Software für Produktinformationsmanagementsysteme

Was macht ein Produktinformationsmanagementsystem?

In einem Produktinformationsmanagementsystem werden sämtliche Daten, die das Produkt betreffen, gesammelt. Alle Produktinformationen werden dabei medienneutral in einer zentralen Datenbank abgespeichert, so dass sie an verschiedene Systeme (ERP, Shop-System, CRM, CMS usw.) einschließlich Print-Katalogerstellung wieder ausgegeben werden können. Der entscheidende Vorteil des Systems steckt in der zentralen Datenhaltung und der Medienneutralität. Daten für ein Produkt müssen nur an einer Stelle eingegeben bzw. geändert werden. Texte, Bilder und alle anderen Dokumente werden unformatiert in der Datenbank hinterlegt. Für Bilder geschieht dies in der Regel in der bestmöglichen Qualität, so dass diese dann je nach Medium (Print, Web etc.) auf das entsprechende Format bzw. Level gebracht werden. Für Texte wird dabei meist die Auszeichnungssprache XML verwendet. Auf diese Weise wird gewährleistet, dass über alle Medien hinweg (Cross-Medial) einheitliche Informationen publiziert werden können.

Ergänzend zu den allgemeinen Softwarekriterien, die in den vorangegangenen Abschnitten beschrieben wurden, finden Sie nachfolgend fachspezifische Kriterien zur Bewertung von Produktinformationsmanagementsystemen (PIM).

Typische allgemeine Funktionen:

• Zentrale Produktdatenbank
• Medienneutrale Datenhaltung
• Speicherung von Produktbildern, Videos, Datenblätter, Zusatzinformationen zum Download usw.
• Klassifikation, Sortimente
• Verwaltung von Sachmerkmalen, Gefahrgutdaten etc.
• Bereitstellung von Produkt-Content in sämtlichen Kommunikationskanälen (Onlineshop, Preislisten, Broschüren, Katalogen)
• Mehrsprachenfähigkeit
• Benutzerverwaltung mit umfangreichem Rechte- und Rollenkonzept
• Verwaltung von mehreren Mandanten und Publikationen
• Preislisten- und Währungsassistenten
• Suchfunktionen
• Datenausgabe für Printkataloge, Auszugskataloge, Kundenkataloge
• Web to Print bzw. Print-on-Demand
• Schnittstellen zu Vorsystemen (z. B. ERP, CRM, Lieferantenmanagement) und Online-Shops (plentymarkets, Shopware, EDI/API-Schnittstellen
• Workflow-gestützte Datenpflege und systematische Konsistenzprüfungen zur Qualitätssicherung
• Suchmaschinenaufbereitung, Meta-Informationen, Keywords

Weitere spezifische Kriterien und Frage-Anregungen für die Beurteilung von Produktinformationsmanagementsystemen.

• Fragen Sie nach, ob die Software für das Veröffentlichen von Produkten auf einer Internetseite bzw. im Internetshop bereits ein einfaches Webseitenerstellungswerkzeug integriert hat. Dies erlaubt Ihnen, einfach und unkompliziert, die Inhalte auf der Webseite zu verändern oder Bilder und Texte neu zu platzieren.
• Klären Sie, welche Datenbank von der Software benötigt wird. Nicht alle Systeme können Datenbankunabhängig betrieben werden.
• Erkundigen Sie sich, welche Schnittstellen die Software besitzt und welche Formate sie abbilden kann und ob diese kompatibel zu Ihrem CRM, ERP etc. sind. Hierbei sind auch z.B. Schnittstellen für den elektronischen Datenaustausch (Datanorm, TecDoc, nexMart, ARGE etc.) und Formate wie BMEcat oder eCl@ss zu bedenken.
• Fragen Sie bei den Erstellungsmöglichkeiten für Kataloge auch nach Optionen für einen Messemodus oder Offline Versionen.
• Klären Sie, inwieweit die Produktinformationen nicht nur in unterschiedlichen Sprachen, sondern ggfs. mit unterschiedlichen gesetzlichen Rahmenbedingungen in der zentralen Datenbank abgelegt werden können.
• Fragen Sie, ob die Möglichkeit für Print-on-demand auch als Service auf Ihrer Webseite zur Verfügung stehen kann. So können Sie beispielsweise Ihren Kunden den Service für aktuelle Produktdatenblätter oder Auszugskataloge bieten.
• Wenn Sie mit mehreren Sprachen arbeiten, fragen Sie nach ob und wenn ja mit welchem Umfang ein Übersetzungsanager integriert ist in der Software.
• Falls Sie ein bestimmtes Satzsystem wie Adobe InDesign, QuarkXpress oder APP etc. benutzen, fragen Sie nach den entsprechenden Schnittstellen beziehungsweise berücksichtigen Sie die notwendigen Schnittstellen für den externen Druckdienstleister.