Die Digitalisierung hat längst Einzug in Unternehmen aller Größen und Branchen gehalten. Doch noch immer türmen sich in so manchem Personalbüro die Ordner mit den diversen Personaldokumenten in Papierform. Wir möchten Ihnen die 5 Vorteile beim Einsatz von Software für die digitale Personalakte vorstellen. So lassen sich Ihre Arbeitsabläufe und Prozesse übersichtlicher, effizienter und zukunftssicher gestalten.
Die 5 wichtigsten Vorteile der digitalen Personalakte
Eine Personalakte in digitaler Form enthält alles, was auch in herkömmlichen Akten dieser Art darin abgelegt wurde. Doch in dieser modernen Form eröffnen sich viele Vorteile, von denen Sie und Ihr Unternehmen inklusive Ihrer Mitarbeitenden langfristig profitieren werden.
1. Erleichtert Arbeitsabläufe und -prozesse
Dank der elektronisch abgelegten Dokumente gelingt das Suchen und Auffinden einzelner Informationen weitaus schneller und zielführender. Darüber hinaus lassen sich sämtliche Personaldokumente effizienter verwalten und bearbeiten. Der wohl größte Vorteil besteht jedoch darin, dass alle berechtigten Mitarbeitenden jederzeit und tagesaktuell Zugriff auf alle relevanten Informationen haben. Zudem werden alle Akteninhalte einheitlich geführt, sodass sich die Bearbeitungszeit maßgeblich verkürzt und die gesamten Arbeitsabläufe und -prozesse nicht nur erleichtert, sondern ebenso effizienter gestaltet werden können.
2. Spart Kosten, Zeit und Platz
Während die Personalakte in Papierform stets einen gewissen Platzbedarf hatte und Mitarbeitende in die Bearbeitung und Verwaltung der Dokumente viel Zeit investieren mussten, bietet eine digitale Personalakte dem Unternehmen eine enorme Einsparmöglichkeit.
Einer Studie der Universität Bamberg zufolge lassen sich durch die Software für eine elektronische Personalakte rund 1 bis 3 Wochenstunden bei der Suche sowie Ablage einsparen. Hinzu kommen rund 40 bis 65 Prozent Einsparpotenzial, wenn es um die Unternehmenskosten für Papier und Druckerpatronen geht.
3. Schafft revisionssichere Archivierungsmöglichkeiten
Eine gute Software für die digitale Personalakte enthält üblicherweise ein ebenso rechtssicheres wie revisionssicheres Ablageprinzip mit Erinnerungsfunktion. Das bedeutet, dass Sie die digitalisierten Dokumente verschlüsselt ablegen und archivieren können. Zugleich werden Sie zu gegebener Zeit daran erinnert, wann die geforderte Langzeitspeicherung endet. Löschfristen lassen sich dadurch sicher einhalten.
Darüber hinaus ist der Zugriff auf archivierte Dokumente zu jeder Zeit mit wenigen Mausklicks möglich. Selbst bei einer umfassenden Revision oder Recherche wird damit das zeitaufwendige Ein- und Auslagern von Akten vermieden.
4. Maximaler Datenschutz
Während herkömmliche Personalakten in Papierform stets das Risiko bergen, dass Unberechtigte sich Zugang verschaffen können, profitieren Sie bei der digitalen Personalakte von einer individuell anpassbaren Zugriffsberechtigung, die jede Software in diesem Bereich bietet. Dank des integrierten Berechtigungskonzepts können wirklich nur jene Mitarbeitenden Einsicht auf sensible Daten erlangen, die auch tatsächlich in der entsprechenden Position sind, diese Daten abzurufen. Zusammen mit der Möglichkeit, digitale Dokumente sicher zu verschlüsseln, haben Sie hier den Vorteil eines maximalen Datenschutzes.
5. Umweltfreundlich
Nutzen Sie in Ihrem Unternehmen die digitale Personalakte, nehmen Sie automatisch eine Vorbildfunktion in puncto Umweltschutz ein. Sie profitieren also von einem unschätzbaren Imagegewinn, da Sie unter anderem weniger Papierverbrauch verbuchen können und gleichzeitig den CO²-Ausstoß Ihres Unternehmens senken. Das wird nicht nur von Ihren Mitarbeitenden als zukunftsweisendes Zeichen wahrgenommen, sondern auch von Ihren Geschäftspartnern und Mitbewerbern.
