Up-to-date kann eine digitale Gästemappe Ihren Gästen einen wirklichen Mehrwert bieten.
Sie kann weitaus mehr sein als einfach nur die papierlose Version Ihrer bisherigen klassischen Gästemappe auf den Zimmern. Sie ist in der Lage viel mehr an Informationen aber vor allem viel mehr Funktionalität zu umfassen. Das kann von Shop-Funktionen für den Kauf von Gutscheinen oder Souvenirs, Buchungstools für Wellness, Spa oder Restaurant, umwelt- und ressourcenschonenden Features wie der Verzicht auf die tägliche Zimmerreinigung bis hin zu Check-In und Check-Out reichen.
Die entsprechenden Softwarelösungen und Apps haben meist eine Vielzahl von Funktionen und nicht alle sind für genau Ihr Hotel oder Ihre aktuellen Anforderungen und Bedürfnisse geeignet. Hier gilt es also eine Abwägung zu treffen, welche Features Ihre Gäste mit großer Sicherheit von Ihnen erwarten und welche Features Sie darüber hinaus anbieten können, mit denen Sie bei Ihren Gästen punkten können.
Je nach Anbieter kann der Funktionsumfang variieren. Die Liste erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit, da je nach Anbieter auch weitere Funktionen zur Verfügung stehen können. Die digitale Gästemappe kann dabei auch ein Modul einer umfangreicheren Hotelsoftware sein.
Nein, eine digitale Gästemappe muss nicht zwangsläufig mit einem ständig aufpoppenden und für manche Gäste auch eher lästigen ChatBot verknüpft sein. Sicher gibt es einiges an Überschneidungsmengen, denn ein Hotel ChatBot kann ebenso eingesetzt werden um z.B. Fragen nach Öffnungszeiten des Wellness-Bereichs oder Ausflügen in die Umgebung, Museen in der Nähe etc. zu beantworten. Werden die Fragen kniffliger, übernimmt aber in der Regel ein Hotelmitarbeiter am Servicedesk die Beantwortung. Die Digitale Gästekommunikation ist nicht zwingend mit einem ChatBot verknüpft.
Sie benötigen ein Konzept, das Sie mit der digitalen Gästemappe umsetzen wollen. Welche Inhalte möchten Sie Ihren Gästen mit dem Tool zur Verfügung stellen? Wie umfangreich sind diese Inhalte und wie und von wem werden sie aktuell gehalten bzw. gepflegt?
Tipp: Wenn Sie Buchungstools und Check-In bzw. Check-Out auf Ihrer Konzeptliste haben, sollten Sie bei der Auswahl der Software auf die passenden Schnittstellen zu Ihrer bisherigen PMS achten.
Sie müssen sich überlegen, ob Sie auf jedem Zimmer ein Tablet bereitstellen wollen oder lieber auf eine App setzen und die Gäste ihr eigenes mobiles Endgerät nutzen sollen. Soll an der Rezeption oder anderweitig im Foyer zusätzlich eine elektronische "Tafel" bzw. ein Touchscreen installiert werden?
Ein Tablet für jedes Zimmer ist kostspielig und bedeutet für Sie Wartung, Reinigung, möglicher Verlust durch Diebstahl. Andererseits gibt es Lösungen die gleichzeitig als Telefon und TV-Steuerung eingesetzt werden können.
Lassen Sie den Gast sein eigenes mobiles Endgerät nutzen, haben Sie verschiedene Möglichkeiten:
Der Gast muss eine App runterladen und installieren
Die Gäste verbinden sich mit dem Hotel-WLAN und landen automatisch und direkt auf dem digitalen Servicesystem für Gäste (funktioniert auch per Smart-TV falls der Gast kein Smartphone oder Tablet haben sollte)
Der Gast erhält mit der Buchungsbestätigung einen Link zur digitalen Gästemappe und muss keine gesonderte App laden, sondern kann sein eigenes Gerät und jeden gängigen Internetbrowser nutzen.
Eine zusätzlicher Touchscreen im Foyer in der Nähe der Rezeption kann dann sowohl auf die digitale Gästemappe als solches hinweisen bzw. dafür werben und andererseits alle ihre Funktionen unmittelbar zur Verfügung stellen.
Sie haben Ihr Konzept erstellt und die entsprechenden Entscheidungen, über den Umfang und die Funktionalitäten der digitalen Gästemappe getroffen und erstellen jetzt am besten eine tabellarische Übersicht mit Ihren Anforderungen.
Für eine Auswahl berücksichtigen Sie bitte auch weitere Punkte wie z.B. das Standing der Softwarefirma am Markt, Customizing, Datensicherheit bzw. Datenschutz, Branchenerfahrung, Performance der Software, Projektmanagementerfahrung bei der Softwareeinführung um nur einige zu nennen.
Stellen Sie jetzt am besten anhand entsprechender Marktübersichten für Softwarelösungen, wie beispielsweise SoftGuide sie bietet, Ihre Vergleichstabelle zusammen.
Eine weitere Möglichkeit diese Vorauswahl zu vereinfachen und zu einer Vergleichsübersicht zu gelangen, ist die Softwarerecherche inkl. Online-Ausschreibung, die SoftGuide unverbindlich und kostenfrei anbietet.
Sie haben Ihr Konzept und wissen, welche Inhalte und damit auch welchen Mehrwert Sie Ihren Gästen bieten können. Sie haben die für Ihr Hotel passende Software ausgewählt und müssen jetzt "nur noch" die Software einführen. Auch hier kann einiges schief laufen. Wir haben einige Tipps für Sie zusammengestellt, wie Sie einige der häufigen Fehler bei der Softwareeinführung leicht vermeiden können.