Die Vorteile der e-Akte!
Verwaltung ist jede Form von administrativer Tätigkeit, bei der Zuständigkeiten und Aufgaben innerhalb der Organisation (der Behörde, dem Unternehmen oder dem Verband etc.) verteilt sind. Ob Dienstleistungs- oder Produktionsunternehmen, öffentliche Verwaltung oder Justiz, in allen Unternehmen, Behörden und Organisationen gibt es Planungs-, Steuerungs- und Dokumentationsvorgänge. Diese unterschiedlichsten Vorgänge werden auch heutzutage noch oft durch teils analoge, aber auch durch verschiedene digitale Lösungen abgebildet.
Leider sind nicht immer die Papierakten dort, wo sie gerade gebraucht werden, und manchmal sind diese Akten auch nicht auf dem aktuellen Stand, weil ein Dokument gerade erst per Briefpost eingetroffen ist oder ein Beleg noch nicht gescannt wurde, sodass diese Informationen noch nicht den Weg in die Akte gefunden haben. Klassische Papierakten müssen zwischen Büros und dem Archiv hin- und hergetragen werden und benötigen viel Stauraum. Wichtige Papierakten müssen zudem sicher untergebracht werden, damit Sie Feuer und Löschwasser standhalten können und möglichst nicht in unbefugte Hände geraten.
In manchen Unternehmen und Behörden sind bereits digitale Lösungen für Teilbereiche eingeführt. So gibt es schon zahlreiche öffentliche Verwaltungen, die die Eingangspost digitalisieren oder beispielsweise Einladungen inkl. Dokumentenanhänge für Sitzungen ausschließlich digital versenden. Nicht alle dieser einzelnen Lösungen können allerdings die Dateien, Informationen etc. in einer jeweils zugeordneten e-Akte gemäß Aktenplan ablegen.
E-Akten können die Vorgangsbearbeitung und somit die Verwaltung deutlich vereinfachen.Der Zugriff auf e-Akten ist zentral regelbar und Mitarbeiter können praktisch von überall aus die passende Akte aufrufen, die vorhandenen Akten durchsuchen und bearbeiten bzw. durch weitere Dateien und Informationen ergänzen. Die digitale Speicherung und Sicherung ist in der Regel einfacher und platzsparender möglich als bei Papierakten. Im folgenden Artikel zeigen wir Ihnen die Vorteile einer e-Akten-Software auf.
Vorteile durch die Einführung der E-Akte
Zentrale Ablage von e-Akten
Bei Papierakten kann die Suche nach einem bestimmten Dokument geraume Zeit in Anspruch nehmen. Insbesondere dann, wenn nicht ganz klar ist, wo (d.h. in welchem Raum und Regal) die Akte sich befindet oder ob ein Schriftstück überhaupt bereits Eingang in diese Akte gefunden hat. Es kann zusätzlich problematisch sein, wenn ein Dokument in einer anderen Akte abgelegt wurde als eigentlich vorgesehen.
Die zentrale Ablage einer e-Aktenlösung gibt die Möglichkeit, wirklich sämtliche Informationen (Fotos, Belege, E-Mails, Adressdaten etc.) zusammengefasst an einem Ort abzulegen. Dies sorgt für Übersichtlichkeit und reduziert den Zeitaufwand beim Suchen.
Einfache Ablage von Daten und Informationen aller Art ohne Medienbrüche
In einer e-Akte können Daten, Dokumente und Dateien in der Regel einfach und schnell per Drag & Drop abgelegt werden. Auf diese Weise werden alle Informationen unkompliziert an einer Stelle zusammengetragen und wenn alle vorhandenen Dokumente digitalisiert sind, gibt es praktisch keine Medienbrüche und die kontinuierliche Vorgangsbearbeitung ist sichergestellt. In der Regel stellt die e-Akten-Software grafisch das digitale Äquivalent der Papierakte beispielsweise als Tabelle oder in der Form einer Baumansicht dar. Meist bieten die e-Akten-Systeme Vorschauanzeigen, sodass alle wichtigen Dokumenteninformationen einfach und leicht einzusehen sind.
