Projektplanung

Was ist Projektplanung?

Projektplanung ist der Prozess, bei dem die Ziele, Aufgaben, Ressourcen, Termine und Abläufe für ein Projekt im Voraus geplant und organisiert werden. Die Projektplanung ist ein wesentlicher Bestandteil des Projektmanagements und dient dazu, sicherzustellen, dass ein Projekt effizient und erfolgreich durchgeführt wird.

Projektmanagementplan erstellen

Die Erstellung eines Projektmanagementplans ist wichtig. Er bietet eine klare Struktur, definiert die Ziele und den Umfang des Projekts. Dadurch haben alle Teammitglieder und Stakeholder ein gemeinsames Verständnis darüber, was erreicht werden soll. Über die Erstellung des Zeitplans im Rahmen des Projektplans werden Aufgaben, Meilensteine und Abhängigkeiten festgelegt. Dies ermöglicht eine effiziente Nutzung der verfügbaren Zeit und stellt sicher, dass das Projekt rechtzeitig abgeschlossen wird. Der Plan identifiziert und verwaltet alle benötigten Ressourcen, einschließlich Personal, Finanzen, Ausrüstung und Materialien.

Ein Projektmanagementplan enthält in der Regel eine detaillierte Budgetierung, die sicherstellt, dass finanzielle Ressourcen effizient genutzt werden. Der Plan kann Standards und Prozesse für das Qualitätsmanagement im Projekt umfassen. Insgesamt fördert die Erstellung eines Projektmanagementplans die Transparenz, Effizienz und den Erfolg eines Projekts, indem sie eine klare Struktur und Leitlinien für die Planung, Durchführung und Überwachung bietet.

Welche Unterlagen und Dokumente kann ein Projektmanagementplan umfassen?

Ein Projektmanagementplan ist ein umfassendes Dokument, das die Basis für die Planung, Durchführung, Überwachung und Steuerung eines Projekts bildet, gemäß DIN 69901-5:2009-01. Er dient als Referenzdokument für das gesamte Projektteam und andere Stakeholder und bietet eine klare Roadmap für die erfolgreiche Umsetzung eines Projekts.

Der Projektmanagementplan umfasst normalerweise eine Vielzahl von Informationen und Elementen, die für die effektive Steuerung eines Projekts erforderlich sind, z.B. Zeitplan, Budget, Ressourcenplan, Kommunikationsplan, Risikomanagementplan und Qualitätsmanagementplan. Nicht für jedes Projekt bzw. für jede Projektgröße sind alle diese genannten Unterlagen erforderlich. Ein Risikomanagementplan und Qualitätsmanagementplan ist beispielsweise für Projekte geringerer Größe und Komplexität nicht unbedingt erforderlich.

Tabelle: Allgemeine Übersicht der Unterlagen und Dokumente für einen Projektmanagementplan

• *Kleine Projekte: Dauer von wenigen Tagen bis zu einigen Wochen, Einzelperson oder kleines Team, geringes Budget, geringe Komplexität mit klar definiertem Umfang und gut abgegrenzten Aufgaben
• **Mittlere Projekte: Längerer Zeitraum von mehreren Monaten bis zu einem Jahr, größeres Projektteam mit evtl. mehreren Abteilungen oder Spezialisten, kann komplexe Aufgaben und Teilziele umfassen und erfordert detaillierte Planung
• ***Großprojekte: Dauer umfasst oft mehrere Jahre mit langfristigen Zielen und Meilensteinen, großes Projektteam mit Fachleuten, großes Budget inkl. Budgetierung und Überwachung, hohe Komplexität mit verschiedenen Phasen, Abhängigkeiten, Risiken und variablen Faktoren

Projektstrukturplan (PSP)

Der Projektstrukturplan ist eine hierarchische Darstellung aller Arbeitspakete und Aufgaben, die für die Durchführung eines Projekts erforderlich sind. Er stellt die Struktur des Projekts grafisch dar, indem er die Beziehungen zwischen den verschiedenen Aufgaben und Arbeitspaketen zeigt. Der PSP hilft, das Projekt in überschaubare Abschnitte zu unterteilen und erleichtert die Zuweisung von Verantwortlichkeiten.

Projektablaufplan

Ein Projektablaufplan dient als schriftliche Aufzeichnung des geplanten Verlaufs eines Projekts, sowohl hinsichtlich der inhaltlichen als auch zeitlichen Aspekte. Dieser Plan strukturiert die Ablaufelemente, darunter Vorgänge und Meilensteine, unter Berücksichtigung der sachlichen Verknüpfungen, der Randbedingungen und des übergeordneten Projektziels. Er kann unterschiedlich gestaltet sein.

Typische Beispiele sind:

Meilensteinplan

Ein Meilensteinplan identifiziert die wichtigsten Meilensteine oder Schlüsselereignisse im Verlauf eines Projekts. Meilensteine markieren entscheidende Punkte, die den Fortschritt des Projekts anzeigen. Sie dienen als Referenzpunkte für die Projektüberwachung und -kontrolle. Der Meilensteinplan hilft, den Projektfortschritt zu verfolgen und sicherzustellen, dass das Projekt zeitnah voranschreitet

Zeitplan oder Stundenzettel

Die Terminliste ist eine Zusammenstellung aller Aktivitäten und Aufgaben eines Projekts in chronologischer Reihenfolge. Er enthält Informationen wie Start- und Enddatum, Dauer und Verantwortlichkeiten für jede Aktivität. Die Terminliste dient als Grundlage für die Erstellung des Gesamtterminplans und gibt einen detaillierten Einblick in den Projektzeitplan.

