Formulare, Vordrucke und Vorlagen sind allgegenwärtig. Oft werden Formulare nur mit amtlichen Vordrucken zur Beantwortung bestimmter Fragen oder für bestimmte Angaben in Verbindung gebracht. Bekannte Beispiele hierfür sind die Formulare zur Steuererklärung oder Formulare zur Meldepflicht oder für den Bauantrag. Formulare können unter anderem in Form von Word- oder PDF-Dateien, HTML oder Programmiersprachen gestaltet sein. Vorlagen dienen in der Datenverarbeitung ebenfalls dazu, ein Gerüst für das Ergänzen zum Beispiel von Textfeldern zu liefern. Vorlagen (Templates) gibt es dabei sowohl für Teile eines Dokumentes als auch für komplette Dokumente. Eine E-Mail-Adresse in einem Double-Opt-In Verfahren soll bestätigt werden, Urlaubs- oder Reiseanträge werden gestellt, die Besucheranmeldung oder Checklisten sind auszufüllen, dies sind nur einige wenige Beispiele für den Einsatz von Formularen oder Vorlagen. Die Liste an Beispielen für Formulare, Vordrucke und Vorlagen kann beliebig fortgeführt werden.
Formulare und Vorlagen werden letztlich zur Erfassung von Daten genutzt. Diese Daten sollen nach der Erfassung entsprechend weiterverarbeitet werden. Wie lässt sich die Erfassung von Daten über Formulare und die Weiterverarbeitung der erfassten Daten möglichst effizient und ohne Medienbrüche gestalten? Hierfür gibt es Software für Formularerstellung bzw. Formulargeneratoren, aber auch Formularmanagementsysteme.
Wählen Sie für Ihre Formulare das passende System
So wie es eine Vielzahl an möglichen Formularen, Vordrucken und Vorlagen gibt, gibt es natürlich auch zahlreiche unterschiedliche Möglichkeiten, Formulare zu erstellen. Wenn Sie ein Kontaktformular auf Ihrer Webseite anbieten, hat die damit verbundene Datenerhebung einen ganz anderen Umfang als bei einer umfangreichen Online-Befragung, einem Antrags- oder Steuerformular oder auch einer Checkliste im Rahmen von Audits.
Ohne ein passendes System sind weder das einfache Kontaktformular noch komplexere und umfangreichere Formulare für Anträge, Befragungen oder Checklisten effizient nutzbar.
Für ein einfaches Kontaktformular oder Bestellformular gibt es oft in einem CMS oder Webshop bereits Vorlagen oder zumindest stehen einfache Möglichkeiten zur Verfügung, ein entsprechendes Formular einzubinden. Hierfür gibt es meist Formular-Plug-ins. Wichtig ist, diese Formulare vor der "Liveschaltung" ausgiebig zu testen. Ihre Kunden bzw. die Nutzer des Formulars sollten kein negatives Erlebnis haben, das sich schlecht auf die Conversion Rate auswirkt und Sie sollten die erhobenen Daten in der Datenbank des CMS so vorfinden, dass Sie sie effektiv nutzen können.
Für umfangreichere Formulare ist eine Software für Formularerstellung, ein Formulargenerator bzw. ein umfangreicheres Formularmanagementsystem in der Regel besser geeignet als ein CMS Plug-in.
Software für Formularerstellung und Formularmanagement
Erstellung der Formulare mit Bausteinen und Vorlagen
Die Erstellung eines Formulars bildet die Grundlage für die dann folgende Datenerfassung und für die weitere Verarbeitung dieser Daten. Ein Formulargenerator bzw. eine Software für die Formularerstellung, die für umfangreichere Formulare usw. eingesetzt werden soll, sollte daher sowohl für die Struktur als auch für das Layout bzw. das Design gewisse Standards abbilden.
Der Einsatz von standardisierten Schemata wie beispielsweise dem XML Schema zur Definition von Strukturen ist von Vorteil. Zu relevanten Exportformaten gehören neben XML beispielsweise CSV, RTF und PDF.
Die Formularerstellung ist dabei besonders effektiv, wenn die Software einen Grundbestand an wiederverwendbaren Bausteinen und kompletten Vorlagen umfasst. Dieser Grundbestand sollte möglichst um individuelle Bausteine erweiterbar sein. Das erhöht die Effektivität bei der Erstellung. Bei großen Formularbeständen ist es von Vorteil, wenn sich einzelne Formularfeldelemente oder auch größere Bausteine frei kombinieren lassen.
