Je besser und effektiver der vorhandene Platz im Lager genutzt werden kann, desto profitabler für das Unternehmen. Bei einem kleinen Start-Up mag zunächst ein manuell betriebenes Lager durchaus überschaubar sein und den Anforderungen genügen. Wächst das Unternehmen, wächst auch das Lager. Dann wird bei einem manuellen Betrieb meist die Effektivität leiden. Es stellt sich dann schnell die Frage, welche Maßnahmen am effektivsten sind, um den reibungslosen Lagerbetrieb zu gewährleisten.
Nicht jeder Betrieb wird auf eine Auslagerung der eigenen Waren setzen und sich Lagerkapazitäten in einem "fremden" Lager mieten und dabei gleich die eigentliche Lagerlogistik dem Vermieter überlassen. Wenn Sie Ihr eigenes Lager ausbauen und von einem rein manuellen Betrieb beginnen zu automatisieren, werden Sie zwangsläufig irgendwann mit reinen "hausgemachten" Tabellen ebenfalls ans Limit einer einfachen und schnellen Arbeitstätigkeit im Lager kommen. Genau diese einfache und effektive Arbeit mit schnellen Ein- und Umlagerungen bzw. einer entsprechend schnellen Kommissionierung ist heutzutage der gewünschte Standard. Dies kann aber bei einem entsprechenden Warenumfang in der Regel nur mit einem Lagerverwaltungssystem bzw. einem sogenannten Warehouse Management System erfolgen.
Ein weiteres Szenario für den Einsatz einer Lagerverwaltungssoftware könnte sein, dass Sie als Betreiber eines Lagers Kapazitäten frei haben und diese vermieten möchten. Um die Gesamtheit der Lagerflächen optimal für den eigenen Betrieb aber evtl. auch zur Vermietung zu nutzen, wird in der Regel Unterstützung durch eine entsprechende Software für Lagerverwaltung benötigt.
Lagerverwaltungssysteme (LVS) bzw. Warehouse Management Systeme (WMS) bilden sowohl die Lagerstrukturen als auch die Prozesse vom Wareneingang bis hin zum Versand ab. Sie sind in der Regel modular gestaltet, so dass die einzelnen Module je nach Unternehmensanforderung eingesetzt werden können und die Software auch gut skalierbar ist und bei Bedarf ergänzt werden kann.
Eine Lagerverwaltungssoftware bzw. ein Warehouse Management System unterstützt Sie unter anderem dabei Performance Probleme zu beseitigen. Durch eine beleglose Kommissionierung können Fehler reduziert werden. Die digitale Erfassung von Waren sorgt zudem für Zeitersparnis bei den Prozessen durch die Vermeidung von manuellen Abläufen. Daten über den Lagerbestand sind in Echtzeit verfügbar und es kann ein hoher Suchaufwand vermieden werden.
Kernfunktionen eines WMS
Zusatzfunktionen (Auswahl)
Die Lagerverwaltung bzw. das Warehouse Management System sollte selbstverständlich auch diverse Schnittstellen bieten. Sie können damit direkt Daten mit Drittsystemen wie einem ERP oder z.B. dem E-Commerce Shop austauschen. Daten über Bestellungen, Auslieferungen etc. sind so in Realtime in allen wesentlichen Systemen verfügbar und vor allem aktuell.
Bei der o.g. Auswahl an Funktionen ist jeweils zu prüfen, ob diese für Sie und den Betrieb Ihres Lagers eine Grundvoraussetzung darstellt. Für die Auswahl eines passenden Warehouse Management Systems ist es daher wichtig, die Kommissioniermethoden bzw. die Kommissionierverfahren für das Lager festzulegen. Wenn Sie wissen, ob Sie im Lager per Pick-by-Voice, Pick-by-Scan, Pick-by-Light etc. kommissionieren wollen, können Sie bei der Auswahl der Software auf entsprechende Funktionalitäten achten.
