Software > Software-Tipps > Fachspezifische Kriterien > Betriebliche Anwendungsbereiche > Verwaltung > Zeiterfassung

Zeiterfassung, Arbeitszeiterfassung

Typische Funktionen und Tipps zur Auswahl von Zeitererfassungssoftware

Die Arbeitszeiterfassung bezieht sich auf den Prozess, bei dem die Arbeitszeit von Mitarbeitern erfasst und dokumentiert wird. Dies dient verschiedenen Zwecken, einschließlich der Berechnung von Löhnen und Gehältern, der Überwachung der Arbeitszeit zur Einhaltung von Arbeitszeitregelungen und der Analyse von Arbeitsabläufen zur Verbesserung der Effizienz. Es gibt verschiedene Möglichkeiten, Arbeitszeit zu erfassen, darunter manuelle Methoden wie Zeiterfassungsbögen, Stempeluhrsysteme, digitale Tools und Softwareanwendungen. Je nach Land und Branche gibt es unterschiedliche Vorschriften und Gesetze zur Arbeitszeiterfassung. Es ist wichtig, diese zu beachten, um die Einhaltung der Arbeitszeitvorschriften sicherzustellen. Die Erfassung von Überstunden ist ein wichtiger Aspekt der Arbeitszeiterfassung. Es muss verfolgt werden, wann Mitarbeiter Überstunden leisten und wie diese vergütet werden.Die Arbeitszeiterfassung kann auch Urlaubs- und Krankheitszeiten berücksichtigen, um die Berechnung von bezahltem Urlaub und Lohnfortzahlung im Krankheitsfall zu ermöglichen. Die erfassten Arbeitszeiten können für die Erstellung von Berichten und Analysen verwendet werden, um die Arbeitsleistung zu überwachen und betriebliche Entscheidungen zu treffen.

Beachten Sie bitte auch die aktuelle Marktübersicht der Softwarelösungen und Erklärungen zum Thema Zeiterfassung, Arbeitszeiterfassung

Methoden zur digitalen Zeiterfassung

Die digitale Zeiterfassung kann auf verschiedene Arten erfolgen, je nach den Bedürfnissen und Anforderungen eines Unternehmens.

