Ein bedeutender Unterschied zwischen denen am Markt existierenden Softwareprodukten besteht darin, wie viele der angebotenen Funktionalitäten in der Standardversion enthalten und welche durch einen Aufpreis erhältlich sind. Bei der Auswertung der einzelnen Lösungen spielt dieser Sachverhalt eine große Rolle, da die Investitionskosten insgesamt höher ausfallen, wenn die Standardproduktversion nicht alle Anforderungen abdeckt. Daher sind diejenigen Systeme in die nähere Auswahl einzubeziehen, die den größten Abdeckungsgrad in der Standardversion erzielen.
Eine Ausarbeitung der funktionalen Anforderungen bis ins kleinste Detail ist für die Vorauswahl der Softwarelösungen jedoch noch nicht notwendig. Hierbei geht es zunächst um 4 Basis-Kernfunktionsbereiche, der “Suchen”, der “Texterstellung”, der “Terminplanung” und der “Auswertung”. In dieser Phase ist es völlig ausreichend, diese einzelnen Kernfunktionen und/oder zum Beispiel Teilgeschäftsprozesse in den Unternehmensbereichen Vertrieb, Lagerwirtschaft, Einkauf, Produktion, Rechnungswesen und Personalwirtschaft als Kriterien zu definieren, für die Vorauswahl von zum Beispiel kaufmännischen Anwendungen oder ERP Systemen (Enterprise-Resource-Planning im Deutschen Unternehmensressourcenplanung).
Eine detaillierte Auflistung der Erfordernisse innerhalb der Teilprozesse ist erst in der weiteren Feinauswahl bis hin zur Endauswahl erforderlich. Der niedrige Detaillierungsgrad von fast allen Softwarefunktionen dient in erster Linie einer schnellen und sicheren Durchführung des Vorauswahlprozesses. Während des Vorauswahlprozesses gilt es, sich auf die wesentlichen Funktionen zu konzentrieren und sich nicht von unnötigen Zusatzfunktionen ablenken zu lassen. Ein gutes Beispiel dafür ist ein Software-System in der Warenwirtschaft, das zunächst mit nur vier Daten, der Artikelnummer, dem Preis, der Menge und dem Termin arbeiten kann. Funktionen darüber hinaus steuern hierbei weitestgehend Alternativ- und Zusatzprozesse und dienen nicht der eigentlichen Abwicklung der Kerngeschäftsprozesse.
Im Weiteren finden Sie als Beispiel wichtige Standardfunktionen für die Auswahl von kaufmännischen Software Produkten und ERP Systemen, die generell folgende Abteilungen betreffen:
Zu den wichtigsten, übergeordneten Standardfunktionen, besonders im kaufmännischen Einsatz von Software, gehören immer Suchfunktionen, Textverarbeitung und Kalkulationsmöglichkeiten, Funktionen zur Planung von Terminen sowie Auswertungs- und statistische Basisfunktionen.
Falls notwendig, stellen Sie ähnliche, übergeordnete Standard Funktionen für die von Ihnen benötigte Software zusammen und fragen Sie den Softwarehersteller, ob diese abgedeckt sind. Später entscheiden u. a. Kriterien, wie Kosten für das Entwickeln nicht vorhandener Standard Funktionen und effiziente, wichtige Zusatzfunktionen den Auswahlprozess der jeweiligen Software.