EDI steht als Abkürzung für electronic data interchange. Es ist der elektronische Datenaustausch zwischen zwei oder auch mehreren voneinander unabhängig wirtschaftenden Unternehmen. Die Grundidee für EDI ist der genormte Austausch für Dokumente, Belege etc. für unterschiedlichste Geschäftszwecke (Bestellungen, Lieferscheine, Versandmitteilungen, Frachtbriefe, Kontoauszüge, Versicherungsforderungen, usw.). Die Daten werden in Form einer bestimmten Struktur bzw. in einem vereinbarten Standardformat ausgetauscht. Aufgrund der Datenstruktur können sie automatisch verarbeitet werden. Das beschleunigt die jeweiligen Geschäftsprozesse.
Das vereinbarte Standardformat kann dabei durchaus von Branche zu Branche unterschiedlich sein. Während in der Automobilindustrie z.B. VDA (Standard des Verbandes deutscher Automobilindustrie), ODETTE (Standard der europäischen Automobil-Branche), EDIFACT (internationaler UN-Standard) und ANSI X.12 (US-Standard für EDI-Formate) eingesetzt wird, ist im Finanzsektor z.B. SWIFT der global vorherrschende Standard.
So schlicht und bestechend einfach die Grundidee für EDI ist, so komplex ist die tatsächliche Umsetzung des Datenaustausches. Die Daten des Absender-Unternehmens (dieser wird im EDI Jargon "Hub" genannt) kommen aus einem IT-System bzw. einer bestimmten Software, oft einem ERP System. Die Daten werden dann von einer EDI Software in den vereinbarten Standard konvertiert. Danach wird die konvertierte Nachricht an die Geschäftspartner (bei EDI "Spokes" genannt) übermittelt. Auf der Empfängerseite muss dann die Nachricht für die Weiterverarbeitung im eigenen System abermals konvertiert und an das System (ERP, etc. ) übergeben werden.
Es stehen zahlreiche Standards für die Übertragung bzw. den Austausch von EDI-Nachrichten zur Verfügung. Wir haben einige dieser wichtigen und häufig genutzten Standards aufgelistet:
höhere Geschwindigkeit gegenüber papierbasierten Prozessen
Aufgeführt sind hier nur einige der Vorteile, die sich aus der Nutzung von EDI für Unternehmen ergeben. Die Vorteile unterscheiden sich je nach Branche und Einsatz. In der Regel werden bei der Einführung von EDI in einem Unternehmen nicht allein Datenstandards für den Austausch eingeführt, sondern es werden die Prozesse bzw. Abläufe an diesen Standards ausgerichtet und oftmals neu organisiert und optimiert.
Für die lohnende Einführung von EDI ist z.B. entscheidend, welche Geschäftstransaktionen besonders zeitintensiv oder aber papierlastig sind. Außerdem stellt sich meist auch die Frage, welche Geschäfts- oder Handelspartner bereits EDI nutzen, so dass beide Seiten vom automatischen Austausch profitieren.
Die Einführung von EDI ist in der Regel mit hohen Kosten verbunden, da interne Prozesse angepasst werden müssen und die EDI-Software, das Übertragungsverfahren, Updates und Wartung etc. Kosten verursachen. Die Implementierung sollte sorgsam (mit genügend Zeit) geplant werden. Sie ist u.a. mit einem hohen IT-Aufwand verbunden. Es macht für Unternehmen nur dann Sinn, wenn auch die Geschäftspartner bzw. die Handelspartner und Kunden entsprechend EDI konform Dokumente austauschen wollen bzw. dazu in der Lage sind.
Die Verwendung des EDI-Verfahrens bietet zahlreiche Vorteile und enorme Einsparungspotenziale für Unternehmen. Strukturierte Belege aller Art automatisch zu erstellen, übermitteln und weiterverarbeiten zu können, beschleunigt Vorgänge und stärkt den Cashflow. Für den Einsatz spricht zudem die hohe Genauigkeit. Unternehmen können durch den Einsatz von EDI oft auch neue Gebiete und Märkte dazugewinnen.