Methoden zur digitalen Zeiterfassung

Zeiterfassungssoftware Verwendung von spezieller Zeiterfassungssoftware, die auf Computern, Smartphones oder Tablets installiert ist. Mitarbeiter können ihre Arbeitszeiten direkt in der Software eingeben, bearbeiten und verfolgen. Die Software ermöglicht die Zuordnung von Arbeitszeiten zu bestimmten Projekten, Aufgaben oder Kunden. Die Software ermöglicht es Unternehmen, gesetzliche Anforderungen an die Arbeitszeiterfassung zu erfüllen und Überstunden- oder Pausenregelungen einzuhalten. Zeiterfassungssoftware generiert umfassende Berichte über die erfassten Arbeitszeiten, Projekte und Aufgaben. Diese Berichte können für die Lohnabrechnung, die Kostenanalyse, die Leistungsbewertung und die Budgetplanung genutzt werden. Viele Zeiterfassungssoftware-Anwendungen bieten Integrationen mit anderen Unternehmenssoftware-Anwendungen, wie Buchhaltungs- und Abrechnungssoftware, Projektmanagement-Tools und Kalendern.
Zeiterfassungs-Apps Mobile Apps ermöglichen es Mitarbeitern, ihre Arbeitszeiten über ihre Smartphones oder Tablets zu verfolgen. Diese Apps sind oft mit Funktionen wie GPS-Tracking und Geofencing ausgestattet, um sicherzustellen, dass Mitarbeiter nur dann arbeitsbezogene Zeiten erfassen, wenn sie sich am Arbeitsplatz befinden. Diese Apps haben in den letzten Jahren an Bedeutung gewonnen, da sie eine flexible und benutzerfreundliche Methode zur Zeiterfassung bieten. Neben der reinen Zeiterfassung ermöglichen viele Apps auch die Verfolgung von Projekten und Aufgaben. Mitarbeiter können angeben, an welchen Projekten sie arbeiten, und detaillierte Informationen zu ihren Tätigkeiten eingeben.
Zeiterfassungsterminals Hardware-Terminals in Unternehmen oder Büros, an denen Mitarbeiter ihre Zeiten mit einer Karte oder zum Beispiel einem Pin-Code erfassen können. Das Terminal berechnet automatisch die Arbeitszeit eines Mitarbeiters auf Grundlage seiner Ein- und Ausstempelungen sowie eventueller Pausen. Einige Zeiterfassungsterminals bieten auch Zugangskontrollfunktionen, die sicherstellen, dass nur autorisierte Personen bestimmte Bereiche des Unternehmens betreten können.
Online-Zeiterfassung Mitarbeiter können sich über einen Webbrowser in ein Online-Zeiterfassungssystem einloggen und ihre Arbeitszeiten erfassen. Diese Methode ist besonders nützlich für Remote-Arbeiter. Jeder Mitarbeiter hat Zugriff auf sein persönliches Konto, das durch Anmeldedaten wie Benutzername und Passwort geschützt ist. Mitarbeiter geben ihre Arbeitszeiten in das System ein. Dies kann das Eintragen von Anfangs- und Endzeiten, Pausen, Überstunden und Abwesenheitsgründe (z. B. Urlaub, Krankheit) umfassen. Einige Systeme bieten auch die Möglichkeit zur Erfassung von Projektzeiten. Die meisten Online-Zeiterfassungssysteme sind für den Zugriff von verschiedenen Geräten und Plattformen optimiert, was die Flexibilität für Mitarbeiter und Arbeitgeber erhöht.
Zeiterfassung per Telefon Mitarbeiter können ihre Arbeitszeiten über das Telefon per Anruf oder SMS in einem Zeiterfassungssystem registrieren. Dies ist eine relativ einfache Art der Zeiterfassung und die Beschäftigten benötigen hierfür nur eine PIN. Die Zeiterfassung per Telefon bietet Flexibilität, da Mitarbeiter von verschiedenen Standorten aus anrufen können. Dies ist besonders nützlich für Unternehmen mit verteilten Teams, Außendienstmitarbeitern oder Remote-Mitarbeitern.
Biometrische Zeiterfassung Die Verwendung biometrischer Daten wie Fingerabdrücke oder Gesichtserkennung zur Erfassung der Arbeitszeit. Diese Methode ist allerdings aus datenschutzrechtlichen Gründen eher unzulässig. Biometrische Daten dürfen nur mit ausdrücklicher Einwilligung des jeweiligen Beschäftigten genutzt werden.
RFID- oder NFC-basierte Zeiterfassung Mitarbeiter verwenden Karten oder Schlüsselanhänger mit RFID- oder NFC-Technologie, um beim Betreten oder Verlassen des Arbeitsplatzes ihre Arbeitszeiten zu registrieren. Der Hauptvorteil von RFID- und NFC-basierter Zeiterfassung liegt in der berührungslosen Erfassung. Mitarbeiter müssen lediglich ihren Tag in die Nähe des Lesegeräts bringen oder durch ein Gate gehen, und die Daten werden automatisch erfasst, ohne dass sie physisch etwas eingeben müssen. RFID und NFC bieten hohe Genauigkeit und Echtzeitdaten, da sie die Identifikation der Mitarbeiter automatisch und unmittelbar erfassen. Dies minimiert Fehler und erfasst die tatsächliche Anwesenheit der Mitarbeiter. Die erfassten Zeiterfassungsdaten können nahtlos in die Zeiterfassungssoftware und andere Geschäftsanwendungen integriert werden.
Geofencing Die Zeiterfassung erfolgt durch das Einrichten virtueller Standorte, bei denen die Arbeitszeit automatisch erfasst wird, wenn ein Mitarbeiter den definierten Bereich betritt oder verlässt. Mitarbeiter verwenden oft mobile Apps auf ihren Smartphones oder Wearables wie Smartwatches, um sich in Geofencing-Systeme einzuloggen. Diese Apps sind einfach zu bedienen und erfordern keine zusätzliche Hardware. Bei der Verwendung von Geofencing zur Zeiterfassung ist es wichtig, Datenschutz- und Compliance-Richtlinien zu beachten. Mitarbeiter sollten über die Verwendung von Standortdaten informiert werden, und Unternehmen müssen sicherstellen, dass die Daten sicher und rechtmäßig verwendet werden.

