Warenwirtschaft

Was ist ein Warenwirtschaftssystem?

Ein Warenwirtschaftssystem (WWS), meist kurz Warenwirtschaft oder WaWi genannt, ist eine Software zur Verfolgung des Warenbestands und aller Warenbewegungen in einem Unternehmen. Ein WaWi umfasst alle Vorgänge im Ein- und Verkauf, der Lagerhaltung und des Versands. Alle Waren, die ein Unternehmen einkauft oder auch produziert, werden im Warenwirtschaftssystem erfasst. Werden Waren verkauft, wird die WaWi entsprechend aktualisiert. Die zugrundeliegenden Daten eines Warenwirtschaftssystems setzen sich also aus den Stammdaten für Artikel, Lieferanten und Kunden sowie aus den Bewegungsdaten für Angebote, Bestellungen, Aufträge, Lieferscheine, Avisierungen und Rechnungen zusammen.

Schnittstellen können die Warenwirtschaft an Kassensysteme, Online-Shop oder Rechnungsprogramme anbinden. Da die Warenwirtschaftssysteme meist modular aufgebaut sind, gibt es oft auch weitere Module zum Beispiel für CRM, Retouren oder Gerätemanagement.

Unterschiede zwischen Warenwirtschaftssystemen

Da die meisten Warenwirtschaftssysteme modular aufgebaut sind, ist die Grenze zum ERP eher fließend. Ein ERP bildet die gesamte Wertschöpfungskette eines Unternehmens ab. Hierzu gehören auch Personal, Marketing und beispielsweise Controlling. Diese Module bzw. Funktionen sind in einer Warenwirtschaft normalerweise nicht integriert. Umgekehrt ist dies aber schon der Fall, denn Warenwirtschaftssysteme sind in der Regel teil eines ERP Systems.

Ein Warenwirtschaftssystem ist also entweder ein Stand-Alone System mit Schnittstellen zu weiteren Drittsystemen oder Teil eines umfassenden ERP-Systems. Zentrale Systeme sind dabei, wie der Name es bereits vermuten lässt, der Unternehmenszentrale zugeordnet. Als dezentrale Warenwirtschaftssysteme werden die Systeme der mit der Unternehmenszentrale verbundenen WaWis bezeichnet. Im Zusammenhang mit Warenwirtschaftssystemen wird außerdem auch oft von geschlossenen, offenen oder integrierten Warenwirtschaftssystemen gesprochen.

Von einem geschlossenen Warenwirtschaftssystem spricht man dann, wenn Einkauf und Verkauf, Bestellwesen, Disposition und Lager innerhalb eines Systems abgebildet werden. Dies können Daten zu den einzelnen Waren, den Lieferanten, Menge, Wert, Datum des Eingangs usw. sein. Oft geschieht die Datenerfassung beim Eingang sowie der Ein- und Umlagerung sowie beim Versand durch Barcode-Scanner und den Einsatz von EAN-Codes.

Ein offenes WaWi System setzt sich aus einzelnen Modulen zusammen, bei dem ein Modul von einem Drittsystem übernommen wird. Auch das offene Warenwirtschaftssystem umfasst Wareneingang und Warenausgang. Es kann je nach Anbieter auch Disposition, Einkauf, Bestellwesen und Lagermanagement abbilden. Bei einer offenen WaWi müssen die einzelnen Module allerdings nicht alle aus einem System stammen. In einem offenen System werden in der Stamm-Software auf jeden Fall Warenein- und -ausgänge erfasst.

Integrierte Warenwirtschaftssysteme umfassen in der Regel alle notwendigen Module, die auch ein geschlossenes System aufweist. Sie bieten zusätzlich Schnittstellen zu Drittsystemen, so dass z.B. Shop-Systeme, Marktplätze, Lieferanten oder Banken eingebunden werden können. Bei der Integration wird zwischen interner und externer Einbindung unterschieden. Eine interne Einbindung ist beispielsweise die Verbindung des WaWis der Zentrale mit den WaWis der einzelnen Filialen. Bei einer externen Integration wird das unternehmenseigene Warenwirtschaftssystem mit dem WaWi verschiedener Partner innerhalb der Lieferkette verbunden.

In welchen Unternehmen wird ein Warenwirtschaftssystem eingesetzt?

Alle Unternehmen, die Waren in einem Lager vorhalten, benötigen eine Warenwirtschaft. Warenwirtschaftssysteme werden daher insbesondere in Handels- und Logistikunternehmen eingesetzt. Handelsunternehmen kaufen Waren ein und verkaufen diese Waren wieder. Dies trifft sowohl auf Einzelhändler als auch auf Großhändler zu und ist unabhängig davon, ob der Handel ausschließlich online oder auch mit Ladengeschäft betrieben wird. Die allermeisten Handelsunternehmen sind nicht gleichzeitig die Produzenten der Waren, die sie umschlagen. Allerdings ist es durchaus üblich, eingekaufte Waren zu veredeln, Bundles oder Kits zusammenzustellen.

Warenwirtschaftssysteme können branchenneutral konzipiert sein oder auch für die Anforderungen bestimmter Branchen wie z. B. Lebensmittelhandel oder pharmazeutischer Handel etc. ausgerichtet sein. Viele der Warenwirtschaftssysteme unterstützen den Online-Handel bzw. sind in der Lage, mehrere Verkaufskanäle gleichzeitig abzubilden (Multichannel-Lösungen).Eine zentrale Warenwirtschaft, die mit den verschiedensten Kanälen wie eBay, Amazon, weiteren Online-Shops etc. verknüpft ist, kann effizient über Schnittstellen Daten auf die diversen Online-Verkaufsplattformen ausgeben.

