Fabrik- und Bürogebäude, Grundstücke, der Maschinen- und Fahrzeugpark, die Büro- und Geschäftsausstattung, Aktien und Wertpapiere – all das (und noch einiges mehr) wird zu den Anlagegütern eines Unternehmens gezählt. Diese Anlagegüter werden in der Anlagenbuchhaltung dokumentiert und verwaltet. Unternehmen müssen in der Regel dieses Anlagevermögen in einer Bilanz am Ende des Jahres ausweisen. Die Anlagenbuchhaltung ist ein wichtiger Bestandteil der . In dieser Anlagenbuchhaltung werden die langlebigen Vermögensgegenstände erfasst, verwaltet, bewertet und abgeschrieben.
Eine akkurate Anlagenbuchhaltung ist nicht nur ein wichtiger Faktor für die Erstellung der Bilanz eines Unternehmens, sondern sie bietet ebenfalls grundlegende Daten für die Investitionsplanung bzw. für Budgetpläne und für die Dokumentation der aktuellen Werte für Versicherungen. Mithilfe der Anlagenbuchhaltung hat das Management das Anlagevermögen und die Wertminderung im Blick. Eine aktuelle Anlagenbuchhaltung kann zudem Inventuren unterstützen und deutlich erleichtern.
Tabellenprogramm nutzen, Buchhaltung extern vergeben oder ein Programm für die Anlagenbuchhaltung einsetzen?
Anlagenbuchhaltung per Excel-Tabelle ist selbstverständlich ebenso möglich wie die Anlagenbuchhaltung durch den Steuerberater vornehmen zu lassen. Wenn Sie Ihre Buchhaltung nach außen an einen Steuerberater vergeben, kann dies selbstverständlich auch die Anlagenbuchhaltung einschließen. Bei der Anlagenbuchhaltung beim Steuerberater haben Sie dann allerdings nicht immer den aktuellen Überblick über Ihr Anlagevermögen sofort verfügbar. Die Anlagenbuchhaltung wird oft zeitversetzt geführt, sodass Aussagen zur Bilanz bis dahin nur auf grob kalkulierten Werten beruhen. Aussagen auf der Grundlage von Vorschauen, zu zukünftigen notwendigen Investitionen, sind oft nicht buchungsaktuell.
Es ist schwerer unterjährige Auswertungen vorzunehmen, wenn die Daten nicht im eigenen Haus vorliegen, sondern sich beim Steuerberater befinden. Dies kann zu fehlerhaften Planungen und nicht optimalen Entscheidungen bezüglich Ihrer Anlagegüter führen.
Eine eigene Anlagenbuchhaltung per Excel ist mit einem hohen Aufwand verbunden und meist fehleranfällig. Es können beispielsweise manuelle Übertragungsfehler und Inkonsistenzen auftreten. Zudem werden die Belege zu den Vermögensgegenständen manuell verwaltet. In der Regel wird eine Anlagenbuchhaltung in einer Excel-Tabelle unübersichtlicher, je mehr Assets zu verwalten sind.
Welche Vorteile bietet ein Programm für Anlagenbuchhaltung?
Effiziente Verwaltung von Anlagegütern
Ein Programm für die Anlagenbuchhaltung bietet in der Regel eine zentrale Stelle, an der alle Daten und Informationen zu den Vermögensgegenständen eines Unternehmens gespeichert werden können. Zu diesen Informationen zählen beispielsweise Daten zur Anschaffung, zum Standort und zur Nutzungsdauer und beispielsweise Kaufverträge und Belege sowie weitere Informationen. Diese zentrale Ablage der Informationen bietet den Vorteil eines schnellen, jederzeitigen Abrufs der Daten sowie einen einheitlichen Kenntnisstand über die jeweiligen Vermögensgegenstände.