Balkenplan (Gantt-Diagramm)

Ein Balkenplan ist eine graphische Darstellung des Projektzeitplans, oft in Form eines Gantt-Diagramms. Die horizontalen Balken repräsentieren die Aktivitäten oder Aufgaben, ihre Länge steht für die Dauer, und die Position auf der Zeitachse gibt den Start- und Endzeitpunkt an. Ein Balkenplan erleichtert die Visualisierung von Aufgaben, Abhängigkeiten und Zeitplänen, was die Planung und Überwachung vereinfacht.

Netzplan

Ein Netzplan ist eine schematische Darstellung der logischen Abhängigkeiten zwischen verschiedenen Aktivitäten oder Aufgaben eines Projekts. Es gibt zwei Haupttypen von Netzplänen: den PERT- (Program Evaluation and Review Technique) und den CPM- (Critical Path Method) Netzplan. Netzpläne helfen, den kritischen Pfad, also die längste Kette von abhängigen Aktivitäten, zu identifizieren und den Zeitrahmen für die Fertigstellung des Projekts zu bestimmen.

Kostenplan

Ein Kostenplan im Rahmen der Projektplanung ist eine detaillierte Übersicht über alle finanziellen Aspekte eines Projekts. Der Kostenplan ist entscheidend, um sicherzustellen, dass das Projektbudget angemessen geschätzt wird und dass die finanziellen Ressourcen effektiv verwaltet werden.

Die wesentlichen Bestandteile eines Kostenplans sind:

Projektkostenschätzung

Eine detaillierte Schätzung aller Kosten, die im Verlauf des Projekts anfallen werden. Dies kann Personalkosten, Materialkosten, Kosten für externe Dienstleistungen, Ausrüstungskosten, Reisekosten und andere Ausgaben umfassen.

Budgetierung

Die Festlegung eines Budgets, das die Gesamtkosten des Projekts abdeckt. Das Budget sollte die Kostenschätzung widerspiegeln und als Richtlinie für die finanzielle Steuerung des Projekts dienen.

Kostenaufstellung nach Ressourcen

Eine detaillierte Aufschlüsselung der Kosten nach Ressourcen, wie zum Beispiel Personal, Ausrüstung, Materialien und externe Dienstleistungen. Dies ermöglicht eine genauere Kontrolle und Überwachung der Ausgaben.

Laufende Kostenüberwachung

Mechanismen und Prozesse zur laufenden Überwachung der Kosten während des Projekts. Dies kann regelmäßige Berichterstattung, Budgetvergleiche und Überprüfungen beinhalten.

Risikopuffer

Ein Anteil des Budgets, der als Puffer für unvorhergesehene Kosten oder Risiken im Projekt vorgesehen ist. Dies dient dazu, unerwartete Ereignisse abzufedern und sicherzustellen, dass das Projekt nicht durch unerwartete Ausgaben beeinträchtigt wird.

Kostenkontrolle und -management

Ein Plan für das effektive Kostenmanagement, einschließlich der Definition von Zuständigkeiten, Genehmigungsprozessen für zusätzliche Ausgaben und Maßnahmen zur Kostenreduzierung, falls erforderlich.

Kostenallokation

Die Zuweisung von Kosten zu spezifischen Aufgaben, Arbeitspaketen oder Phasen des Projekts. Dies ermöglicht eine detaillierte Verfolgung der finanziellen Ressourcen im gesamten Projektverlauf.

Kostenverfolgungstools

Die Auswahl und Implementierung von Tools oder Software zur Verfolgung der Projektkosten. Diese können dazu beitragen, den Überblick über die finanzielle Leistung des Projekts zu behalten.

Berichterstattung

Der Zeitplan und der Umfang der Berichterstattung über finanzielle Kennzahlen und Fortschritte im Hinblick auf das Budget. Dies kann regelmäßige Berichte für das Projektteam, Stakeholder oder die Geschäftsleitung umfassen.

Abschlussbericht

Ein umfassender Abschlussbericht, der eine Zusammenfassung der tatsächlichen Kosten im Vergleich zum Budget enthält. Dies ermöglicht eine Evaluierung der Budgetgenauigkeit und dient als Grundlage für zukünftige Projekte.

Ressourcenplan

Ein Ressourcenplan im Rahmen der Projektplanung ist ein Dokument, das alle benötigten Ressourcen für die erfolgreiche Durchführung eines Projekts identifiziert, zuweist und verwaltet. Ressourcen können dabei verschiedene Aspekte umfassen, wie Personal, Zeit, Finanzen, Ausrüstung, Materialien und mehr.

Wesentliche Bestandteile eines Ressourcenplans sind:

Typische Funktionen der Software für Projektplanung

• Aufgabenplanung
• Ressourcenplanung
• Zeitplanung
• Teamkollaboration
• Budgetmanagement
• Risikomanagement
• Berichterstattung und Analyse
• Gantt-Diagramme
• Meilensteine
• Dashboards
• Planvarianten
• Aufgabenpriorisierung
• Dokumentenverwaltung
• Aufgabenverfolgung
• Aufgabenaktualisierung
• Projektprognosen
• Projektabschluss und Bewertung
• Integration von Drittanbieter-Tools