Immer mehr Unternehmen haben die Vorteile einer elektronisch geführten Personalakte erkannt. Während die einen jedoch schon länger damit arbeiten, stehen andere vor der Herausforderung der erfolgreichen Einführung dieser digitalen Akte. Dieser Prozess auf dem Weg in die unternehmerische Digitalisierung birgt aber durchaus ein gewisses Fehlerrisiko. Wir zeigen, was bei der Einführung der digitalen Personalakte zu beachten ist.
Schritt für Schritt zur digitalen Personalakte
Die Einführung einer digitalen Personalakte kann eine bahnbrechende Veränderung für Ihr Unternehmen sein. Sie bietet zahlreiche Vorteile gegenüber der traditionellen, papierbasierten Verwaltung von Mitarbeiterdaten. Doch bevor Sie von den Vorteilen der digitalen Akte profitieren können, gibt es einige wichtige Aspekte zu beachten.
1. Analyse der aktuellen Prozesse und Anforderungen
Bevor Sie die digitale Personalakte einführen, ist es ratsam, eine gründliche Analyse Ihrer aktuellen Prozesse und Anforderungen durchzuführen. Identifizieren Sie die Schwachstellen Ihrer aktuellen Personalverwaltung. Wo gibt es Raum für Verbesserungen? Definieren Sie außerdem genau, welche Ziele Sie mit der Einführung der elektronischen Personalakte verfolgen. Das kann beispielsweise die Optimierung von Arbeitsabläufen und Prozessen oder eine verbesserte Zusammenarbeit zwischen einzelnen Fachabteilungen sowie die Einsparung von Zeit und Ressourcen betreffen. Eine genaue Analyse hilft Ihnen, eine maßgeschneiderte Lösung für Ihr Unternehmen zu finden.
2. Projektgruppe bilden
Für die Einführung einer elektronischen Personalakte ist es sinnvoll, eine Projektgruppe aus Personalern, Betriebsräten und/oder Mitarbeitervertretern sowie Mitarbeitenden mit einschlägigen Erfahrungen im Bereich digitaler Anwendungen zu bilden. Während die einen sich bestens in der Personalverwaltung auskennen, können die anderen Mitarbeitenden ihre umfangreichen Erfahrungen bei der Nutzung der Software in den Entscheidungsprozess einbringen. Schließlich sind es jedoch Betriebsrat und Mitarbeitervertretungen, die die Rechte der übrigen Mitarbeitenden in diesem Punkt im Blick behalten.
Die Einführung einer digitalen Personalakte ist keineswegs eine Entscheidung, die Sie als Unternehmer allein treffen können und sollten. Sofern sich in Ihrem Unternehmen ein Betriebsrat etabliert hat, hat dieser bei der Umstellung auf eine elektronische Akte stets ein Mitspracherecht. Ebenso verhält es sich mit anderen Mitarbeitervertretungen. Da die digitale Personalakte als technische Einrichtung gesehen werden kann, die dazu bestimmt ist, das Verhalten oder die Leistung von Arbeitnehmern zu überwachen, hat laut §87 Abs. 1 Nr.6 BetrVG, der Betriebrat ein Mitspracherecht.
3. Geeignete Software für die digitale Personalakte auswählen
Wählen Sie eine Software für Ihre digitale Personalakte, die
- benutzerfreundlich ist,
- ein Höchstmaß an Sicherheit und Compliance bietet,
- flexibel und anpassungsfähig ist,
- sich leicht in Ihre bestehenden Systeme integrieren lässt,
- die Prozesse in Ihrem Unternehmen automatisiert und
- Ihren Anforderungen und Zielen gerecht wird.
4. Zugriffsrechte festlegen
Bei der Einführung einer elektronischen Personalakte ist es von Anfang an wichtig, dass die Zugriffsberechtigungen festgelegt werden. Wählen Sie also jene Mitarbeitenden und Fachkräfte aus, die auch tatsächlich einen solche Berechtigung für die tägliche Arbeit brauchen. Dazu gehören neben der Geschäftsleitung die Mitarbeiter der Personalabteilung.
Da Ihre Mitarbeitenden selbstverständlich auch bei der digitalen Version der Personalakte laut § 83 BetrVG ein Recht auf Einsicht haben, sind bei der Festlegung der Zugriffsrechte auf temporäre Lesezugänge für Mitarbeiter zu beachten.
5. Datensicherheit vollumfänglich herstellen
In Personalakten sind besonders sensible Daten erfasst. In dieser Hinsicht gibt es keinen Unterschied zwischen analogen und digitalen Personalakten. Die Sicherheit Ihrer Daten ist von entscheidender Bedeutung. Stellen Sie sicher, dass alle sensiblen Mitarbeiterinformationen angemessen geschützt sind. Setzen Sie auf Passwortschutz und Verschlüsselungstechnologien, um den Zugriff auf die Akten zu beschränken. Führen Sie regelmäßige Sicherheitsaudits durch, um mögliche Schwachstellen aufzudecken. Darüber hinaus ist es wichtig, dass Ihre IT-Infrastruktur stets auf dem neuesten Stand ist, um die Sicherheit Ihrer Daten zu gewährleisten.
