ERP
Was ist ein ERP - Erläuterungen und Tipps zur Auswahl von ERP Software
Was ist ein ERP?
Die Abkürzung ERP steht für Enterprise Resource Planning. Ins Deutsche übersetzt bedeutet dies Ressourcen Planung im Unternehmen. Anfänglich wurde die Software für die Planung der Materialressourcen genutzt. Im Laufe der Zeit haben sich die Einsatzmöglichkeiten der Software weiterentwickelt. Die ersten Systeme in den 1970er Jahren unterstützen nur die Materialbedarfsplanung. In den 1980er Jahren kam die Produktionsplanung und -steuerung hinzu. Die Lösungen wurden kontinuierlich um Vertrieb, Rechnungswesen und Personalwesen, Kundenbeziehungsmanagement u.s.w. erweitert. Mittlerweile kann die Software bereichsübergreifend für ausnahmslos alle Unternehmensprozesse eingesetzt werden. Sie bildet die betriebswirtschaftlichen Prozesse, z. B. in Produktion, Vertrieb, Personal, Finanzen und Unternehmensstrategie ab.
Ein ERP System umfasst die einheitliche Steuerung aller Unternehmensbereiche. Grundlage hierfür ist die einheitliche Datenbasis. Die Funktionsvielfalt der Software kann daher äußerst umfangreich sein. Die Anforderungen an eine Unternehmenssoftware sind vielfältig und hängen nicht nur von der Branche, sondern auch vom Einsatzumfang im jeweiligen Unternehmen ab.
Vorteile von ERP Systemen:
Die Vorteile einer integrierten Unternehmenssoftware (ERP) liegen in der Vereinheitlichung der Datenpflege. Alle Stammdatensätze befinden sich in einem einzigen System. Dies erleichtert die Informationsgewinnung und vermeidet in der Regel Redundanzen und reduziert Fehlerquellen. Der Einsatz einer integrierten Unternehmenssoftware ermöglicht einen aktuellen und transparenten Gesamtblick auf das komplette Unternehmen. Um die Vorteile nutzen zu können, müssen aber die Unternehmensprozesse und deren Abbildung durch das ERP aufeinander abgestimmt sein. Im Rahmen einer ERP Einführung wird daher oft begleitend eine Prozessoptimierung umgesetzt.
Die Unternehmenssoftware wird nicht nur zur Verbesserung der betrieblichen Abläufe und der Produktivität eingesetzt. Sie kann auch die Zusammenarbeit auf digitalem Wege fördern z.B. durch Dokumentenverwaltung, ECM, Mitarbeiterplattformen und Projektmanagement. Weitere Vorteile liegen in der Zeitersparnis durch automatisierte Vorgänge und der verbesserten Projektsteuerung. Ein ebenfalls nennenswerter Vorteil ist die Steigerung der Mitarbeitermotivation, da monotone Standardaufgaben durch die Software übernommen werden.
Einteilung ERP Software bzw. ERP Systeme:
Da die einzelnen Unternehmensbereiche (Produktion, Controlling, HR, etc.) sich deutlich unterscheiden, ist die Enterprise Resource Planning Software in der Regel wie ein Baukastensystem gestaltet. In Teil dieses Baukastens (Modul) bildet in der Regel einen der Teilbereiche (Finanzen, Vertrieb, HR, etc.) ab. Jedes Modul wiederum besteht aus zahlreichen Funktionen und Schnittstellen. Alle Modulen haben Zugriff auf die einheitliche Datenbank des Systems.
Betriebliche Standardsoftware kann für einzelne Branchen mit einem ganz speziellen Funktionsumfang und besonderen Schnittstellen konzipiert sein. Sie kann allerdings auch branchenneutral bzw. branchenunabhängig entwickelt worden sein. Als grobe Unterteilung werden oft Handel, Dienstleistung, diskrete Fertigung und branchenübergreifend genannt. Manche ERP Systeme decken nur bestimmte Aspekte der Unternehmensbereiche ab. Andere Lösungen umfassen vollumfänglich sämtliche betriebswirtschaftlichen Abläufe eines Unternehmens.
Die benötigten Funktionen bzw. Module können meist auch bei sogenannten Standard-ERP-Systemen frei nach den individuellen Unternehmensanforderungen zusammengestellt werden. In der Regel kann die ERP Software aber an die besonderen betrieblichen Anforderungen angepasst werden.
