Der Schlüssel zum Unternehmenserfolg
Collaboration - Zusammenarbeit - kein Unternehmen mit mehreren Mitarbeitern ist ohne eine gute interne Zusammenarbeit, funktionierende Absprachen, geregeltem Informationsfluss und einer effektiven Aufgabenverwaltung wirklich langfristig erfolgreich. Aber benötigt ein Unternehmen für die interne Zusammenarbeit ein separates Tool? Was ist eine Collaboration Software und welche Vorteile bietet sie? Ist der Einsatz der Collaboration Software abhängig von der Struktur des Unternehmens, von der Herangehensweise an Projekte oder von der Anzahl der Beteiligten? Welche Gründe gibt es für Unternehmen, um in Collaboration Software zu investieren?
Was ist eine Collaboration Software?
Collaboration Software soll die Verwaltung von Aufgaben und Projekten unterstützen, den internen Austausch zwischen den Mitarbeitern fördern und den allgemeinen Informations- und Datenfluss zentralisieren und steuern.
Die Collaboration Tools werden für die Sicherstellung und Optimierung einer guten Kommunikation und Koordination zwischen den Mitarbeitern eingesetzt. Die Tools übernehmen die ideale Verteilung von Aufgaben und sorgen für den funktionierenden Austausch von Nachrichten und Daten. Collaboration Software ist vielfältig und breit gefächert. Die einzelnen Tools können sehr unterschiedliche Funktionsumfänge abbilden. Alle Collaboration Softwarelösungen unterstützen und optimieren das Teamwork. In der Regel werden Collaboration Tools als Cloud-Lösung angeboten.
Welche Funktionen bieten Collaboration Tools?
Kommunikation Eine der wichtigsten Funktionen einer Collaboration Software ist die Kommunikation. Für die Kommunikation werden durch die Software in der Regel verschiedene Features für den Austausch von Nachrichten und Daten, Kommentaren etc. in Echtzeit bereitgestellt. Hierzu gehören die Kommunikation in Echtzeit per Chat (Instant-Messaging), Video Calls und Kommentarfunktionen.
Gemeinsamer Kalender Ein gemeinsam genutzter Kalender für das Team ist ein wichtiger Baustein für die Zusammenarbeit. Ein gemeinsamer Kalender bietet für alle Teammitglieder einen aktuellen Überblick über alle relevanten Termine.
Zusammenarbeit an Dokumenten
Eine ebenfalls äußerst wichtige Funktion ist die Möglichkeit des Filesharings bzw. der gemeinsame Zugriff auf in der Cloud gespeicherte Dokumente. Diese zentrale Speicher- und Zugriffsform sorgt für einen aktuellen und gemeinsamen Daten- und Wissensstand. Gleichzeitig ermöglicht das zentrale Vorhalten von Daten in der Cloud das simultane Bearbeiten von Texten und Tabellen in Echtzeit.
Planungsfunktionen Zu den Funktionalitäten einer Collaboration Software gehören in der Regel auch Planungsfunktionen für das Management bzw. den Projektleiter. Ressourcen können mithilfe des Tools optimal geplant und Arbeitsprozesse, Fortschritte im Projektablauf usw. dokumentiert werden.
Lohnt sich der Einsatz einer Collaboration Software für jede Teamgröße?
Ein kleines Unternehmen mit nur wenigen Mitarbeitern benötigt in der Regel nicht unbedingt ein Collaboration Tool. Meist lassen sich die Absprachen unkompliziert und schnell mit zwei oder drei Teammitgliedern auch noch per Mail oder Excel etc. erledigen. Wird das Team allerdings größer oder setzt sich das Team immer wieder aus anderen Mitgliedern zusammen und kommen evtl. auch noch externe Beteiligte dazu, ist der Einsatz einer Collaboration Software durchaus sinnvoll.
Wächst die Anzahl an parallel abzuarbeitenden Vorgängen und Aufgaben, ist es ebenfalls ratsam, eine Software zur Optimierung der Prozesse einzusetzen. Ab einer gewissen Teamgröße oder Unternehmensgröße können nicht mehr alle Beteiligten persönlich für Statusupdates kontaktiert werden. Das Teilen von zentral gespeicherten Daten wird dann ebenfalls wichtig. Diese und andere Arbeitsabläufe lassen sich in der Regel besser, schneller und übergreifend mit einer Software erledigen.
