Jedes Kleinunternehmen und jede Organisation ist dazu verpflichtet, Bargeldeinnahmen aufzuzeichnen. Dabei ist es zunächst nicht zwingend vorgeschrieben, dass dies in Form eines speziellen Kassenbuchs geschieht. Unternehmen, die ihren Gewinn mithilfe der Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) ermitteln, müssen kein Kassenbuch führen. Es genügt, eine einfache Liste aller Bargeldtransaktionen zum Beispiel mit Hilfe von Microsoft Excel zu erstellen, inklusive Einnahmen, Ausgaben, Privatentnahmen und -einzahlungen.
Für Unternehmen, die eine Bilanz erstellen, und deren Buchführung bezüglich Einnahmen und Ausgaben komplexer ist, ist das Führen eines Kassenbuchs neben der doppelten Buchführung hingegen eine Pflicht. Die Kassenbuchführung erfordert dabei eine genaue und lückenlose Dokumentation der finanziellen Transaktionen.
In diesem Artikel werfen wir einen Blick auf die Vorzüge der Kassenbuchsoftware im Vergleich zur manuellen Kassenbuchführung und zeigen auf, warum die Führung eines Kassenbuchs mithilfe einer Software auch für Kleinunternehmer sinnvoll und lohnenswert ist.
Aufbau des Kassenbuchs
Das Kassenbuch ist eines der Grundbücher in der Buchführung und dient der lückenlosen Dokumentation aller Bargeld-Geschäftsvorfälle eines Unternehmens. Es ermöglicht eine transparente Nachverfolgung sämtlicher Einnahmen und Ausgaben und bildet somit eine solide Grundlage für die Finanzbuchhaltung sowie die Erstellung von Jahresabschlüssen. Um eine ordnungsgemäße Erfassung der Bargeldbewegungen zu gewährleisten, sollten folgende Angaben zu jedem Geschäftsvorfall im Kassenbuch enthalten sein:
Die manuelle Kassenbuchführung mit Excel
Die manuelle Kassenbuchführung in Excel ist insbesondere für viele Kleinunternehmen mit einer Bargeldkasse immer noch gängige Praxis. Eine Vorlage für die Kassenbuchführung ist in der Regel schnell und einfach erstellt. Die Excel-Tabellen bieten eine kostengünstige Möglichkeit, Bargeldbuchungen zu erfassen und einen Überblick über die Finanzen zu behalten. Doch bei genauerer Betrachtung offenbaren sich einige Herausforderungen und Problematiken:
1. Fehleranfälligkeit: Manuelle Buchführung ist anfällig für menschliche Fehler. Tippfehler, falsch eingetragene Zahlen oder vergessene Buchungen können zu Ungenauigkeiten führen und die Korrektheit der Finanzdaten beeinträchtigen.
2. Mangelnde Transparenz: Eine manuell geführte Tabelle bietet oft keine klare Sicht auf den Verlauf der Buchungen und kann insbesondere bei einer Vielzahl von Transaktionen schnell unübersichtlich werden.
3. Eingeschränkte Sicherheit: Excel-Dateien können leicht von unbefugten Personen geöffnet und manipuliert werden. Eine versehentliche Löschung oder Änderung von Buchungen kann zu schwerwiegenden Problemen führen.
4. Zeitintensiver Prozess: Die manuelle Buchführung erfordert viel Zeit und Mühe. Die Eingabe von Daten, das Abgleichen von Belegen und die Erstellung von Berichten sind zeitintensive Aufgaben.>
5. Begrenzte Funktionalitäten: Excel bietet begrenzte Funktionen für die Buchführung. Umfassendere Analyse- und Reporting-Möglichkeiten sind beispielsweise nur eingeschränkt verfügbar.
6. Mangelnde Skalierbarkeit: Mit dem Wachstum eines Unternehmens wird die manuelle Buchführung in Excel zunehmend unpraktikabel und ineffizient.