Hoher Automatisierungsgrad bei der Ermittlung und Buchung von Abschreibungen
Eine Anlagenbuchhaltungssoftware unterstützt effizient bei der Ermittlung und Buchung von Abschreibungen für die Vermögensgegenstände. In der Regel können die AfA-Tabellen in die Software eingebunden werden bzw. sind bereits in dieser integriert. Auf der Grundlage dieser Tabellen können automatisch die Abschreibungen ermittelt werden. Die Software kann in der Regel sowohl kalkulatorische als auch steuerliche und bilanzielle Abschreibungen ermitteln.
Datenaustausch zwischen Anlagenbuchhaltung und Finanzbuchhaltung
Normalerweise ist die Anlagenbuchhaltung als Modul ein Bestandteil der Finanzbuchhaltungssoftware. Es kann aber auch ein separates Programm für die Anlagenbuchhaltung eingesetzt werden. In beiden Fällen ist der Austausch von Daten zwischen Anlagenbuchhaltung und Finanzbuchhaltung wichtig, denn die Abstimmung der Salden gewährleistet die Konsistenz der Buchführung und Wertansätze.
Automatische Aufstellung des Anlagengitters
Das Anlagengitter bzw. der Anlagenspiegel ist eine Übersicht über sämtliche Anlagen des Unternehmens sowie deren Wertentwicklung. Es stellt eine wichtige Basis für die Bilanzierung des Anlagevermögens dar und ist eine Ergänzung der Jahresbilanz und der GuV. Programme für die Anlagenbuchhaltung können dieses Anlagengitter in der Regel automatisch erstellen und so die Arbeit in der Buchhaltung deutlich erleichtern.
Effektive Investitionsplanung
Eine korrekte Anlagenbuchführung bietet eine gute Grundlage für eine effektive Unternehmensplanung hinsichtlich der Investitionen. Die Anlagenbuchhaltung kann hierfür durch die Betrachtung von Vermögensgegenständen perfekt in den Planungsprozess aufgenommen werden. Neben der Momentaufnahme bietet die Anlagenbuchhaltung durch die Übersicht an Veränderungen und der Vorschau der Abschreibungen Gewissheit für Investitionsentscheidungen.
Einfache Inventarisierung
Zum Ende des Geschäftsjahres sind Unternehmen verpflichtet ein Inventarverzeichnis der Vermögensgegenstände vorzuweisen. Programme für die Anlagenbuchhaltung sind in der Regel in der Lage eine Inventarliste zu erstellen und darüber hinaus mit Zähllisten etc. die Inventur zu unterstützen. Oft bietet die Anlagenbuchhaltungssoftware auch effiziente Möglichkeiten für die digitale Inventarverwaltung inkl. der notwendigen Schnittstellen für Scan-Systeme und der Möglichkeit für Etikettendruck.
Auswertungen und Berichte
Mithilfe eines Programms für Anlagenbuchhaltung können Sie in der Regel nicht nur einen Anlagenspiegel, sondern eine Vielzahl von Listen, Auswertungen und Berichten erstellen. Hierzu gehören beispielsweise Zugangslisten, Abgangslisten, Meldelisten und Anlagenstammblätter. Fragestellungen zum Anlagevermögen können mithilfe der Software üblicherweise sehr schnell beantwortet werden. In der Regel können für die Listen und Auswertungen die Zeiträume der Betrachtung frei gewählt werden und die Software stellt zudem die Möglichkeit per Drill-Down auf Detailinformationen zuzugreifen zur Verfügung.
Fazit
Eine Anlagenbuchhaltungssoftware unterstützt Sie effektiv bei der Dokumentation und der Verwaltung der Anlagegüter über den gesamten Lebenszyklus hinweg. Die Programme können in der Regel verschiedene Abschreibungsarten abbilden und haben branchenspezifische AfA-Tabellen integriert und bieten zudem eine Schnittstelle zum Datenaustausch mit der Finanzbuchhaltung. Programme für Anlagenbuchhaltung können Anlagekarteien ebenso ausgeben wie das Anlagengitter und eine aktuelle Inventarliste. Weitere Hinweise zu Funktionalitäten sowie Frage-Anregungen für die Beurteilung von Software zu Anlagenbuchhaltung finden Sie unter SoftGuide Software-Tipps Anlagenbuchhaltung.