ERP-Software Module:
Für die Abbildung der Unternehmensprozesse werden von den ERP Herstellern verschiedenste Module angeboten. Diese Module umfassen in der Regel die Produktion, die Warenwirtschaft, den Vertrieb, die Finanzen, das Controlling, das Personal, die Projektsoftware, die Strategie, das CRM und das eBusiness. Die Abbildung von Unternehmensabläufen kann einheitlich über eine Software, das ERP, gesteuert werden. Die einzelnen Unternehmensbereiche werden komplett miteinander verzahnt und tauschen Daten über eine gemeinsame Datenbank aus.
Beachten Sie bitte auch die aktuelle Marktübersicht der Softwarelösungen und Erklärungen zum Thema ERP |
Produktion:
Produzierende Unternehmen benötigen zur Steuerung der Produktionsprozesse eine Vielzahl an unterschiedlichen Enterprise Resource Planning Modulen. Für die Überwachung und Steuerung der Produktion werden u.a. Betriebsdaten benötigt und die Kapazitäten von Maschinen müssen für eine effiziente Auslastung geplant werden. Produzierende Betriebe legen in der Regel großen Wert auf Sicherung der Qualität ihrer Produkte. Ein Schwerpunkt bei der Produktion ist auch die Wartung bzw. die Instandhaltung der Maschinen. Oft werden hierfür auch softwaregesteuert Maschinendaten erfasst. Ein weiterer essentieller Aspekt für die wettbewerbsfähige Herstellung von Waren bzw. Produkten ist die flexible und ständige Anpassung an den Markt mit modernen und leistungsfähigen Maschinen und Mitarbeitern.
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Warenwirtschaft:
Die ERP Module Warenwirtschaft unterstützen Unternehmen bei den diversen Aufgaben rund um die Beschaffung bzw. die entsprechende Bereitstellung des benötigten Materials. Hierzu zählen ebenfalls die Prozesse rund um die Lagerung sowie der Transport innerhalb des Betriebs. Auch Entsorgungsprozesse bzw. das mögliche Recyceln von Material sind im Rahmen der Warenwirtschaft zu berücksichtigen. Die Warenwirtschaft unterscheidet dabei in die verschiedensten Material- und Stoffgruppen wie beispielsweise Roh- und Hilfsstoffe, Betriebsstoffe, Bau- und Ersatzteile und Endprodukte. Innerhalb einer Warenwirtschaft werden Wareneingänge verbucht oder z.B. Lagerbewegungen erfasst und überwacht. ERP Module Warenwirtschaft kommen dabei am häufigsten in Handelsunternehmen zum Einsatz.
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Vertrieb:
Waren müssen nicht nur hergestellt werden und Dienstleistungen nicht nur erbracht werden, sondern sie müssen natürlich auch vertrieben werden. Ein Qualitätsprodukt nützt einem Unternehmen nichts, wenn es nicht beispielsweise über den Außendienst oder Handel verkauft werden kann oder die angebotene Dienstleistung nicht nachgefragt wird. ERP Module Vertrieb unterstützen in der Regel verschiedenste Vertriebsmodelle (B2B, B2C, etc.) und Vertriebskanäle. Diese Modelle und Kanäle können je nach Produkt oder Dienstleistung aber auch je nach Branche sehr unterschiedlich sein. Wichtig ist allerdings bei allen Formen des Vertriebs, dass die Vertriebsmitarbeiter über die Unternehmenssoftware stets die aktuellen Informationen und Daten zur Verfügung gestellt bekommen. Dies ist gerade bei möglichen Reklamationen oder Supportanfragen wichtig.
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CRM:
Das Kundenbeziehungsmanagement (Customer-Relationship-Management – kurz CRM) unterstützt im Unternehmen alle Prozesse rund um das kundenbezogene Front-Office. Die Kundenbetreuung bzw. die Kommunikation mit Kunden soll möglichst reibungslos ablaufen und ein ins ERP integrierte CRM hat stets alle aktuellen Daten zur Verfügung. Zu den ERP Modulen CRM zählen daher alle die Funktionalitäten, die die Kontakte, Angebote und Aufträge, Transaktionen und Reklamationen sowie Anrufe abbilden. Oft sind für die Standardaufgaben im Rahmen des Kundenbeziehungsmanagements Workflows hinterlegt, die die Abarbeitung standardisieren und beschleunigen. Die im CRM erfassten Kundenstammdaten werden selbstverständlich automatisch an das ERP weitergegeben bzw. umgekehrt bekommt das CRM Daten aus dem ERP zur Verfügung gestellt.