7. Nicht GoBD-konform: Da die Angaben in Excel-Tabellen jederzeit verändert werden können, ist diese Führung eines Kassenbuchs nicht GoBD-konform. Die täglich erstellten Kassenbucheinträge müssten nach dem Tagesabschluss sofort ausgedruckt und mit Datum signiert werden. Zusätzlich müssen die Seiten lückenlos zusammengeführt, geordnet und archiviert werden. Die originale Excel-Datei entspricht dabei aber eben nicht den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD).
Die Vorzüge der Kassenbuchsoftware
Im Gegensatz zur manuellen Buchführung bietet eine moderne Kassenbuchsoftware zahlreiche Vorteile, die Unternehmen bei der effizienten Verwaltung ihrer Finanzen unterstützen:
1. Fehlerminimierung: Kassenbuchsoftware reduziert menschliche Fehler durch automatische Berechnungen und Datenvalidierung. Dadurch werden Ungenauigkeiten und potenzielle Buchungsfehler minimiert.
2. Transparenz und Übersichtlichkeit: Die Software bietet eine klare und übersichtliche Darstellung der Daten. Transaktionen sind nachvollziehbar dokumentiert.
3. Sicherheit: Moderne Kassenbuchsoftware bietet hohe Sicherheitsstandards. Daten sind verschlüsselt und vor unbefugtem Zugriff geschützt. Die Möglichkeit der Zugriffsrechteverwaltung stellt sicher, dass nur autorisierte Personen auf die Daten zugreifen können.
4. Zeitersparnis: Die Automatisierung von Buchungsprozessen spart wertvolle Zeit. Buchungstexte etc. können als Vorlagen hinterlegt werden. Ein weiterer Vorteil ist beispielsweise die automatische Erkennung von Fehlern, was langwieriges Suchen erspart.
5. Erweiterte Funktionalitäten: Kassenbuchsoftware bietet in der Regel erweiterte Analyse- und Reporting-Funktionen und Schnittstellen wie z.B. zum POS-System, zur Warenwirtschaft oder zur Buchhaltungssoftware. Dadurch können Daten automatisch synchronisiert und doppelte Dateneingaben vermieden werden.
6. Skalierbarkeit: Kassenbuchsoftware ist flexibel und skalierbar. Sie wächst mit dem Unternehmen und kann problemlos an steigende Anforderungen angepasst werden.
7. GoBD-Konformität: Moderne Kassenbuchsoftware ist in der Regel GoBD-konform. Eine Software für die Kassenbuchführung zeigt den Zeitpunkt der jeweiligen Einträge an und belegt somit die zeitnahe Erfassung. Dadurch entspricht sie den gesetzlichen Anforderungen und gewährleistet eine revisionssichere Buchführung.
Fazit
Die manuelle Kassenbuchführung mit Excel mag für kleinere Unternehmen mit begrenzten Bargeldtransaktionen zunächst eine einfache und kostengünstige Lösung darstellen. Allerdings offenbart sie bei näherer Betrachtung einige Herausforderungen, darunter die Fehleranfälligkeit, mangelnde Transparenz, begrenzte Funktionalitäten und fehlende GoBD-Konformität. Zudem wird der Prozess zeitaufwendig und unübersichtlich, insbesondere mit dem Wachstum des Unternehmens.
Im Gegensatz dazu bietet eine moderne Kassenbuchsoftware eine Vielzahl von Vorteilen, die Unternehmen bei der effizienten Verwaltung ihrer Finanzen unterstützen. Die Software minimiert menschliche Fehler, gewährleistet Transparenz und Übersichtlichkeit, erhöht die Sicherheit der Daten und spart wertvolle Zeit durch Automatisierung von Buchungsprozessen. Zudem bieten moderne Softwarelösungen erweiterte Funktionalitäten, Skalierbarkeit und sind GoBD-konform, was die rechtlichen Anforderungen an eine revisionssichere Buchführung erfüllt.