Fünf Gründe, um in Collaboration Softwarezu investieren
Verbesserte Zusammenarbeit
Einer der wichtigsten Gründe, in ein Tool für Collaboration zu investieren, liegt eigentlich schon genau im Namen der Software - die "Zusammenarbeit" stärken und verbessern. Die Tools ermöglichen netzwerkübergreifendes, ortsunabhängiges und flexibles Arbeiten. Sie können virtuelle digitale Teamarbeit mithilfe der Software umsetzen. Unabhängig davon, ob die Teammitglieder in verschiedenen Büros, im Home Office oder von unterwegs arbeiten, sind alle Beteiligten erreichbar und können alle auf die aktuellen Daten zugreifen und sich in Echtzeit austauschen.
Höhere Effektivität
Collaboration Tools unterstützen die schnelle und unkomplizierte Absprache im Unternehmen und mit externen Beteiligten. Der schnelle Austausch von Informationen untereinander zählt zu den Kernfunktionalitäten der Software. Abstimmung und Optimierung von Arbeitsprozessen führen generell zu einer höheren Effektivität im Unternehmen. Die Software ermöglicht einen schnelleren Zugriff auf vorhandene Daten, mehr Übersicht und zugleich stellt die Software meist auch einfache Auswertungsmöglichkeiten zur Verfügung. Wichtig dabei ist die ganzheitliche Arbeitsstruktur im Unternehmen, die durch den Einsatz der Software ermöglicht wird. Mit der Einführung eines Collaboration Tools gehen in der Regel auch Anpassungen und Umstrukturierungen einher, die die gesamte Effektivität im Unternehmen steigern.
Höhere Aktualität
Ein Collaboration System stellt übersichtlich sämtliche Projektaktualisierungen und Projektstatus dar, sodass alle Beteiligten zu jeder Zeit bestens über den aktuellen Stand informiert sind. Das fördert eine realistische Erwartungshaltung und sorgt außerdem dafür, dass auch mögliche externe Projektbeteiligte sich selbst in das Projekt einbringen können. Gleichzeitig ermöglicht ein Collaboration Tool aber auch eine Fehlersuche innerhalb des Teams. Sind Fehler identifiziert, können sie künftig vermieden werden.
Mehr Produktivität
Entscheidungen können durch den Einsatz von Collaboration Tools valider und schneller getroffen werden. Ob im Home Office oder an anderweitig verteilten Arbeitsplätzen geht die Projektarbeit in vielen Bereichen in Richtung der agilen Methoden. Kleine Teams organisieren sich selbst. Projektanforderungen können zu Beginn noch unklar sein. Daher ist ein ständiger Austausch nötig, um die erforderlichen Anpassungen vorzunehmen.
Interdisziplinäre Teams werden unter Umständen jeweils nur für das aktuelle Projekt zusammengestellt. Im nächsten Projekt arbeiten oftmals andere Teammitglieder miteinander. Genau auf diese Situationen ist der Einsatz von Collaboration Tools ausgerichtet. Projekte und Prozesse können organisiert, optimiert und agil bearbeitet werden. Dabei sorgt die Collaboration Software für die notwendige Übersicht, dient als Kommunikationswerkzeug und sorgt für mehr Produktivität. Konkrete Ergebnisse können schneller erreicht werden. Bessere und effizientere Kommunikation führt in der Regel dazu, dass Teammitglieder mehr qualifizierte Aufgaben übernehmen können und schneller das gewünschte Ergebnis erreichen.
Zeit- und Kostenersparnisse
Da mit der Software alles zentral und in einem einzigen Tool dokumentiert und gespeichert wird, sind To-do-Meetings und Statusbesprechungen überflüssig. Mit einem Collaboration Tool haben die Teammitglieder mehr Zeit für die eigentliche Projektarbeit und benötigen weniger Zeit für Organisatorisches.
Fazit
Collaboration Software unterstützt die Zusammenarbeit von Teams in Unternehmen sowie das Projektmanagement. Das Ziel der Collaboration Tools ist es, das Knowledge- und Informationsmanagement zu verbessern. Insbesondere in großen Teams ist die Kommunikation äußerst wichtig. Alle Projektbeteiligten haben stets den aktuellen Status der Projekte, Daten und Informationen zur Verfügung, das sorgt für mehr Effektivität und spart Zeit und Kosten.