Das Vorlagenmanagement der Software kann zum Beispiel Auswahllisten, Textbausteine, Bilder oder Tabellen umfassen. Ebenso wie Vorlagen für das Corporate Design einer Organisation sein.
Validitäts- und Plausibilitätsprüfungen
Ein wichtiger Vorteil eines Formularmanagementsystems ist die Verbesserung der Datenkonsistenz aufgrund von Plausibilitätsprüfungen bei der Dateneingabe. Formulare sind nur dann wirklich sinnvoll und effektiv, wenn die eingegebenen Daten möglichst korrekt sind. Hierfür bieten Formularmanagementsysteme in der Regel Funktionen zur Überprüfung und Verifizierung der Daten an. Validitäts- und Plausibilitätsprüfungen können zum Beispiel die E-Mail-Adresse, die Telefonnummer, die Postleitzahl, aber auch Zeitaufwand für eine Aufgabe, Statistiken, Abrechnungen usw. umfassen.
Medienbruchfreie, automatisierte Workflows
Ein weiterer großer Vorteil von digitalen Formularen ist die Medienbruchfreiheit, die sich aus der Nutzung ergibt. Es müssen keine Daten von Papierformularen mühsam erst in ein System eingegeben werden. Durch den Wegfall der manuellen Erfassung reduzieren sich Fehler, die ansonsten bei der Übertragung auftreten könnten.
Nach der Erfassung der Daten spielt die möglichst automatisierte Weiterverarbeitung die entscheidende Rolle bei der Effizienz der Prozesse. Hierzu gehört auch beispielsweise die Möglichkeit zur automatisierten Formularbefüllung durch Fachverfahren. Die notwendigen Schnittstellen dafür sollte die Software bieten.
Die Formularsoftware sollte in der Regel einen einfachen Workflow abbilden können, denn zu jedem Formular gibt es auch einen Prozess. Wie genau diese Workflows gestaltet werden, hängt von den jeweiligen Prozessen im Unternehmen ab. Die Software für Formularmanagement sollte dafür einen möglichst einfach zu benutzenden Workflow-Baukasten bereitstellen. Die Funktionalitäten dieses Workflow-Baukastens sollten dann beispielsweise eine beliebige Anzahl an Status inkl. Wiedervorlagestatus und vorgangsbedingte Statuswechsel sowie Versendung von E-Mails und Benachrichtigungen, das Schreiben in Datenbanken oder auch die Generierung von PDF, Word oder XML Dokumente umfassen.
Wesentliche Funktionalitäten für effiziente digitale Formulare
Da die Einsatzbereiche für Formulare, Vordrucke, Checklisten und so weiter ebenso vielfältig sind wie die Formulare selbst, sind je nach Anforderung unterschiedliche Funktionsumfänge bei einem Formularmanagementsystem wichtig. Während ein Formular beispielsweise nicht auf eine rechtssichere Signatur verzichten kann, benötigt eine Checkliste evtl. eine Kamerafunktion. Für andere Formulare kann eine Interaktivität von Vorteil sein, sodass zum Beispiel "Wenn ... Dann" – Bedingungen in das Formular eingefügt werden. Bestimmte Felder erscheinen nur, wenn eine Vorbedingung eines anderen Feldes erfüllt wurde.
- Webformular / Onlineformular
- Interaktives Dateiformular
- Validierung
- Plausibilitätsprüfungen
- Spracherkennung
- Hybridformulare (mittels QR Code Wechsel zwischen Papierformular und Onlineformular)
- Barcodes und QR–Codes
- Signatur
- Automatisierter Workflow
- Zentraldruck
- DMS-Ablage
Weitere Vorteile und typische Funktionen von Formularmanagementsystemen finden Sie in den SoftGuide Software-Tipps.
Fazit
Je nach Umfang eines Formulars oder Vordruckes ist es sinnvoll, ein einfaches Formular Plug-in eines CMS oder eine umfangreichere Software zur Erstellung von Formularen und zur weiteren Datenverarbeitung der erhobenen Daten zu nutzen. Formularmanagementsysteme können durch den umfassenden Funktionsumfang die Erstellung und die Verwaltung von Formularen, Vordrucken, Checklisten etc. deutlich vereinfachen. Sie erlauben auch Mitarbeitern ohne Programmierkenntnissen individuelle Formulare zu erstellen und sorgen dafür, dass diese Formulare dem Corporate Design und den Compliance Vorgaben entsprechen. Je nach Schnittstellen der Software ist ein Austausch von eingehenden Daten mit Fachverfahren oder anderen Drittsystem wie zum Beispiel einem CRM oder ERP möglich.