Vorteile der elektronischen Zeiterfassung

Genauigkeit Elektronische Zeiterfassungssysteme erfassen Arbeitszeiten präzise und verhindern menschliche Fehler, wie sie bei manueller Erfassung auftreten können. Dies reduziert Abrechnungsfehler und die Gefahr von Überstunden oder Unterbezahlung.
Effizienz Die digitale Zeiterfassung automatisiert den Prozess der Arbeitszeiterfassung, was Zeit und Ressourcen spart. Mitarbeiter müssen nicht mehr manuell Zeiten auf Zetteln aufschreiben, in Tabellen eintragen etc. Die Automatisierung reduziert menschliche Fehler bei der Dateneingabe erheblich. Dies verringert Abrechnungsfehler, die oft durch handschriftliche Aufzeichnungen oder manuelle Berechnungen auftreten können.
Transparenz Arbeitnehmer haben einen klaren Überblick über ihre geleisteten Arbeitsstunden, was zu mehr Transparenz und Vertrauen führt. Sie können ihre eigenen Zeiten überprüfen und nachverfolgen. Auch Vorgesetzte und HR-Mitarbeiter haben klare Einblicke in die Arbeitszeitdaten der Mitarbeiter. Dies ermöglicht eine bessere Ressourcenplanung und die Gewährleistung, dass Arbeitszeitregelungen eingehalten werden.
Compliance Elektronische Zeiterfassungssysteme erleichtern die Einhaltung von Arbeitszeitregelungen, Tarifverträgen und gesetzlichen Bestimmungen. Unternehmen können besser sicherstellen, dass sie die Vorschriften einhalten. Viele Systeme zur Zeiterfassung bieten die Möglichkeit, Warnungen auszulösen, wenn Arbeitszeitregelungen verletzt werden, um Unternehmen frühzeitig auf mögliche Verstöße hinzuweisen.
Berichterstattung Solche Systeme bieten die Möglichkeit, umfassende Berichte über Arbeitszeiten zu generieren, was die Ressourcenplanung erleichtert. Durch die Berichterstattung können Unternehmen umfassende Analysen der Arbeitszeitdaten durchführen. Dies umfasst die Überwachung von Überstunden, die Identifizierung von Zeitfressern und die Optimierung von Arbeitszeitplänen. Meist ermöglicht die Software auch, Berichte zu erstellen, die auf bestimmte Arbeitszeitdaten, Abteilungen, Projekte oder Zeiträume zugeschnitten sind.
Flexibilität Elektronische Zeiterfassungssysteme können verschiedene Arbeitszeitmodelle unterstützen, darunter Gleitzeit, Schichtarbeit, Teilzeitarbeit und flexible Arbeitszeiten. Viele Systeme bieten mobile Apps, mit denen Mitarbeiter ihre Arbeitszeiten von unterwegs erfassen können. Dies ist besonders nützlich für Mitarbeiter, die remote arbeiten oder oft außerhalb des Büros tätig sind. Elektronische Zeiterfassungssysteme können von jedem Ort mit Internetzugang aus verwaltet und zugegriffen werden. Dies ermöglicht es Unternehmen, Mitarbeiter an verschiedenen Standorten oder in verschiedenen Ländern zu verwalten.
Integration Elektronische Zeiterfassungssysteme lassen sich häufig nahtlos in andere HR- und Abrechnungssysteme integrieren, was die Verwaltung von Gehaltsabrechnungen, Compliance-Berichten und anderen HR-Funktionen vereinfacht. Durch die Integration in Compliance- und Berichterstattungssysteme können automatisch Berichte erstellt werden, die die Einhaltung von Arbeitszeitregelungen und -vorschriften dokumentieren. Unternehmen, die projektbasiert arbeiten, können die erfassten Arbeitszeiten direkt in Projektmanagement- oder Abrechnungssysteme integrieren. Dies erleichtert die genaue Verrechnung von Arbeitsstunden an Kunden. Die Zeiterfassung kann in Zugangskontrollsysteme integriert werden, um den Zugriff auf bestimmte Bereiche oder Ressourcen basierend auf Arbeitszeiten zu steuern.
Mitarbeiterzufriedenheit Arbeitnehmer profitieren von einer genauen Erfassung ihrer Arbeitszeiten und können ihre Work-Life-Balance besser gestalten. Mitarbeiter haben klare Einblicke in ihre eigenen Arbeitszeitdaten. Sie können ihre Arbeitszeiten überprüfen, um sicherzustellen, dass sie korrekt erfasst sind, was das Vertrauen in die Fairness des Systems fördert. Da viele administrative Aufgaben im Zusammenhang mit der Zeiterfassung automatisiert werden, bedeutet dies oft weniger Papierkram und weniger manuellen Aufwand für die Mitarbeiter.

