Bei der Auswahl eines CRM-Systems sind viele verschiedene Aspekte wie zum Beispiel Kernkriterien zu berücksichtigen. Lesen Sie hierzu auch "Wie wähle ich das passende CRM System?". Bei der Auswahl sind natürlich auch technische Aspekte wichtig.
Die technischen Rahmenbedingungen eines CRM-Systems sind entscheidend für eine erfolgreiche Implementierung und langfristige Nutzung. Neben der Wahl zwischen einer Cloud- und einer On-Premises-Lösung spielen Sicherheitsaspekte, Systemverfügbarkeit und die Integrationsfähigkeit eine zentrale Rolle. Die folgenden technischen Kriterien sollten bei der Auswahl eines CRM-Systems berücksichtigt werden.
Die Entscheidung für ein Cloud-basiertes oder ein On-Premises-CRM hat weitreichende Auswirkungen auf Kosten, Flexibilität und Wartung. Unternehmen müssen nicht nur die Kostenstruktur berücksichtigen, sondern auch Aspekte wie Datensicherheit, Wartungsaufwand und langfristige Skalierbarkeit.
Vorteile:
Keine eigene Serverinfrastruktur erforderlich, wodurch Investitionskosten reduziert werden
Automatische Updates und Wartung durch den Anbieter, was die interne IT-Abteilung entlastet
Flexibler Zugriff über Webbrowser oder mobile Apps, ideal für dezentrale Teams
Hohe Skalierbarkeit durch einfache Erweiterung um Nutzer und Funktionen
Nachteile:
Abhängigkeit vom Anbieter in Bezug auf Datenschutz, Hosting und Support
Notwendigkeit einer stabilen Internetverbindung, da Ausfälle den Zugriff verhindern können
Laufende Kosten durch Abo-Modelle, die langfristig ins Gewicht fallen können
Vorteile:
Volle Kontrolle über Daten und Sicherheit, insbesondere für Unternehmen mit sensiblen Informationen
Unabhängigkeit von externen Anbietern und Cloud-Diensten, keine Bindung an externe SLAs
Individuelle Anpassungsmöglichkeiten ohne Restriktionen durch den Anbieter, maßgeschneiderte Lösungen möglich
Nachteile:
Hohe Anfangsinvestitionen für Hardware, Infrastruktur und Lizenzierung, oft eine finanzielle Herausforderung für KMUs
Interne IT-Ressourcen für Wartung, Updates und Betrieb erforderlich, was zusätzlichen Personalaufwand mit sich bringt
Skalierung kann kosten- und zeitintensiv sein, da neue Serverkapazitäten manuell eingerichtet werden müssen
Die Wahl zwischen Cloud- und On-Premises-CRM hängt stark von den individuellen Unternehmensanforderungen ab. Während KMUs oft Cloud-Lösungen bevorzugen, setzen große Unternehmen oder sicherheitskritische Branchen eher auf On-Premises-Systeme. Einen Vergleich von CRM-Bereitstellungsformen finden Sie auf den SoftGuide Software Tipps zu CRM.
Ein CRM speichert zahlreiche sensible Daten, darunter Kundeninformationen, Verkaufsprozesse und Kommunikationshistorien. Der Schutz dieser Daten ist essenziell, insbesondere im Hinblick auf die DSGVO und andere regulatorische Vorgaben. Unternehmen müssen sicherstellen, dass alle gesetzlichen Anforderungen eingehalten werden, um rechtliche Konsequenzen zu vermeiden.
Verschlüsselung: End-to-End-Verschlüsselung von gespeicherten und übertragenen Daten, um unbefugten Zugriff zu verhindern
Zugriffsrechte: Granulares Rollen- und Rechtemanagement für Nutzergruppen, um sensible Daten zu schützen
Hosting-Standort: Server in der EU zur Einhaltung von Datenschutzrichtlinien, insbesondere für DSGVO-Compliance
Backups und Notfallwiederherstellung: Automatisierte Datensicherungen und Wiederherstellungsmöglichkeiten, um Datenverluste zu vermeiden
Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA): Erhöhte Sicherheit für den Login-Prozess, um unberechtigten Zugriff zu erschweren
Unternehmen sollten zudem prüfen, welche Sicherheitszertifikate der Anbieter besitzt (z. B. ISO 27001) und ob Verträge zur Auftragsdatenverarbeitung (ADV) abgeschlossen werden können.