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Personal:
Die Mitarbeiter sind das wichtigste Unternehmenskapital. Die ERP Module Personal unterstützen die Erfassung von Mitarbeiterkompetenzen ebenso wie die Mitarbeiterentwicklung und die Mitarbeitermotivation. Desweiteren umfassen die HR Module Funktionen wie Gesundheits- und Sozialmanagement aber auch das Weiterbildungsmanagement. Zu dem sehr umfangreichen Bereich Personalwesen gehören auch das Personalstammdatenmanagement, die Abrechnung von Lohn und Gehalt sowie die Einsatzplanung der Mitarbeiter. Über ein optimiertes Bewerbungsmanagement können Unternehmen oft schneller und effizienter passende neue Mitarbeiter finden. Die interne Unternehmenskommunikation gestaltet sich einfacher und besser, wenn beispielsweise Mitarbeiter-Informationssysteme zum Einsatz kommen, die die Verwaltung auch durch Self-Service-Funktionen entlasten können.
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eBusiness:
Als eBusiness oder eCommerce wird in der Regel jeglicher Verkaufsprozess verstanden, der über das Internet abgewickelt wird. Dabei kann die Abwicklung z.B. über Online-Shops, Auktionsplattformen oder Download-Plattformen erfolgen und die verschiedensten Waren oder Dienstleistungen umfassen. Bei der kanalübergreifenden Vermarktung von Waren und Dienstleistungen ist ein erfolgreicher, ans ERP angebundener Online-Shop, eine wichtige Grundlage. Die Anbindung des eCommerce Systems an das ERP vermeidet doppelte Eingaben, den daraus resultierenden Mehraufwand und reduziert die Fehleranfälligkeit. Verfügbarkeiten sind aktuell zu erkennen, Bestellungen und Auslieferungen können in nahezu Echtzeit verfolgt werden. Die Inhalte für Shops oder Auktionsplattformen werden in der Regel aus dem Enterprise-Content-Management oder dem Content-Management-System bereitgestellt.
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Controlling:
In einem Unternehmen zum richtigen Zeitpunkt die passenden geschäftlichen Entscheidungen zu treffen ist essentiell. Die ERP Module Controlling erfüllen dabei die Aufgaben diese Festlegung und Zuordnung von Zielen zu unterstützen. Im Controlling sind Analyse, Simulationen und Logik gefragt, um beispielsweise Budgetpläne zu erstellen, Zahlen und Informationen (KPI, Balanced Scorecard, ...) für das Unternehmensmanagement aufzubereiten, Soll und Ist zu vergleichen oder auch Prozesse und Schwachstellen zu analysieren. Innerhalb des Controllings gibt es oft auch Spezialisierungen für Vertriebs-Controlling, Produktionscontrolling oder z.B. Logistik- oder Marketing-Controlling. Die ERP Module Finanzen unterstützen dabei sowohl strategisches als auch operatives Controlling.
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Finanzen:
Ein zentraler Bestandteil aller Betrachtungen eines Unternehmens ist das Finanz- und Rechnungswesen. Buchhaltung ist für Unternehmer verpflichtend. Die Nutzung dieser Module und Funktionen als Bestandteile des Enterprise Resource Planning Systems, erhöht in der Regel die Effizienz in der Lohnbuchhaltung ebenso wie im Rechnungswesen. Die ERP Module Finanzen bilden u.a. die Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung ab. Unternehmen setzen diese Module beispielsweise ein, um Geldtransaktionen zu dokumentieren. Das externe Rechnungswesen unterliegt gesetzlichen Regelungen und befasst sich mit den aktuellen bzw. zurückliegenden Geschäftsvorfällen, während sich das interne Rechnungswesen mit Kosten- und Leistungsrechnung, Kalkulation etc. für zukünftige Vorgänge befasst. Die Stammdaten aus Einkauf, Verkauf und Lagermanagement bilden für die ERP Finanz Module die Grundlage aller Vorgänge.
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Strategie:
Ein Unternehmen muss einen langfristigen geschäftlichen Ansatz haben, um die grundsätzlichen Vorhaben verwirklichen zu können. Zu diesen strategischen Überlegungen zählen beispielsweise durch Forschung und Entwicklung neue Produkte auf den Markt zu bringen. Oft wird in Unternehmen auch ein Ideemanagement eingesetzt, um das Potential der Mitarbeiter, was z.B. Prozessoptimierungen angeht, nutzen zu können. Bei den strategischen Auswertungen und Planungen kommen immer häufiger Data Mining und Business Intelligence (BI) Funktionen zum Einsatz. Die Unternehmensführung soll so das Risiko für Fehlentscheidungen minimieren und frühzeitig neue geschäftliche Chancen erkennen.