Komponenten einer Zeiterfassungssoftware

Zeiterfassung Der Kern der Software ist die Zeiterfassung selbst. Mitarbeiter können ihre Arbeitszeiten eingeben oder erfassen, sei es durch manuelles Ein- und Ausstempeln, Nutzung von mobilen Apps, biometrische Erkennung oder andere Methoden. Die erfassten Daten werden in einer zentralen Datenbank gespeichert. Unternehmen können in der Regel Arbeitszeitregelungen festlegen, um Überstunden, Pausenregelungen und Abwesenheiten zu berücksichtigen. Die Software sollte die Option bieten, verschiedene Zeiterfassungsmöglichkeiten wie z.B. Gleitzeit, Schichtarbeit, Projektzeiterfassung und mehr abzubilden.
Abwesenheitsmanagement Diese Komponente ermöglicht die Verwaltung von Urlaubstagen, Krankheitstagen und anderen Abwesenheitsarten. Mitarbeiter können Abwesenheiten beantragen, und Vorgesetzte können diese genehmigen oder ablehnen.
Berichterstattung und Analysen Die Software ermöglicht die Erstellung von Berichten über Arbeitszeiten, Überstunden, Abwesenheiten und andere relevante Daten. Diese Berichte helfen bei der Ressourcenplanung, Budgetierung und rechtlichen Compliance.
Benutzer-Authentifizierung und Zugriffskontrolle Dieses Modul ermöglicht es den Mitarbeitern, sich in das System einzuloggen, und gewährt ihnen basierend auf ihren Rollen und Berechtigungen Zugriff auf die verschiedenen Funktionen der Zeiterfassungssoftware. Administratoren haben in der Regel erweiterte Berechtigungen zur Konfiguration des Systems.
Integrationen Moderne Zeiterfassungssoftware kann in andere Unternehmenssysteme integriert werden, wie HR-Systeme, Buchhaltungssoftware, Projektmanagement-Tools und mehr. In vielen Fällen kann die Zeiterfassungssoftware in die Gehaltsabrechnung integriert werden. Dies bedeutet, dass die erfassten Arbeitszeiten automatisch in die Berechnung der Gehälter und Lohnabrechnungen einfließen.
Mobiler Zugriff Viele Softwarelösungen zur Zeiterfassung bieten mobile Apps oder eine webbasierte Benutzeroberfläche, die es Mitarbeitern ermöglicht, ihre Arbeitszeiten von überall aus zu erfassen und zu überprüfen.