Beschleunigte und automatisierte Verwaltungsprozesse – Workflows
E-Akten-Systeme bieten für die Bearbeitung von Vorgängen oft auch Workflow-Funktionen, sodass beispielsweise der Posteingang, die Rechnungsbearbeitung, die Beschaffung, aber auch ein Aufgabenmanagement oder auch "nur" die Umlaufmappe oder die Wiedervorlage abgebildet werden können.
Alle zusammenhängenden und wiederkehrenden Abläufe können über eine entsprechende e-Akten-Software verknüpft werden. Wiederkehrende Abläufe, wie beispielsweise die Verteilung der Eingangspost kann nach dem Scanvorgang wesentlich schneller ablaufen als bei Papierpost, die durchs Haus getragen werden oder aus Postfächern im Eingangsbereich abgeholt werden muss. Auch der „Umlauf“ kann über eine e-Akten-Software wesentlich effektiver gestaltet werden, da zu sichtende Dokumente direkt beim Bearbeiter angezeigt werden oder aber eine automatische Benachrichtigung über neue Dokumente erfolgt.
Mitarbeiter haben in der Regel durch den Einsatz von e-Akten mehr Zeit für die eigentlichen Arbeitsaufgaben, da die zeitraubende Suche nach Papierakten oder nach bestimmten Informationen in Papierakten entfällt.
Effizientere und transparentere Zusammenarbeit
Eine Papierakte kann sich immer nur an einem einzigen Ort befinden. Akten hingegen liegen zwar auch an einer Stelle auf einem Server, können aber von beliebig vielen Mitarbeitern gleichzeitig aufgerufen werden. Alle Mitarbeiter bzw. alle Personen mit entsprechenden Zugriffsrechten auf die Akten haben stets den aktuellen Informationsstand und alle vorliegenden Daten im Blick. Dies erlaubt eine äußerst effiziente und transparente Form der Zusammenarbeit und erhöht somit auch die Produktivität der Mitarbeiter.
Compliance
Für digitale Akten gelten selbstverständlich dieselben gesetzlichen Anforderungen wie für Papierakten. Digitale Akten müssen unveränderbar sein und revisionssicher im elektronischen Originalformat archiviert werden. Dateien und Dokumente werden im originalen Zustand in der e-Akte abgelegt und jede Änderungen an den Dokumenten wird nachvollziehbar dokumentiert. E-Akten-Systeme umfassen in der Regel eine Versionskontrolle und unterstützen die Einhaltung von Aufbewahrungs- und Löschfristen sowie die Einhaltung von unternehmensinternen Vorgaben.
Sicherheit und Datenschutz mit der e-Akte
Papierakten benötigen nicht nur physisch gesehen viel Raum, sie müssen auch je nach Wichtigkeit der Akten beispielsweise in bestimmten Schränken untergebracht werden, die gewissen Sicherheitsstufen bzw. Schutzklassen entsprechen. Dokumententresore sollen den benötigten Schutz vor Feuer, Löschwasser und auch Einbruch bieten. Die Tresore, aber auch die allgemeine Archivierung von Akten ist kostenintensiv.
E-Akten-Systeme müssen selbstverständlich auch vor Datenklau und Datenverlust geschützt werden. Die Systeme ermöglichen aber einfacher und auch besser als bei Papierakten den gezielten und berechtigten Zugriff durch umfassende Rechte- und Rollenfunktionen, sodass die jeweiligen Akten bzw. Dokumente nur von den hierzu autorisierten Mitarbeitern bzw. Personen eingesehen und bearbeitet werden können.
E-Akten-Software bildet in der Regel auch problemlos die Anforderungen der EU-DSGVO ab und sie ermöglicht die revisionssichere Archivierung von Dokumenten.
Fazit
Papierloses Büro, effizientes Arbeiten von überall aus und schlanke Verwaltungsprozesse sind durch den Einsatz einer e-Akten-Software möglich. Neben diesen Vorteilen und Errungenschaften bietet die e-Akten-Software sicheren und zugleich flexiblen Zugriff auf Akten und spart Platz. Medienbrüche können vermieden werden und die Durchlaufzeiten erhöhen sich.