Eine Software auszuwählen ist in den allermeisten Fällen nicht einfach. Es gibt für so ziemlich jeden Einsatzbedarf nicht nur eine einzige Software bzw. einen einzigen Anbieter am Markt. Bereits zu Beginn des Auswahlprozesses können dabei Fehler gemacht werden, die sich später nur schwer korrigieren lassen.
Insbesondere bei einem umfangreichen Digitalisierungsprojekt wie der Einführung einer e-Akten-Software ist angeraten, Zeit und Aufwand in die grundlegenden Überlegungen zu investieren. In welchen Bereichen soll eine e-Akte eingeführt werden? Soll die Einführung unternehmensweit oder nur in Teilbereichen erfolgen? Möchten Sie "nur" eine e-Akte im Personalbereich oder für Verträge? Soll die Software Sachakten bzw. Fallakten abbilden? Gibt es einen Aktenplan, der berücksichtigt werden muss? Sollte dieser Aktenplan vor der Einführung angepasst werden? Behalten Sie die Altakten und starten Sie ab einem festgelegten Zeitpunkt mit digitalen Akten?
Diese und weitere Fragen stehen am Anfang der Überlegungen, damit die Ziele, die mit der Einführung einer e-Akten-Software erreicht werden sollen, genau definiert werden. Haben Sie die ersten Fragen beantwortet und festgelegt, in welchen Bereichen die e-Akten eingesetzt werden sollen, geht es an die grundlegende Planung, die auch für die Auswahl der passenden Software bzw. des Anbieters wichtig ist.
Definieren Sie Kriterien, den Funktionsumfang und beteiligen Sie die Nutzer
Für die Auswahl ist es wichtig, die Kriterien und Funktionen möglichst gemeinsam in einem Team zu erarbeiten und festzulegen und die künftigen Nutzer des e-Akten-Systems mit an Bord zu haben. Diese Nutzer wissen am besten, welche Fachanwendungen mit dem e-Akten-System verknüpft werden müssen und auf welche Funktionen nicht verzichtet werden kann.
Ein professionelles Projektmanagement unterstützt Sie bei der detaillierten Planung und kann die vorhandene IT-Architektur, die Fachverfahren und die Fragen rund um das Scannen der bisherigen Akten sowie von neuen Dokumenten berücksichtigen. Nachfolgend zeigen wir Ihnen einige wichtige Funktionen und Kriterien auf, die Sie in Ihren Überlegungen berücksichtigen sollten.
Wichtige Funktionen und Kriterien für e-Akten-Software
Aktenplan
Aktenplan, Aktenzeichen und die Aktenplanpflege sind wichtige Stichworte im Zusammenhang mit einer e-Akten-Software. Wenn Sie in Ihrer Organisation einen Aktenplan haben, der die systematische Ordnung des Schriftgutes umfasst, sollte diese Struktur selbstverständlich auch von der Software abgebildet werden können. Vor der Einführung einer e-Akten-Software bietet es sich allerdings auch an, die bisher vorhandene Struktur zu überprüfen und zu optimieren.
Dokumentenmanagement
Kern jeder e-Akten-Software ist das Dokumentenmanagement. Hier findet die eigentliche Verwaltung der Dokumente statt. Dokumente können ein- und ausgecheckt werden, Papierdokumente werden hier durch Scannen erfasst und abgelegt
Rechte- und Zugriffsmanagement
Bei der Auswahl eines e-Akten-Systems sollten Sie darauf achten, wie detailliert das Rollen-, Rechte- bzw. Zugriffssystem geregelt ist. Können beispielsweise regelbasiert Berechtigungen für wiederkehrende Vorgänge vergeben werden? Sind Ausnahmen für einzelne Vorgänge bei den Berechtigungen möglich? Erlaubt die Software die gezielte Zuweisung von Lese- und Schreibrechten sowie das Ein- und Ausblenden von bestimmten Funktionen? Ist es möglich, externen Beteiligten Zugriff auf einen Vorgang zu ermöglichen? Kann gleichzeitig an Dokumenten in der Vorgangsakte gearbeitet werden?