Mobilität ist in der heutigen Arbeitswelt ein entscheidender Faktor. Ein CRM-System sollte daher eine Mobile-First-Strategie unterstützen und folgende Funktionen bieten:
Native Apps für iOS und Android: Zugriff auf Kundeninformationen unterwegs, ideal für den Außendienst
Offline-Modus: Nutzung auch ohne Internetverbindung, damit Daten jederzeit verfügbar sind
Echtzeit-Synchronisation: Automatische Aktualisierung von Daten auf allen Endgeräten, um doppelte Eingaben zu vermeiden
Mobile Benutzerfreundlichkeit: Optimierte Oberflächen für Smartphones und Tablets, um die Produktivität zu erhöhen
Besonders für Außendienstmitarbeiter, Vertriebsmitarbeiter und Servicetechniker ist ein mobiles CRM essenziell, um Kundeninformationen direkt vor Ort abzurufen oder neue Leads zu erfassen.
Der Wechsel von einem bestehenden CRM oder einer Excel-basierten Lösung zu einem neuen CRM-System erfordert eine reibungslose Datenmigration. Dabei sollten folgende Punkte beachtet werden:
Datenanalyse: Welche Daten müssen übernommen werden? (Kundenkontakte, Kaufhistorien, E-Mails, Notizen etc.)
Datenbereinigung: Veraltete oder doppelte Datensätze sollten vor der Migration eliminiert werden, um die Qualität der neuen CRM-Datenbank zu verbessern
Schnittstellen zur Datenübertragung: Verfügt das neue CRM über Import-Tools für CSV, Excel oder API-Verbindungen?
Testmigration: Durchführung einer Pilot-Datenmigration zur Fehlervermeidung, um Fehler frühzeitig zu erkennen
Ein CRM-Anbieter sollte idealerweise Unterstützung bei der Migration bieten, um Datenverluste oder Inkonsistenzen zu vermeiden.
Damit ein CRM-System optimal in die bestehende IT-Landschaft integriert werden kann, sind leistungsfähige Schnittstellen (APIs) erforderlich. Ohne API-Unterstützung kann die Automatisierung von Geschäftsprozessen stark eingeschränkt sein.
Häufig benötigte Integrationen:
ERP-Systeme – für einheitliche Geschäftsprozesse
E-Mail-Marketing-Tools – für automatisierte Kundenkommunikation
Telefonie- und Kommunikationssysteme – für integrierte Kundengespräche
Buchhaltungssysteme – für Rechnungsstellung und Finanzauswertungen
Ein CRM sollte entweder über fertige Integrationen oder eine offene API verfügen, sodass Unternehmen eigene Anwendungen oder Drittsysteme problemlos anbinden können.
Ein leistungsstarkes CRM muss zuverlässig und performant sein, da Verzögerungen im System direkte Auswirkungen auf den Arbeitsfluss haben können.
Wichtige Performance-Aspekte:
99,9 % Uptime-Garantie: Hohe Verfügbarkeit des Systems, um Geschäftskontinuität zu gewährleisten
Schnelle Ladezeiten: Besonders wichtig bei großen Datenmengen und vielen Nutzern, um Arbeitsprozesse nicht zu behindern
Lastverteilung: Skalierbare Serverarchitektur zur Vermeidung von Systemüberlastungen, um Leistungsspitzen abzufangen
Technischer Support: Verfügbarkeit eines 24/7-Supports bei kritischen Ausfällen, um schnelle Problemlösungen zu ermöglichen
Vor der Entscheidung für einen Anbieter sollten Unternehmen den Service-Level-Agreement (SLA) genau prüfen, um sicherzustellen, dass das CRM auch in Hochlastzeiten stabil läuft.
Die Wahl eines geeigneten CRM-Systems ist eine strategische Entscheidung, die maßgeblich von den technischen Rahmenbedingungen beeinflusst wird. Unternehmen müssen sorgfältig abwägen, ob eine Cloud- oder On-Premises-Lösung besser zu ihren individuellen Anforderungen passt. Während Cloud-CRM-Systeme durch Flexibilität und geringeren Wartungsaufwand überzeugen, bieten On-Premises-Lösungen eine höhere Kontrolle über Daten und Sicherheit.
Darüber hinaus spielen Datenschutz, Integrationsfähigkeit und mobile Verfügbarkeit eine entscheidende Rolle. Unternehmen sollten sicherstellen, dass das CRM-System nicht nur den aktuellen Sicherheitsstandards entspricht, sondern auch problemlos mit bestehenden IT-Systemen kommunizieren kann. Eine durchdachte Datenmigration und eine hohe Systemperformance sind weitere Schlüsselfaktoren für eine erfolgreiche Implementierung und langfristige Nutzung.
Letztlich sollte die Entscheidung für ein CRM-System nicht nur auf Basis einzelner Funktionen getroffen werden, sondern ganzheitlich die technischen, wirtschaftlichen und organisatorischen Anforderungen des Unternehmens berücksichtigen. Nur so lässt sich ein zukunftssicheres System etablieren, das den Unternehmenserfolg nachhaltig unterstützt.