Schon immer galt „Zeit ist Geld“! Daran hat sich bis heute nichts geändert, denn auch in der heutigen Geschäftswelt ist Zeit ein äußerst wertvolles Gut. In vielen Unternehmen gibt es aber immer noch manuelle Prozesse und eine Vielzahl an Papierdokumenten, die Zeit und Ressourcen verschwenden. Die Digitalisierung ist im Bereich der Buchhaltung zwar schon sehr weit vorangeschritten, aber Teilbereiche wie die Anlagenbuchhaltung werden trotzdem noch oft manuell oder nur mit einfachen Excel-Tabellen geführt. Dabei gibt es moderne und vor allem effektive Software-Lösungen für die Anlagenbuchhaltung, die eine Umstellung von Papier oder einfacher Tabellenführung auf digitale Prozesse ermöglichen und Unternehmen Zeit und Ressourcen einsparen können.
Die Anlagenbuchhaltung ist ein wichtiger Teil der Finanzbuchhaltung und umfasst die gesamte Verwaltung und Dokumentation von Anlagegütern eines Unternehmens. Hierzu zählen zum Beispiel Immobilien, Maschinen oder Fahrzeuge sowie die Geschäftsausstattung. Die traditionelle Methode der Anlagenbuchhaltung ist oft zeitaufwendig und fehlerbehaftet. Papierdokumente werden manuell erfasst und Daten, Belege, Informationen zu den Anlagen an verschiedenen Orten abgelegt. Dabei wird oft ein hohes Risiko bezüglich Fehler oder auch Datenverlusten eingegangen.
Die Lösung für dieses Problem ist die Umstellung auf eine moderne Anlagenbuchhaltungssoftware. Diese automatisiert die Prozesse rund um die Datenerfassung und –verwaltung der Assets, was in der Regel zu einer höheren Genauigkeit und Effizienz führt. Ein weiterer Vorteil der Umstellung auf eine Anlagenbuchhaltungssoftware ist die Möglichkeit, die Daten in Echtzeit zu aktualisieren und auszuwerten. Weitere Vorteile haben wir in unserem Artikel "Excel-Tabelle, Steuerberater oder ein eigenes Programm für die Anlagenbuchhaltung?" für Sie zusammengestellt.
Wie wählen Sie das passende Programm für die Anlagenbuchhaltung aus?
Es gibt eine Vielzahl von Software für Anlagenbuchhaltung am Markt. Hierbei gibt es zum einen die für sich eigenständige Anlagenbuchhaltungssoftware und zum anderen Module für Anlagenbuchhaltung, die bereits vorhandene Software für Finanzbuchhaltung ergänzen bzw. erweitern.
Bevor Sie überhaupt in den Auswahlprozess einsteigen, sollten Sie ein Lastenheft mit einer möglichst genauen Beschreibung der Anforderungen an das Programm und an die Einführung der Software aufstellen. Je mehr Zeit Sie sich für diesen Prozess nehmen, desto wahrscheinlicher ist es, dass Sie die passende Software finden und unproblematisch in Betrieb nehmen können.
Folgende Tipps für einen aussagekräftigen Vergleich der Software für Anlagenbuchhaltung können Ihnen beim Auswahlprozess helfen:
1. Unterscheiden Sie in Must-Have und Nice-to-have Features
Formulieren Sie sogenannte KO-Kriterien (Must-Haves), die die Software auf jeden Fall erfüllen muss. Befragen Sie hierzu Ihre Buchhaltung!
Denken Sie dabei auch an eine Skalierung der Software. Kann die ausgewählte Software mit Ihren Anforderungen mitwachsen?
Prüfen Sie, welche Features zur Erstellung einer Inventarliste bzw. Inventarübersicht das Programm für die Anlagenbuchhaltung bietet. Unternehmen sollten ein ausführliches Bestandsverzeichnis der Vermögenswerte etc. erstellen können.
Prüfen Sie bei der Softwareauswahl, ob das Anlagengitter in verschiedenen Berichtsformaten ausgegeben werden kann! Achten Sie darauf, dass unterjährig jederzeit Auswertungen und Berichte erstellt werden können!
Achten Sie bei der Auswahl einer Software für Anlagenbuchhaltung darauf, ob der Funktionsumfang die Sicherung der Geschäftsdaten umfasst! Gibt es z. B. eine GoBD-konforme Archivierung der Geschäftsdaten?
2. Sind die passenden Schnittstellen vorhanden?
Welche Programme setzt die Buchhaltung bisher ein? Mit welchen Programmen muss die Anlagenbuchhaltungssoftware Daten austauschen können? Denken Sie dabei sowohl an die Finanzbuchhaltung als auch an Schnittstellen für Scanner etc.
3. Gibt es eine Möglichkeit die Software zu testen?
Bei einem Test der Software lässt sich z.B. sehr schnell feststellen, wie es sich mit der Benutzerfreundlichkeit bzw. der intuitiven Bedienung der Software verhält. Beurteilen Sie das Look & Feel der Software und testen Sie ein paar Ihrer typischen betrieblichen Problemstellungen, Auswertungen etc. durch.
4. Kosten der Programme auflisten
Listen Sie bei den Kosten für eine Software sowohl die Anschaffungskosten als auch die Folgekosten für Updates, evtl. Customizing, Wartung etc. mit auf. Je genauer Sie diese Kosten ermitteln können, desto stimmiger ist der tatsächliche Vergleich der verschiedenen Programmkosten. Die Preise der unterschiedlichen Anbieter sind manchmal nur schwer direkt vergleichbar. Die Lizenzkosten (Miete, "Kauf", monatlich, jährlich, Wartung, Updates, etc.) fallen oft bei den verschiedenen Softwareprodukten sehr unterschiedlich aus. Daher empfiehlt es sich, die Kosten für einen Zeitraum von fünf Jahren zu betrachten.
5. Gibt es regelmäßige Updates?
Die gesetzlichen Regelungen zu Abschreibungsarten, zu Wirtschaftsgütern usw. können sich ändern. Achten Sie bei der Auswahl auf regelmäßige Updates durch den Anbieter! Nur so ist sichergestellt, dass die Software auf dem aktuellen Gesetzesstand ist.
6. Bietet der Anbieter ausreichend Support bei Fragen und Problemen?
Sehen Sie sich den Kundensupport des Anbieters an. Stehen Experten für die Anlagenbuchhaltungssoftware zur Verfügung, die bei Fragen und Problemen schnelle und zuverlässige Unterstützung geben können?
7. Bietet der Softwarehersteller Unterstützung bei der Datenmigration?
Vorhandene Daten zu den Anlagegütern müssen entweder eingescannt und in die Software übernommen werden oder aber aus Drittsystemen in die neue Anlagenbuchhaltungssoftware einfließen. Hierbei ist es wichtig, dass die Daten korrekt übertragen werden.
Fazit
Die Umstellung auf eine Anlagenbuchhaltungssoftware erfordert natürlich zunächst eine Investition in die entsprechende Software und möglicherweise auch in die Schulung der Mitarbeiter, die mit dieser Software arbeiten werden. Langfristig gesehen lohnt sich diese Investition, denn mit einer wachsenden Anzahl von Assets bietet eine Anlagenbuchhaltungssoftware effizientere Verwaltungs- und Auswertungsmöglichkeiten für die Vermögenswerte als Papierakten oder Excel-Tabellen es tun.