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Projektmanagement zur Softwareeinführung


Unterstützung der Software-Einführungsphase seitens des Softwareanbieters

Eine neue Software kann einfach und schnell zu installieren sein. Deren Einführung ist aber möglicherweise auch ein komplexer Vorgang. In solchen Fällen ist es sinnvoll, wenn der Anbieter1 einer Software diesen Installationsvorgang fachlich unterstützt. Die Einrichtung der neuen Software stellt sich in diesen Situationen als ein separates Projekt dar. Ein Beurteilungskriterium des potentiellen Anbieters kann das Projektmanagement des Anbieters sein.

”Unter dem Begriff Projektmanagement (PM) versteht man das Planen, Steuern und Kontrollieren von Projekten. Viele Begriffe und Verfahrensweisen im Projektmanagement sind mittlerweile etabliert und standardisiert.”

Quelle: Wikipedia, Projektmanagement

Die Deutsche Gesellschaft für Projektmanagement e.V. (GPM)2 empfiehlt für die Einführung von Software folgendes Vorgehen:

  1. Projektmanagement: Aktivitäten planen, kalkulieren oder die Umsetzung steuern, kontrollieren
  2. Wichtige Details vertraglich vereinbaren oder zumindestens protokollieren
  3. Eine konstruktive Zusammenarbeit mit dem Softwareanbieter anstreben und einen direkten Ansprechpartner für die Koordination aller Ihrer Belange vom Softwareanbieter abstellen lassen
  4. Einführung der Software Schritt für Schritt durchführen, nicht alles auf einmal
  5. Mögliche Risiken im Vorhinein durchdenken und notieren
  6. Spätere Anwender bei der Auswahl und bei der Einführung der Software miteinbeziehen
  7. Datenübernahme (Migration) beachten, Profis ans Werk lassen
  8. Individuelle Anpassungen hinterfragen, Prioritäten klären, Anpassungen exakt spezifizieren, um Unklarheiten zu vermeiden und ausgiebiges Testen der Softwareanpassungen
  9. Offene Punkte, welche sich bei der Einführung der Software ergeben, schriftlich festhalten: z.B. eine Offene-Punkte-Liste anfertigen
  10. Fertigen Sie eine unternehmenseigene Dokumentation an

Mögliche Gliederung könnte hier (und in den folgenden Unterpunkten) sein:

  • Wieviele Einführungsprojekte wurden bereits erfolgreich durchgeführt? (Erfahrung des Teams)
  • In welchem Umfang wird die Einführung unterstützt?
  • Gibt es bestimmte Migrationschemata?
  • Welches Werkzeug wird für das zum Projektmanagement verwandt?

Die drei bekanntesten Projektmanagement-Verbände weltweit sind:

  1. Amerikanisches Project Management Institute (PMI) mit der PMP-Zertifizierung3
  2. Britisches Cabinet Office mit der Prince2-Zertifizierung4
  3. International Project Management Association (IPMA) mit der IPMA-Zertifizierung5

Unser Tipp:

Erfragen Sie beim Anbieter oder Hersteller vorab, inwieweit er Anwender bei der Einführung der Software unterstützt. Erkundigen Sie sich, ob dies planmäßig durchgeführt wird, etwa nach dem Schema eines Projektmanagements und wer genau dafür zuständig ist.

1 oder ein vom Anbieter beauftragter Dienstleister
2 GPM Deutsche Gesellschaft für Projektmanagement e.V. (GPM), aufgerufen am 22.09.2022
3 Project Management Institute
4 Cabinet Office
5 International Project Management Association
Abkürzungen:
PM: Projektmanagement
e.V.: eingetragener Verein
PMI: Project Management Institute
IPMA: International Project Management Association