6. Datenschutzbestimmungen beachten
Der Schutz der Privatsphäre Ihrer Mitarbeiter sollte oberste Priorität haben. Stellen Sie sicher, dass Ihre digitale Personalakte den geltenden Datenschutzgesetzen entspricht. Informieren Sie Ihre Mitarbeiter darüber, welche Art von Daten gesammelt werden, wie diese verwendet werden und welche Rechte sie in Bezug auf ihre persönlichen Informationen haben. Eine transparente Kommunikation in Bezug auf Datenschutzfragen schafft Vertrauen und sorgt für eine reibungslose Akzeptanz der digitalen Personalakte.
In der Praxis hat es sich bewährt, dass ein Datenschutzbeauftragter eingebunden wird. Das hat den Vorteil, dass dieser alle gesetzlichen Anforderungen der Europäischen Datenschutz-Grundverordnung, kurz DSGVO, kennt. Diese Fachperson wird unter anderem darauf achten, dass alle Aspekte der Datensicherheit von der Erfassung bis zur Archivierung und Löschung sensibler Daten beachtet werden.
7. Integration der Software für die digitale Personalakte in die IT-Umgebung
Entwickeln Sie einen detaillierten Implementierungsplan, der die verschiedenen Phasen, Meilensteine und Verantwortlichkeiten enthält. Legen Sie einen Zeitrahmen fest und stellen Sie sicher, dass alle beteiligten Stakeholder darüber informiert sind. Überprüfen Sie, ob die digitale Personalakte mit anderen HR-Tools oder -Systemen kompatibel ist, die Sie in Ihrem Unternehmen verwenden. Eine nahtlose Integration ermöglicht einen effizienten Datenaustausch und maximiert die Vorteile der digitalen Personalakte. Überlegen Sie, welche anderen Systeme Sie bereits einsetzen und prüfen Sie, ob eine Integration möglich ist.
Es ist ratsam, während des gesamten Implementierungsprozesses eng mit dem Anbieter zusammenzuarbeiten und Unterstützung von IT-Experten oder Beratern in Anspruch zu nehmen, um sicherzustellen, dass die Software für die elektronische Personalakte erfolgreich in die bestehende IT-Umgebung integriert werden kann.
8. Digitalisierung aller erforderlichen Unterlagen
Planen Sie die Migration Ihrer vorhandenen Mitarbeiterdaten in die digitale Personalakte. Stellen Sie sicher, dass alle Daten korrekt und vollständig übertragen werden. Möglicherweise müssen Sie Datenbereinigung und -formatierung durchführen, um sicherzustellen, dass sie für das neue System geeignet sind.
9. Schulung der zugriffsberechtigten Mitarbeitenden
Bieten Sie Schulungen und Schulungsmaterialien für Ihre Mitarbeiter an, um sie mit der neuen Software vertraut zu machen. Erklären Sie die Funktionen und Möglichkeiten der digitalen Personalakte und zeigen Sie ihnen, wie sie effektiv genutzt werden können. Häufig bieten auch Anbieter der jeweiligen Software für digitale Personalakten Schulungen an.
Häufig gestellte Fragen zur Einführung der digitalen Personalakte
Gibt es für die digitale Personalakte eine gesetzliche Aufbewahrungsfrist?
Auch für Dokumente aus digitalen Personalakten gelten die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen. Davon unabhängig sollten diese elektronischen Akten generell erst dann sicher und datenschutzkonform gelöscht werden, wenn sämtliche Ansprüche, die aus dem Arbeitsverhältnis hervorgegangen sind, für beide Seiten vollständig erfüllt wurden.
Was passiert mit den Originaldokumenten nach der Digitalisierung?
Wichtige Dokumente wie Arbeitsverträge, Kündigungen oder Aufhebungsverträge aus der Personalakte sollten auch nach der Digitalisierung gemäß den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen in Papierform aufbewahrt werden.
Kann man externe Dienstleister mit der Digitalisierung der Personalakten beauftragen?
Unternehmen können auf externe Dienstleister zur Digitalisierung der Personalakten zurückgreifen. Im Öffentlichen Dienst hingegen gibt es dafür keine Berechtigung, da die gesetzliche Grundlage dafür fehlt.
Fazit
Bei der Einführung der digitalen Personalakte sollten Unternehmer beachten, dass dieser Prozess einiges an Zeitaufwand mit sich bringt. Von der Ist-Analyse über die Software-Auswahl und Integration der Anwendung in die bestehende IT-Umgebung bis hin zur Schulung der Mitarbeitenden sowie dem obligatorischen Testlauf braucht es Zeit. Ist die elektronische Personalakte jedoch einmal implementiert und im Einsatz, profitieren Sie und Ihr Unternehmen langfristig von den Vorteilen der digitalen Personalakte.