow Standards gibt. Fragen Sie welche davon eingehalten wurden, um neuen Mitarbeitern den Systemeinstieg zu erleichtern und problemloser Daten mit anderen System auszutauschen.
• Achten Sie darauf, dass bei der Software zur Prozessoptimierung auch die Analyse-Phase ausreichend unterstützt wird. Die Herausarbeitung, Klassifizierung und Analyse der Prozesse bildet die Grundlage zur späteren Optimierung.
• Fragen Sie nach einer Software, um Prozessmodelle bzw. Prozesslandkarten der erhobenen Geschäftsprozesse zu erstellen. Zur Organisation von unterschiedlichen Prozessen bzw. Abläufen in der Unternehmung sind gute Prozessfunktionen zur Abbildung und transparenten Verfolgung kritischer Geschäftsprozesse notwendig. Den erhobenen Prozessen können wichtige Informationen wie z. B. Aufwandstreiber oder kritische Erfolgsfaktoren zugeordnet werden. Dies erleichtert die Entscheidung darüber, in welchen Bereichen Prozesserhebungen im Sinne der Geschäftsprozessoptimierung vorgenommen werden sollten.
• Bringen Sie in Erfahrung, ob die Software die Aufbearbeitung via CMMI (Capability Maturity Model Intergration) unterstützt. CMMI, welches ein Referenzmodell für unterschiedliche Anwendungsgebiete ist, vereinfacht die Darstellung der Unternehmung in den Punkten der Projektplanung, Analyse der Stärken und Schwächen der Organisation und hilft somit Verbesserungsmaßnahmen zu bestimmen. Das Modell wird oft im Qualitätsmanagement eingesetzt.
• Bringen Sie in Erfahrung, ob die Software das Process Mining unterstützt. Mit Process Mining ist die systematische Anwendung von statistischer Methoden auf finale temporaler geordneter Daten gemeint. Ziel ist es, aus Daten Wissen zu extrahieren. Dieses Wissen wird verwendet, um zielgerichtet zu handeln, Dinge zu verändern oder neue Dinge zu schaffen. Anwendung findet Process Mining oft im Prozessmanagement.
• Eruieren Sie, ob die Software Lösung das ARIS-Modell (Architektur integrierter Informationssysteme) unterstützt? Das ARIS-Modell ist ein Ordnungsrahmen welcher von Beschreibungssichten und Beschreibungsrahmen ausgeht. Es wird angewandt, um die Prozessmodellierung einfacher zu gestalten. Das ARIS-Konzept ist heutzutage ein Teil des SAP Exchange Infrastructure. Es dient der Geschäftsprozessoptimierung.
• Bringen Sie in Erfahrung, ob mit der Anwendung Netzpläne erstellt werden können. Netzplantechnik wird bei der Organisation und Terminplanung von Projekten verwendet. Mit dem Netzplan können kritische Pfade innerhalb der Vorgänge ermittelt werden. Anwendung finden sie im Bereich des Projektmanagement.
• Fragen Sie, ob mit der Anwendung Aufgaben nach der Eisenhower-Methode sortiert werden können. Sie dient dazu wichtige Vorgänge als erstes zu erledigen. Unwichtige Vorgänge werden dabei versucht auszusortieren. Sie findet z.B. bei knappen Ressourcen in der Dienstleistung Anwendung.
• Überprüfen Sie, welche Analysefunktionen von der Software bereitgestellt werden. Mögliche Methodiken sind: Benchmarking, Schwachstellenanalyse , Vorgangskettenanalyse, Workflowanalyse usw.
• Ermessen Sie, ob mit der Hilfe der Softwarelösung das Prozessmanagement und IT-Services Management (ITSM) durch Business Service Management (BSM) unterstützt wird. Es dient dazu, zwischen Business und IT eine bessere Abstimmung zu erzielen. Das BSM ist ein Verfahren, welches IT-Service oder ein Teil eines Geschäftsprozesse, welcher signifikanten Geschäftsanforderung unterstützt und ihn somit als strategisches Ziel einer Firma auslegt. Das BSM Modell ist oft im Umfeld von Serviceorientierter Architektur ² , IT-Service, Prozess- oder Geschäftsprozess-Management.
• Sprechen Sie den Hersteller der Software, ob die Anwendung das Supply Chain Management unterstützt. Dabei werden Flüsse von Rohstoffe, Bauteile und Informationen entlang der Wertschöpfungskette von Lieferanten bis zum Endkunden erfasst. SCM ist Bedeutsam z.B. für Produktionsbetriebe.
• Stimmen Sie mit dem Hersteller ab, ob die Software über ein Maßnahmen- und Eskalationsmanagement verfügt. Mit ihr kann die Überwachung und Verfolgung von Augaben und Maßnahmen bei Prozessen, Terminen, Ressourcen durchgeführt werden. Wichtig ist dieses, wenn Sie ein Aktives bzw. Proaktives Eskalationsmanagement betreiben möchten und dafür eine Software-Lösung suchen.
• Bringen Sie in Erfahrung, ob Sie mit Hilfe der Softwarelösung Reports (Berichte) erstellt werden können. Diese sind wichtig im Organisationsbereich für das Controlling. Schauen Sie zumindest, dass Sie Möglichkeit haben Masken oder Listen auszudrucken bzw. für die Weiterverarbeitung zu Exportieren.
• Die Frage nach möglichen Kapazitätsdarstellungen auf Basis von Aufgabenprofilen ist ebenso sehr wichtig. Fundamentale Informationen zur Personalbemessungen, Reorganisationsmaßnahmen, Prozesscontrolling, Bildungsbedarfsanalysen, Stellenbewertungen, Leistungsbewertungen und Personalentwicklungsgesprächen sowie zur effektive Bewerberauswahl und Nachfolgeplanungen sollten ermittelbar sein.
• Achten Sie bei Software zur Unterstützung des Workflows darauf, dass im Fall von weniger automatisierbaren Abläufen, Systeme des Wissensmanagement angebunden sind. Oft sind diese eher einzelfallorientierten und einmaligen Abläufe in strukturierbare Prozesse eingebettet.