Weitere Tipps und Frage-Anregungen für die Beurteilung von Software für die Warenwirtschaft

Zur Infografik

• Führen Sie vor der Softwareentscheidung eine gründliche Marktrecherche der potentiell geeigneten Lösungen durch. Unser Tipp: Greifen Sie dabei völlig unverbindlich auf unseren kostenfreien Recherche-Service zurück. Es werden weite Teile der Ausschreibung übernommen, potentielle Lösungen strukturiert darstellt und die Kommunikation mit den Anbietern dokumentiert!
• Achten Sie auf einen offenen Datenzugang, z.B. SQL-Datenbanken oder andere Standardformate, um mit anderen Produkten spezielle Auswertungen zu tätigen oder Daten zu bearbeiten.
• Prüfen Sie die Artikelverwaltung auf folgende Optionen:
  • Haupt- und Warengruppen, Matchcodes
  • Beliebig viele Preis- und Mengenstaffeln
  • Beliebig viele Lager (Lagerorte)
  • Mehrsprachige Artikeltexte
  • Verkaufspreise in Landes- und Fremdwährungen
  • Einkaufspreise in Landes- und Fremdwährungen
  • Mengenstaffeln für Verkaufs- und Einkaufspreise
  • Beliebig viele Lieferanten pro Artikel
  • Bestellvorschläge bzw. automatisierte Bestellvorschläge
  • Einzel- und Sammelbestellungen
  • Artikelexport/-import, z.B. Artikelimport aus unterschiedlichen Web-Shopsystemen (z.B. xt commerce und OXID)
  • Seriennummernverwaltung
  • Dokumentenverwaltung
• Prüfen Sie die Optionen der Finanz- und Vorgangsverwaltung für Kunden:
  • Angebote
  • Auftragbestätigungen
  • Lieferscheine
  • Rechnungen
  • Gutschriften
  • Tageskasse für Bareinnahmen/-ausgaben
  • E-Mail Benachrichtigung Versand
  • Preisberechnung Brutto/Netto
  • Mehrsprachige Vorgangsausgabe
  • Vorgänge in Landes- oder Fremdwährung
  • Offene Postenliste
  • Mahnwesen
  • Auswertungen für Umsatz und Artikelverkäufe
  • Duplizieren von Vorgängen
  • Wiederkehrende Rechnungen
  • Rundungen, Rundungsfunktionen
• Prüfen Sie die Optionen der Finanz- und Vorgangsverwaltung für Lieferanten:
  • Rechnungseingang in Landes- oder Fremdwährung
  • Auswertungen
  • Offene Postenliste
• Klären Sie welche Funktionen zur Preisfindung vorhanden sind.
• Wichtig sind ggf. auch Funktionen für das Bestellwesen, wie z. B. eine mehrsprachige Vorgangsausgabe sowie Vorgänge in Landes- oder Fremdwährung.
• Desweiteren sollten die Möglichkeiten zur Serviceverwaltung oder für ein umfassendes Servicemanagement von Reparaturaufträgen von Kunden und die Reklamationsverwaltung bei beispielsweise Reklamationen bzw. Aufträgen an Lieferanten nicht vergessen werden.
• Umfassende Optionen zur Korrespondenz wie Briefe/Serienbriefe als Druck, PDF und E-Mail. E-Mail Vorlagen und entsprechende Textbausteine sollten ebenfalls vorhanden sein.
• Lassen Sie sich auch die Möglichkeiten zur Sprachverwaltung für Textausgaben innerhalb von Formularen erläutern.
• Prüfen Sie auch ob Integrationsmöglichkeiten und Schnittstellen vorhanden sind
  • API (Application Programming Interface), Schnittstellen für ERP Systeme
  • Online-Banking z. B. MacGiro 6, Bank X, DTA-Export, ALF, Hibiscus etc.
  • E-Mail Integration für E-Mail Versand (z. B. MS Outlook)
  • Schnittstellen zu Datenbanksystemen
  • PDF-Ausgabe
  • File Transfer und Access Management (FTAM)
• Mögliche Optionen für Adressverwaltung:
  • Viele Zusatzfelder zu einer Adresse bzw. Ansprechpartner, z.B. Handy, Blogs, E-Mail, Internet,
  • Mehrere Ansprechpartner
  • Rechnungs- und Lieferanschriften
  • Funktionen für Notizen
  • Übersicht von Finanzvorgängen und Korrespondenz
  • Individuelle Kundenpreise für Artikel
  • Kreditlimitverwaltung
  • Zahlungsbedingungen
  • Verteiler für Serienbriefe
  • Terminverwaltung
  • Dokumentenverwaltungsfunktionen
• Stellen Sie fest, ob ein integriertes Einkaufssystem vorhanden ist und wie es arbeitet. Macht es z.B. aufgrund von Verkaufsstatistiken Bestellvorschläge und kann diese Bestellungen auf Wunsch automatisch durchführen?
• Welche Lagerverwaltungsfunktionen für den Überblick über den Warenbestand im Lager sind vorhanden?
• Fragen Sie ob nach dem Ausgangsscannen der Kunde per E-Mail informiert wird, dass die Ware verpackt ist und das Lager verlässt.
• Werden Zahlungseingänge automatisch erkannt und die entsprechenden Aufträge weitergeleitet?
• Achten Sie darauf, dass die Rechnungsstellung mittels ZUGFeRD-Standard (ZUGFeRD = Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) möglich ist. Damit kommen Sie Ihren Kunden entgegen, da diese Ihre Rechnungen nach einem anerkannten Standardverfahren automatisch verarbeiten können und somit Kosten sparen.
• Stellen Sie fest wie das Retouren Management abläuft. Werden durch die Vergabe und Organisation von RMA-Nummern⁴ Retouren besser verwaltet?