Software für die digitale Personalakte: darauf kommt es an!
Der Einsatz einer entsprechenden Software für die digitale Personalakte wird erst dann zum effizienten und zukunftsweisenden Tool für Ihr Unternehmen, wenn es ein Mindestmaß an funktionalen Eigenschaften aufweist. Zudem kommt es auf jene Aspekte an, die für einen ebenso sicheren wie reibungslosen Prozessablauf in diesem Bereich sorgen.
Benutzerfreundlichkeit
Die Software für den Einsatz einer digitalen Personalakte sollte den Mitarbeitenden aus allen Abteilungen eine intuitive Nutzungsmöglichkeit bieten. Das bedeutet unter anderem eine gut strukturierte, übersichtliche und transparente Oberfläche, einfache Bedienhilfen, Suchmasken, Anpassungsfähigkeit und schnell auffindbare Funktionen.
Sicherheit und Compliance
Bei der Einführung einer digitalen Personalakte muss die Sicherheit der darin erfassten und verwalteten sensiblen Daten an erster Stelle stehen. Daher ist es besonders wichtig, dass die Software hierfür alle geltenden Compliance-Vorschriften umsetzen kann. Dazu gehören unter anderem auch die Datenverschlüsselung, Zugriffsbeschränkungen sowie die Absicherung gegen virtuelle Bedrohungen.
Flexibilität und Anpassungsfähigkeit
Jedes Unternehmen hat unterschiedliche Anforderungen an die eigene Personalakte. Das ändert sich auch in der digitalen Form nicht. Demzufolge sollte die Software jederzeit die Möglichkeit der flexiblen Anpassungsfähigkeit bieten. Beispielsweise sind individuelle Felder wie die Custom Fields eine gute Option, damit Sie die Nutzeroberfläche an die Bedürfnisse in Ihrem Unternehmen anpassen können.
Integrationsmöglichkeit mit anderen Systemen
Eine gute Personalakten-Software sollte stets eine Schnittstelle bieten, um sie einfach in Ihr bestehendes IT-Umfeld zu integrieren und gleichzeitig mit bereits vorhandenen Tools wie dem HR-Management-System oder dem Unternehmensintranet zu verbinden. Darüber hinaus können Sie stark davon profitieren, wenn die von Ihnen gewählte Software für die digitale Personalakte die Möglichkeit bietet, sie beispielsweise einfach und unkompliziert mit Zeiterfassungssystemen, internen Self-Service-Portalen, ERP- und SAP--Systemen, Workforce-Management-Systemen oder auch Systemen für die Mitarbeiterentwicklung zusammenzuführen.
Fähigkeit der Prozessautomatisierung
Bei der Wahl der Software für die Einführung einer digitalen Personalakte kommt es darauf an, dass Prozesse automatisiert werden können. Nur wenn Sie die manuelle Belastung Ihrer Personaler wirklich minimieren können, werden alle von den Vorteilen profitieren können. Gute Beispiele für einen automatisierten Workflow-Prozess wären hier unter anderem die Generierung von Bescheinigungen für Mitarbeitende oder die automatische Übernahme von Fehlzeiten aus dem Zeiterfassungssystem.
Fazit
Der Einsatz von spezieller Software für die digitale Personalakte bringt mehr als nur 5 Vorteile mit sich. Insbesondere die Einsparung von wichtigen Ressourcen wird sich deutlich bemerkbar machen. Denn kaum eine andere Software-Anwendung ermöglicht es Ihnen, Ihrem Unternehmen und Ihren Mitarbeitenden, sich wieder verstärkt auf das tägliche Kerngeschäft zu fokussieren. Die täglichen Aufgaben und Prozesse werden mit diesem Tool erleichtert, die Effizienz und Produktivität erhöht sich. Zudem verringert sich das Fehlerrisiko bei der Daten- und Dokumentenverwaltung.
Aber auch die maximale Sicherheit für sämtliche sensiblen Daten ist ein nicht von der Hand zu weisender Vorteil, von dem Sie nur bei der Nutzung der elektronischen Personalakte profitieren können.