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Projektsoftware:
Projekte sind dadurch definiert, dass sie eine zeitlich befristete Aufgabe darstellen mit einem definierten Anfangs- und Endpunkt. Verschiedene Projekte können sich in ihrer Komplexität deutlich unterscheiden. Die Bestandteile der Prozesse rund um das Projektmanagement sind die Definition des jeweiligen Projektes, die Durchführung sowie der Projektabschluss. Unternehmen müssen bei der Projektverwaltung die internen und externen Organisationsstrukturen berücksichtigen. Die Software bildet jeweils den Auftraggeber, den Projektleiter sowie das Projektteam ab. Die ERP Module Projektsoftware unterstützen die Planung, die Leistungserfassung innerhalb von Projekten sowie auch die Verwaltung von mehreren Projekten gleichzeitig (Multiprojektmanagement). Unternehmen richten Projekte meist stark an den Unternehmenszielen aus. Aufgrund der fortschreitenden Globalisierung und des Outsourcings gewinnen die ERP Module Projektsoftware immer mehr an Bedeutung.
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Cloud (Mobile) oder On-Premises?
In vielen Softwarebereichen werden mittlerweile nicht nur Vor-Ort-Installationen (On-Premises) angeboten, sondern auch Cloud Lösungen. Auch ERP-Systeme sind als Cloud-Lösungen, als Vor-Ort-Installationen (On-Premises) oder als Mischform von beiden (Hybrid) auf dem Markt. Die Entscheidung für oder gegen eine Cloud-Lösung sollte verschiedene Aspekte berücksichtigen (siehe Tabelle).
Cloud-Software heißt, Sie benötigen auf jeden Fall rund um die Uhr eine stabile Internetverbindung für Ihr Unternehmen. Diese Internetverbindung sollte auch auf jeden Fall genügend Datenvolumen übertragen können und dies sowohl im Upload als auch im Download. Das beste Cloud ERP nützt nichts, wenn die passende Internetverbindung nicht vorhanden ist. Oft fällt auch der Begriff Mobiles ERP. Hierbei haben dann Unternehmen und Mitarbeiter von außen Zugriff auf das System. Bei diesem mobilen Zugriff stehen Sicherheitsaspekte im Vordergrund. Immerhin geht es bei den Daten unter Umständen um unternehmenskritische Informationen, die definitiv nicht in die Hände Dritter gelangen sollten.
Herkömmliche Vor-Ort ERP Systeme, bei denen die Daten direkt im Unternehmen gespeichert werden, haben unter Aspekten des Datenschutzes und der Datensicherheit sowie der Erreichbarkeit durchaus einige Vorteile. Bei diesen Installationen lassen sich in der Regel als weiterer Vorteil die Funktionalitäten besser an die jeweiligen Geschäftsprozesse anpassen. Es gibt auch Mischformen der Nutzung (Hybrid-Systeme), bei denen Anwendungen mit sensiblen Daten im Unternehmen verbleiben und nur Teile der ERP Software in die Cloud ausgelagert werden.
Tabelle: Vergleich zwischen ERP Cloud und On-Premises Systemen
| Cloud-ERP | On- Premises ERP | |
| Anfangsinvestitionen IT | gering | hohe Investitionen in Material und Personal |
| Kosten | Mietkosten | Lizenzkosten |
| Mobilität /Zugriffsoptionen für Mitarbeiter und Maschinen | hoch | gering |
| Datenschutz | hängt vom Serverstandort ab | eigene Verantwortung des Unternehmens |
| Datensicherung | outgesourct | im Unternehmen |
| Datenhoheit | Verlust durch Outsourcing | liegt im Unternehmen |
| Kontrolle über das System | nein | ja |
| Performance in Bezug auf die vorhandenen Datenleitungen zum Serverstandort | kann schwanken | geringe Abhängigkeit vom Internetanschluss |
| Abhängigkeit vom Rechenzentrumsbetreiber | ja | nein |
| Anpassungsfähigkeit / Customizing | gering | hohe Flexibilität |
| Modularität | in der Regel modular | je nach Anbieter oft nur als Komplettsystem |
Tipps zur Auswahl von ERP Software
- Führen Sie vor der Softwareentscheidung eine gründliche Marktrecherche der potentiell geeigneten Lösungen durch. Unser Tipp: Greifen Sie dabei völlig unverbindlich auf unseren kostenfreien Recherche-Service zurück. Es werden weite Teile der Ausschreibung übernommen, potentielle Lösungen strukturiert darstellt und die Kommunikation mit den Anbietern dokumentiert!
- ERP-Systeme mit einer hohen Vielfalt an Funktionen, beruhen oft auf älteren Softwaretechnologien. Dies kann aufgrund von technischen Inkompatibilitäten dazu führen, dass das System weniger flexibel eingesetzt werden kann.
