Elektronische Akte (e-Akte)

Vorteile von e-Akten

E-Akten sind in der Regel sicherer als Aktenschränke und sparen Platz

Die klassischen Papierakten benötigen viel Stauraum in Form von Regalen oder auch Aktenschränken, die je nach Inhalt der Papierakten unter Umständen einer bestimmten Sicherheitsstufe bzw. Schutzklasse entsprechen müssen. Diese Dokumententresore sollen einen festgelegten Schutz vor Einbruch, Feuer und Löschwasser bieten. Tresore und Aktenschränke benötigen viel Platz in Büros und das Archivieren von Papier benötigt ebenfalls viel Fläche. Die digitale Aktenführung benötigt dazu im Vergleich wesentlich weniger Platz und ist auch leichter als Papierakten zu sichern.

Den Zugang zu Papierarchiven zu regeln und zu überwachen ist wesentlich aufwendiger, als den Zugang zu digitalen Archiven mittels Rollen und Berechtigungen mit Passwörtern sicherzustellen. Digitale Akten geraten in der Regel nicht so schnell in die falschen Hände, wie dies unter Umständen mit Papierakten der Fall ist.

Direkte Kostenersparnis (z.B. weniger Druckkosten, weniger Kopien etc.)

Der Papierverbrauch wird bei einer digitalen Aktenführung deutlich gesenkt. Beispielsweise müssen keine Sitzungsunterlagen, Protokolle oder Ähnliches in vielfacher Ausfertigung angefertigt und versendet werden. Alle Beteiligten haben durch ein umfangreiches Rollen- und Rechtesystem Zugriff auf genau die Daten, die sie einsehen bzw. bearbeiten können sollen.

Schnelles Auffinden bearbeitungsrelevanter Informationen

Die e-Akten sind in der Regel sehr viel einfacher und leichter zu durchsuchen als ein Stapel von Papierakten. Auch Verknüpfungen zwischen Akten sind digital einfacher und schneller abzubilden. Informationen, die für die Bearbeitung eines Vorgangs notwendig sind, sind daher schneller zu finden. Vorgangsbearbeitungen von e-Akten sind zu jeder Zeit und von überall aus möglich.

Automatische Nachweisführung (Revisionssicherheit)

Die Software für die e-Aktenführung stellt in der Regel unter anderem auch die revisionssichere Archivierung, die Einhaltung der Aufbewahrungs- und Löschfristen sicher. Die Software für e-Akten bietet in der Regel ein umfassendes Lifecycle Management, mit dem sich Automatisierungen einrichten lassen. Auf diese Weise können Stichtage und Fristen eingehalten werden.

Kontinuierlicher und standortübergreifender Zugriff auf alle Akten

Ein wichtiger Vorteil der elektronischen Akten ist, dass sie zum einen den kontinuierlichen Zugriff bieten und zum anderen, dass dieser Zugriff von überall aus stattfinden kann. Die Software ist in der Regel auch so ausgestattet, dass der Zugriff mit beliebigen Endgeräten erfolgen kann. Insbesondere in Zeiten von Homeoffice und Remote Work ist ein orts- und zeitunabhängiger Zugriff auf Dokumente wichtig, da ansonsten die Arbeit nicht so erfolgen kann wie vorgesehen.

Komfortabler, digitaler Austausch von Informationen und Dokumenten zwischen Beteiligten

Digitale Akten lassen sich leichter und einfacher und auch wesentlich schneller austauschen als Papierakten. Digitale Akten können über die Software automatisch zur Bearbeitung oder Freigabe weitergeleitet werden. Sie können problemlos von den jeweils Berechtigten aufgerufen werden und beispielsweise ergänzt, verändert und freigegeben werden. Aber auch die informelle Zusammenarbeit wird durch die e-Akte durch die gemeinsame Bearbeitung von Dokumenten gestärkt. Langwieriges Abstimmen per E-Mail beispielsweise ist nicht notwendig, da an einem Dokument gemeinsam gearbeitet werden kann.

Verbesserte Transparenz

Gerade in Verwaltungsangelegenheiten bietet der Einsatz der e-Akte eine verbesserte Transparenz. Alle Beteiligten können über die e-Aktenführung unkompliziert einen einheitlichen Wissensstand zu einem Vorgang erreichen. Es ist schnell ersichtlich, welche Dokumente zu einem Vorgang vorliegen und welche gegebenenfalls fehlen bzw. noch eingereicht werden müssen. Eine nachvollziehbare Aktenführung, bei der sich alle Dokumente in einer e-Akte befinden, verbessert die Transparenz beispielsweise einer behördlichen Entscheidung zu einem Vorgang.