Ein weiterer Aspekt bei der Auswahl wäre beispielsweise die Funktionalität des Cross-Docking oder auch des Kitting. Es ist insbesondere für Unternehmen mit großem Warenumschlag und planbaren Mengen geeignet. Cross Docking bedeutet, dass ein schneller Umschlag der Waren erfolgt und diese nicht erst eingelagert, sondern direkt an Kunden weitergeleitet werden. Kitting bezeichnet das Zusammenstellen mehrerer Waren bzw. Produkte zu einem Set, das dann verpackt und versendet wird.
Für die Auswahl des passenden WMS sollten Sie zunächst die Anforderungen an die Software festlegen. Hierbei sollten Sie erst einmal überlegen, welche Lagerprozesse Sie aktuell verbessern wollen und warum. Sollen diese Prozesse digitalisiert und automatisiert werden? Welche generellen Verbesserungen möchten Sie durch den Einsatz der Software erreichen? Diese Fragen helfen die Anforderungen an die Software zu formulieren und in einem Lastenheft festzuhalten. Spezifizieren Sie alle Prozesse, die die Software abbilden soll, möglichst genau.
Legen Sie bei den Anforderungen auch fest, was für Sie ein Must-have und was ein Nice-to-have ist. Unter Umständen ist nur wenig Aufwand seitens des Anbieters nötig, um genau Ihren gewünschten Workflow oder Ihre speziell benötigte Funktion abbilden zu können. [siehe hierzu auch weitere allgemeine Tipps für die Auswahl von Software]
Manche Anbieter von Lagerverwaltungssoftware bieten zusätzlich entsprechende mobile Geräte zur Verwendung im Lager an, so dass Sie bei einer Umstellung auf Barcode Erfassungen oder RFID ebenfalls von diesem Anbieter unterstützt werden können. Prüfen Sie daher genau anhand Ihrer Anforderungen und der gewünschten Kommissionierverfahren, welche Software und ggfs. Hardware-Anbieter in Frage kommen für eine Vorauswahl. Manche Software-Anbieter stellen Test- bzw. Demoversionen mit Musterdatensätzen zur Verfügung oder erlauben den Import von Probedatensätzen aus Ihrem Unternehmen für einen Test der Software. Nutzen Sie diese Möglichkeiten und testen Sie die Lösung. Berücksichtigen Sie bei der Auswahl des Anbieters auch, welche Projekte dieser bereits umgesetzt hat. Wägen Sie bei der Entscheidung ebenfalls ab, ob neue oder bereits erprobte Techniken zum Einsatz kommen sollen.
Neben den Referenzen des Anbieters und seinem Branchen-Know-How sollten Sie aber auch das Service-Angebot des Anbieters bei der Auswahl berücksichtigen. Welche Support-Angebote bietet er? Wie werden Ihre Mitarbeiter im Umgang mit Software und ggfs. Hardware geschult? Steht der Anbieter bei Problemen schnell und kompetent zur Verfügung? Achten Sie bei der Auswahl der Lagerverwaltungssoftware aber auch auf eine benutzerfreundliche und leicht zu bedienende Lösung. Prüfen Sie beispielsweise, wie schnell es möglich ist, neue Mitarbeiter im Lager im Umgang mit der Software einzuarbeiten. Nur eine Software, die korrekt verwendet wird und einfach und sicher zu bedienen ist, wird sich langfristig rechnen und zur Effizienz in Ihrem Unternehmen beitragen.
Es gibt zahlreiche WMS-Lösungen, unter denen Unternehmen auswählen können. Da jedes Unternehmen andere Anforderungen an ein Lagerverwaltungssystem hat, ist eine sorgfältige Auswahl und die dann folgende Einführung ein äußerst umfangreiches Projekt. Dies hängt von verschiedensten Faktoren wie Größe des Lagers, Ausgangssituation usw. ab. Die Einführung sollte daher sorgfältig geplant werden. Ein zielgerichtetes und umfassendes Projektmanagement ist in allen Projektphasen sehr wichtig. Während der kompletten Inbetriebnahmephase sollten Sie in ständigem Austausch mit dem Softwarehersteller stehen, der Ihnen Anlaufunterstützung und später auch Support bieten sollte.