Typische Funktionen für Zeiterfassungssoftware

Weitere spezifische Kriterien und Frage-Anregungen für die Beurteilung von Software für die Zeiterfassung

Führen Sie vor der Softwareentscheidung eine gründliche Marktrecherche der potentiell geeigneten Lösungen durch. Unser Tipp: Greifen Sie dabei völlig unverbindlich auf unseren kostenfreien Recherche-Service zurück. Es werden weite Teile der Ausschreibung übernommen, potentielle Lösungen strukturiert darstellt und die Kommunikation mit den Anbietern dokumentiert!
Eine exakte Erfassung der Arbeitszeiten ist wichtig, wenn es um die Ermittlung der Entgeltabrechnung bzw. Rechnungsstellung oder die korrekte Zurechnung von Arbeitszeiten zu Projekten geht.
Fragen Sie auch, ob die Software z.B. eingegebene Arbeitszeiten überwacht und überprüft, ob z.B. Kernarbeitszeiten eingehalten worden sind (falls es sich zum Beispiel um gleitende Arbeitszeiten handelt). Die Zeiten der einzelnen Tage sollten mit der Wochen-Sollarbeitszeit verglichen werden, so dass jederzeit die aktuellen Überstunden (oder auch Fehlstunden) der Mitarbeiter abgelesen werden können.
Es sollten Übersichten als so genannte Urlaubskarten (Fehlzeitenkarten) vorhanden sein, die das gesamte Jahr im Überblick anzeigen. Gleichzeitig informieren sie auch über die einzelnen Abwesenheiten (z.B. Krankheit, Dienstreisen etc.).
Beachten Sie, dass insbesondere bei Zeiterfassungssystemen mit zusätzlichen personenbezogenen, biometrischen Daten wie z.B. Fingerabdruck oder Irisstruktur, die Sicherstellung des Datenschutzes besonders wichtig ist.
Prüfen Sie, ob mit den aufgezeichneten Zeitdaten, eine Analyse der Arbeitseffizienz der Mitarbeiter vorgenommen werden kann, um deren Tätigkeiten besser zu steuern.
Fragen Sie, ob ein ewiger Kalender in der Software integriert ist, der sämtliche Feiertage der relevanten Regionen enthält und auch darüber hinaus konfigurierbar ist.
Beachten Sie, dass Sie gesetzlich dazu verpflichtet sind, Arbeitnehmern auf Anfrage Einsicht über die aufgezeichneten Arbeitszeiten zu ermöglichen.
Prüfen Sie, ob Sie eine reine Zeiterfassungssoftware ausreicht oder ob Sie weitere Funktionen wie z.B. Personalmanagement, Zutrittskontrolle oder Projektmanagement benötigen.
Beachten Sie, dass unterschiedliche Arbeitszeitmodelle wie bspw. Gleitzeit, Überstunden, etc. berücksichtigt werden können. Dies ist auch deswegen wichtig, damit Sie flexibel auf möglicherweise zukünftig zu ändernde Arbeitszeiten reagieren können.
Überlegen Sie, ob die Zeiterfassungssoftware unterschiedliche Lohn-Zeit-Modelle wie bspw. Geringverdiener, Mehrfachbeschäftigung, Mini-Jobs berücksichtigen soll. In der Regel bestehen unterschiedliche Lohn-Zeit-Modelle im Unternehmen bzw. ändern sich im Laufe der Zeit.
Achten Sie darauf, dass die unterschiedlichen Arbeitszeitmodelle und Lohn-Zeit-Modelle auch individuell für einzelne Abteilungen festgelegt werden können. So kann eine flexible sich verändernde Unternehmensorganisation berücksichtigt werden.
Fragen Sie nach, ob die Software die digitale Betriebsprüfung gemäß §147 Abgabenordnung unterstützt, da Finanzbehörden in Zukunft ausschließlich digitale Prüfungen durchführen.