E-Mail-Integration bzw. E-Mail-Management
Für die Nutzung einer e-Akten-Software ist die Integration von E-Mails bzw. das E-Mail-Management besonders wichtig. Können E-Mails direkt in einem Vorgang abgelegt bzw. aus diesem heraus versendet werden?
Medien- und Formatunabhängigkeit
Wichtig für eine effiziente Nutzung einer e-Akten-Software ist die Medien- bzw. Formatunabhängigkeit. Können Sie Dateien in bestimmten Formaten abspeichern und später genau in diesem Format wieder aufrufen? Gibt es Einschränkungen der Software in Bezug auf die verwalteten Objekte? Können die Dateien in den abgespeicherten Formaten direkt aus der e-Akten-Software als E-Mailanhang angefügt werden?
Customizing
Achten Sie bei der Auswahl einer e-Akten-Software darauf, dass die digitalen Akten so eingerichtet werden können, dass sie zu Ihren bisherigen Aufteilungen der Papierakten durch beispielsweise Reiter oder Registerkarten passen. Die Mitarbeiter müssen sich dann nicht umstellen. Wichtig wäre auch, wenn Sie bestimmte individuelle Felder (Ankreuzfelder, Auswahlfelder etc.), die Sie benötigen, anlegen können. Ziehen Sie auch die Verwaltung von Stammdaten und der Struktur (Abteilungen, Flurstücke, etc. ) in Betracht. Kann alles zufriedenstellend von der Software abgebildet werden?
Datenschutz
Bei der Auswahl und späteren Implementierung ist es wichtig, unbedingt auf die Einhaltung des Datenschutzes zu achten. Sehen Sie sich daher genau die Zugriffsrechte, die Protokollierung, die revisions- und rechtssichere Archivierung sowie die Dokumentation und die zusätzlichen Sicherheitsmechanismen an.
Nutzerfreundlichkeit
Wie bei jeder Software gilt auch für e-Akten, dass sie möglichst bedienerfreundlich gestaltet sein sollten. Niemand möchte lange nach wichtigen Funktionen suchen müssen. Der Zugriff auf Akten und Dokumente sollte möglichst direkt und unkompliziert über eine grafische Benutzeroberfläche erfolgen. Die Navigation sollte leicht zu erfassen sein. Besonders hilfreich sind Vorschaufenster, über die der Benutzer sofort erkennen kann, ob die ausgewählte Datei auch die richtige ist.
Schnittstellen zu Drittsystemen und externen Geräten
Die Software für e-Akten soll Daten mit Fachanwendungen und weiteren Drittsystemen austauschen können. Hierzu zählen beispielsweise die Finanzbuchhaltungssoftware oder ein besonderes Informationssystem für Ratsmitglieder und selbstverständlich auch das E-Mail-System. Bei der Auswahl der Software sollten Sie daher prüfen, ob die von Ihnen benötigten Schnittstellen für diese Systeme auch zur Verfügung stehen. Denken Sie dabei auch an den lesenden bzw. schreibenden Zugriff auf das System von Laptops, Tablets oder auch Smartphones.
Weitere typische Funktionen und Tipps zur Auswahl von e-Akten Software finden Sie auf unserer SoftGuide Software-Tipps Seite zu diesem Thema. Beachten Sie auch unsere Infografik zum Thema "e-Akten-Software".
Fazit:
Wenn Sie anhand der Kriterien eine Auswahl für eine e-Akten-Software treffen, bedenken Sie auch die Umstellungsphase. Sie können sich dafür entscheiden, die vorhandenen Papierakten vollständig einzuscannen. Genauso gut können aber auch ab einem Stichtag, alle neuen Vorgänge als e-Akten angelegt werden. Sie können sich auch für eine Hybridlösung aus beidem entscheiden und nur wichtige Altakten digitalisieren und ab einem Stichtag ausschließlich e-Akten führen. Stellen Sie ein möglichst umfassendes Lastenheft zusammen und achten Sie darauf, dass die Softwareauswahl auch die für Sie wichtigen Funktionalitäten abbilden kann.