Beachten Sie bitte auch die aktuelle Marktübersicht der Softwarelösungen und Erklärungen zum Thema elektronische Akte (e-Akte)

Typische Funktionen der e-Akten Systeme

• Vorlagenmanagement
• Checklisten
• Fristenüberwachung
• Aufgabenmanagement
• Elektronische Formulare
• Workflow-Management
• Metadaten
• Indexing
• Dokumentenmanagement
• E-Akten erzeugen
• E-Akten bearbeiten
• Aktenzeichen
• Aktenplan
• Aktenplanpflege
• Akten-Lebenszyklus
• Anbindung von Fachverfahren
• Archivierung
• Löschung
• Rechte- und Zugriffsmanagement
• E-Mail-Integration
• Outlook Integration
• Datensynchronisierung
• Schnittstellen zu Drittsystemen

Weitere Tipps und Frage-Anregungen für die Beurteilung von e-Akten Software:

• Wie ist die Zugriffsrechtevergabe geregelt? Werden die Nutzerrechte übersichtlich dargestellt? Prüfen Sie bei der Auswahl einer e-Akten-Software, wie die Rechtevergabe für die Nutzer geregelt ist. Wer darf in der Akte etwas ändern? Wer bekommt Löschrechte für Daten in der Akte oder für eine gesamte Akte?
• Fragen Sie nach, ob Sie Dateien in dem Format abspeichern und später genau in diesem Format wieder aufrufen können, in dem die Dateien erstellt worden sind z.B. .docx, .xls, .pdf. Können diese Dateien in diesen Formaten dann beispielsweise direkt aus der e-Akten-Software in Outlook als E-Mailanhang beigefügt werden?
• Bietet die e-Akten-Software ein Vorschaufenster? Vorschaufenster bieten eine ausreichende Ansicht, sodass Sie schnell erkennen können, ob die gewählte Datei tatsächlich die von Ihnen zur Bearbeitung gewünschte Datei ist.
• Erkundigen Sie sich nach Möglichkeiten der Administration der e-Akten. Wer darf beispielsweise Externen wie Wirtschaftsprüfern die Einsicht erlauben? Wer legt neue Benutzer an und vergibt die Zugriffsrechte?
• Wie ist das Workflow- bzw. Prozessmanagement gestaltet? Prüfen Sie die Workflow-Funktionen, wenn Sie mit mehreren Benutzern an einer e-Akte arbeiten oder die Arbeiten an einem Dokument über einige Tage andauern können. Workflow-Funktionen sind z.B. Statusinformationen, Arbeitsfortschritte, offene Punkte, Änderungsdokumentationen und Transformationen von Belegen in andere Belegarten.
• Sind Ihre Mitarbeiter im Homeoffice oder an wechselnden Standorten tätig? Dann fragen Sie nach, ob die Lösung flexible mobile Zugriffsmöglichkeiten für Smartphone, Tablet etc. der unterschiedlichen Betriebssysteme bietet.
• Klären Sie die Konfigurationsmöglichkeiten der E-Akten Lösung für beispielsweise Metadaten oder andere Felder. Können Sie eigenständig die Felder hinzufügen, die Sie benötigen? Fragen Sie, ob Metainformationen wie z.B. Versionsnummer, Veröffentlichungsdatum, Name des Autors, Angaben zum Inhaltsverzeichnis etc. gepflegt werden können.
• Lassen Sie sich die enthaltenen Suchfunktionen des E-Akten-Systems erläutern und prüfen Sie, ob z.B. Suchkriterien abgespeichert und Verknüpfungen erstellt werden können. Gibt es Suchfeatures für Ähnlichkeitssuche? Für bestimmte Vorgänge in Behörden kann diese Ähnlichkeitssuche wichtig sein, wenn beispielsweise bei der Suche nach „Meier“ auch andere Schreibweisen wie z.B. “Meyer” oder “Maier” zur Auswahl angezeigt werden.
• Klären Sie, ob das Archiv den für Ihren Betrieb geltenden Gesetzen (Aufbewahrungspflichten etc.) und Richtlinien entspricht.
• Ist das e-Akten-System benutzerfreundlich aufgebaut? Sind beispielsweise die Felder und Schaltflächen übersichtlich und nach ergonomischen Gesichtspunkten angeordnet?
• Fragen Sie den Anbieter, ob die Vorgangsakten nach kundenspezifischen Tätigkeitsbereichen kategorisiert werden können?
• Möchten Sie die e-Akten als cloudbasierte Anwendungen nutzen, sollten Sie bedenken, dass Sie langfristig an diesen Anbieter gebunden sind und unter Umständen nur schwer wechseln können. Schauen Sie daher genau an, wie sicher Ihre Daten sind und wo diese gespeichert werden. Die Server sollten innerhalb der EU stehen, damit diese den europäischen Datenschutzanforderungen entsprechen.