Achten Sie darauf, dass Sie bzw. die Mitarbeiter auch Urlaubspläne mit der Software erstellen und Urlaube beantragen können.
Prüfen Sie, ob erfasste Planarbeitszeiten für Projekte im Nachhinein korrigiert werden können. Denn nur so können Sie flexibel auf immer wieder auftretende Veränderungen reagieren.
Achten Sie darauf, dass zu Auswertungszwecken unterschiedliche Kalenderzeiträume angezeigt werden können.
Falls Sie Mitarbeiter haben, die auswärts arbeiten (z.B. Außendienst, Montagemitarbeiter), ziehen Sie in Betracht eine Zeiterfassungssoftware zu nutzen, die nicht nur auf Smartphones und Tablets eingesetzt werden kann, sondern auch noch GPS-Daten aufzeichnet. So können Sie feststellen, ob sich der Mitarbeiter tatsächlich am vorgesehenen Arbeitsort befindet.
Achten Sie darauf, dass Sperrzeiten, zu denen kein Urlaub beantragt werden kann, definiert werden können. Dies kann notwendig sein, falls Sie zu bestimmten Zeiten ein erhöhtes Arbeitsaufkommen in Ihrer Firma haben.
Ziehen Sie in Betracht mit der Zeiterfassungssoftware nicht nur die tatsächlichen Arbeitszeiten (nachträglich) zu erfassen, sondern im Vorfeld bereits die Arbeitszeiten/Dienste mit der Software zu planen.
Stellen Sie sicher, dass die Zeiterfassungssoftware die Einhaltung der gesetzlichen, tariflichen und betrieblichen Vorgaben manipulationssicher gewährleistet.
Fragen Sie nach, ob die Zeiterfassungssoftware auch die Verwaltung und Abrechnung von Dienstreisen und Reisezeiten ermöglicht. Durch diesen “Nebenfunktionen” der Zeiterfassungssoftware können Sie alle zeitbezogenen Tätigkeiten zentral erfassen.
Prüfen Sie, ob regelmäßig wiederkehrende Tätigkeiten mithilfe einer “Favoritenliste für Tätigkeiten” schnell erfasst werden können. Dies spart viel Zeit bei der Erfassung wiederkehrender Aufgaben.
Damit Sie einen aktuellen Stand über die Urlaubsansprüche der Mitarbeiter haben, fragen Sie nach, ob die Urlaubsberechnung nach Alter und Betriebszugehörigkeit erfolgt und der gesetzliche und tarifvertragliche Mindesturlaub ausgewiesen wird.
Erkundigen Sie sich, ob es die Möglichkeit gibt Arbeitszeiten auf Projekte, Kostenstellen oder Tätigkeiten zu buchen.
Achten Sie darauf, dass die Zeiterfassungssoftware die Erfassungsarten anbieten, die für Sie wichtig sind, z.B. Echtzeiterfassung per digitaler "Stechuhr" oder per Terminal, Vertrauensarbeitszeit oder Selbsterfassung via Mitarbeiter-Selfservice.
Fragen Sie nach, ob die Zeiterfassung transparent erfolgt und die Mitarbeiter die Zeiterfassung verfolgen können. Das fördert das Vertrauen und die Akzeptanz für die Zeitwirtschaft.
Erkundigen Sie sich, ob der Beginn und das Ende, der von Mitarbeitern ausgeführten Tätigkeiten, durch die Software erfasst werden kann. Die zeitliche Erfassung der Tätigkeit kann z.B. durch einen “Start- und Stopbutton”, der vom Mitarbeiter genutzt wird erfolgen. Dadurch können beispielsweise einzelne Projekttätigkeiten zeitlich exakt erfasst werden und die gestoppte Zeit automatisch in die Arbeitszeiterfassung übernommen werden.