Eine elektronische Akte (e-Akte) bildet die bisherige Akte aus Papier in digitaler Form ab. Der Aufbau der e-Akten gleicht dem der Papierakten. Es gibt z.B. Deckblätter und Register, die Ablage erfolgt entsprechend eines Aktenplans. Die Digitalisierung von Akten hilft außerdem bei der Compliance. Eine elektronische Akte bildet die gesetzlichen Aufbewahrungs- und Löschfristen ab. Im Gegensatz zu den herkömmlichen Akten, können e-Akten gleichzeitig von mehreren Personen bearbeitet werden. Ein weiterer Vorteil liegt in der Revisionssicherheit der digitalen Akte.
Bundesbehörden müssen seit dem Jahr 2020 ihre Akten elektronisch führen. Die einzelnen Bundesländer ziehen mit ihren gesetzlichen Regelungen nach. So ist beispielsweise ab 2026 das Führen elektronischer Akten in der Justiz in Rheinland-Pfalz verpflichtend vorgesehen. Behörden und öffentliche Verwaltungen profitieren von elektronisch geführten Akten. Diese gestalten die Verwaltungsarbeit einfacher und zugleich effizienter. Software für e-Akten sind aber auch für Stiftungen, Vereine und Unternehmen interessant. Die Software hilft beim Platzsparen. Die digitale Aktenführung ersetzt die zahlreichen Aktenschränke und Regale.
Bei der Auswahl eines e-Akten-Systems sind verschiedene Punkte zu beachten. Wir stellen Ihnen einige davon in diesem Artikel vor.
Dr. Ute Burghardi
Ob Dienstleistungs- oder Produktionsunternehmen, öffentliche Verwaltung oder Justiz, in allen Unternehmen, Behörden und Organisationen gibt es Planungs-, Steuerungs- und Dokumentationsvorgänge. e-Akten bieten zahlreiche Vorteile für die Verwaltung.
Dr. Ute Burghardi