- Funktionalitäten für die Finanzbuchhaltung bieten einen sehr guten Überblick über alle Finanzbewegungen. Fragen Sie hier auch, ob beispielsweise auf mehrere Geschäftsjahre zugegriffen werden kann. Durch das Führen von z.B. Verkehrszahlen aus der Vergangenheit ergibt sich die Möglichkeit auf einfache Weise Monatsvergleiche zu erstellen, mit Plan- und Sollzahlen zu arbeiten und Soll-/Ist-Vergleiche über einen beliebigen Zeitraum hinweg zu erstellen.
- Mit kompletten ERP-Systemen werden Verkaufsvorgänge von der Angebotserstellung über Auftragsverwaltung und dem Warenausgang bis hin zur Fakturierung abgebildet. Des Weiteren stehen Zusatzfunktionen, wie z.B. Angebots- und Umsatzstatistiken, Provisionsabrechnung, Archiv und mehr zur Verfügung stehen. Über die Verkaufsfunktionen des ERP-Systems erhalten Sie jederzeit einen aktuellen Überblick über die Geschäftsbeziehungen mit Kunden sowie über die Umsatzentwicklung von Artikeln. Fragen Sie nach allen vorhandenen und optionalen Funktionen diesbezüglich.
- Beachten Sie, dass bei der Einführung von kleineren, modularen Enterprise-Resource-Planning-Systemen der Schwerpunkt auf der Konfiguration der Module liegt. Dadurch werden individuelle, teure und umfangreiche Softwareanpassungen vermieden.
- Wägen Sie ab, ob Sie die einzelnen Module der ERP Software nacheinander, in einzelnen zeitlichen Abschnitten einführen wollen oder ob Sie die Einführung für alle Modulen gleichzeitig durchführen wollen.
- Beachten Sie, dass bei der Auswahl und Einführung eines ERP-Systems nicht nur eine, sondern mehrere oder sogar alle Abteilungen Ihres Unternehmens betroffen sein können. Somit kann die Auswahl einer ungeeigneten Software zum Ruin eines Unternehmens führen und die sorgsame Auswahl der geeigneten Software ist besonders wichtig.
- Bedenken Sie, dass Sie für die Einführung einer ERP-Software ausreichend Unternehmensressourcen (Kapital, Zeit, Mitarbeiter) zur Verfügung stehen. Dadurch, dass bei der Einführung eines Systems mehrere Abteilungen eines Unternehmens involviert sind, ist die Einführung wesentlich aufwändiger als die Einführung einer Software, die nur in einem Unternehmensbereich genutzt wird, wie bspw. CRM-Software. Überlassen Sie die Auswahl des ERP nicht allein der EDV-Abteilung!
- Beachten Sie bei der Einführung einer integrierten Unternehmenssoftware, dass die am Markt angebotenen Systeme zum Teil sehr unterschiedliche Funktionen anbieten. Dies zu wissen ist wichtig, um Konflikte mit bereits im Unternehmen eingesetzten Softwarelösungen zu vermeiden. Legen Sie folglich vor Beginn der Auswahl den erforderlichen Funktionsumfang fest.
- Überlegen Sie, ob Sie ein System wählen, in dem CRM-Funktionen integriert sind. Dadurch können Sie Ihr bisher eingesetztes CRM ersetzen und stellen so sicher, dass die CRM-Funktionen vollständig kompatibel zum gewählten System sind und die Nutzung durch eine einheitliche Systemoberfläche sowie die Wartung eines einzelnen Systems, statt zwei Systeme, vereinfacht wird.
- Entscheiden Sie, ob Sie die Funktionalitäten eines Warenwirtschaftsystems benötigen. Warenwirtschaftssoftware besitzen zum Teil Kernfunktionen, die sich mit den Funktionen kompletter ERP-Systeme überschneiden.
- Achten Sie darauf, dass die ERP Software kompatibel zu den bisherigen Softwaresystemen ist und über die entsprechenden Schnittstellen verfügt. Da diese System direkt oder indirekt alle Unternehmensbereiche betrifft, ist dies zu berücksichtigen, wenn Sie bisherige Insellösungen weiterhin einsetzen wollen. Nur wenn ein Datenaustausch mit der übrigen Software erfolgen kann, können die betreffenden geschäftlichen Prozesse auch optimiert werden.
- Achten Sie darauf, dass das Enterprise-Resource-Planning-System über ein personalisierbares Dashboard verfügt, mit dem die relevanten Kennziffern dargestellt werden können. Auf diese Weise erhält auch das Management alle notwendigen Kennziffern in einer zentralen Übersicht.