Die Entwicklung von Individualsoftware stellt man zumeist in Phasen der Softwareentwicklung modellhaft dar. Für den Prozess der Softwarebeschaffung können einige dieser Phasen übernommen und wie folgt skizziert werden:
Anstoß
Ein Bedarf nach neuer Software kann etwa ausgelöst werden durch die Neugründung eines Unternehmens oder einer Abteilung, die Zusammenlegung einzelner Unternehmensbereiche, die Veralterung bestehender Soft- oder Hardware,
Rechtsänderungen oder durch Rationalisierungsmaßnahmen.
Ist-Analyse
Man analysiert den Bereich, welcher durch die neue Software unterstützt werden soll. In größeren Projekten ist diese Ist-Analyse ein umfangreiches Projekt, das von mehreren Fachleuten1 durchgeführt wird. Bei kleineren Vorhaben findet dieser Vorgang eher intuitiv statt. Grobe gedankliche oder kurz skizzierte Vorstellungen bilden die Grundlage für die Formulierung des Softwaretyps und einer Anforderungsliste. Man sollte sowohl Aufbau- und Ablaufstrukturen, wie z.B. Geschäftsprozesse, Datenstrukturen und -mengen, als auch Schwachstellen analysieren.
Sollkonzept
Unter Berücksichtigung des Ist-Zustands und der Schwachstellen formuliert man das Soll-Konzept. Für die Softwarebeschaffung eignen sich dabei Anforderungslisten bzw. ein Anforderungskatalog, der auch oft als Lastenheft bezeichnet wird.
Bewertungs- und Auswahlprozess
Aufgrund des Anforderungskatalogs untersucht man den Markt auf potentielle Lösungen2 und wählt eine geeignete Software aus.
Einführung der Software
Auch die Einführung der neuen Software ordnen wir dem Beschaffungsprozess zu. Denn einerseits kann es sein, dass sich nach der Einführung der Software herausstellt, dass man die falsche Entscheidung getroffen hat. In diesem Fall ist der Beschaffungsprozess nicht abgeschlossen und muss man ein oder mehrere Schritte zurückspringen. Auf der anderen Seite werden erst nach der Einführung die Folgekosten3 immer deutlicher.
In den genannten Phasen finden auch Rückkopplungsprozesse statt. Sprünge zu vorangestellten Phasen sind, besonders bei kleineren Projekten, eher die Regel als die Ausnahme. In den folgenden Abschnitten vertiefen wir diese Themen.
| 1 | z.B. Systemanalytikern, Abteilungsleitern, Softwareentwicklern u.s.w. |
| 2 | Hier eignen sich z.B. die Rubriken des SoftGuide Softwareführers |
| 3 | vgl. auch Abschnitt 2.1 Softwarekosten / Benutzerlizenzen |