Als HR-Manager sind wiederkehrende Aufgaben Teil des täglichen Geschäfts. Wenn zum Beispiel ein Mitarbeitender neu im Unternehmen anfängt, ist der Prozess für HR stets derselbe: Vertragliches muss geregelt, Zugänge und Hardware organisiert, das neue Teammitglied zur Lernplattform hinzugefügt, Sicherheits- und Compliance-Unterweisungen müssen zugeordnet werden... Für einige dieser Prozesse können und sollten Sie unbedingt Automatisierungen nutzen. Denn diese nehmen Ihnen Arbeit ab und sparen wertvolle Zeit – die wiederum in andere wichtige Projekte investiert werden kann.
KI in der Weiterbildung: Der aktuelle Stand
Die Integration von Automatisierung und künstlicher Intelligenz in der Weiterbildung hat in den letzten Jahren erheblich zugenommen und beeinflusst die Art und Weise, wie Weiterbildungsangebote entwickelt und angeboten werden. Der Einsatz von KI revolutioniert den Bereich der Weiterbildung und eröffnet neue Möglichkeiten für individuelles Lernen.
Aktuell nutzen Unternehmen KI-Technologien, um Lernplattformen zu schaffen, die sich dynamisch an die individuellen Bedürfnisse der Lernenden anpassen. Diese Systeme bieten personalisierte Lernpfade und optimieren die Lernerfahrung durch adaptive Lernmodelle, die sich nach dem Vorwissen und der Lerngeschwindigkeit der Teilnehmenden richten. Dank dieser personalisierten Lernerfahrung können Lernende sich auf die Bereiche konzentrieren, die für ihre persönliche und berufliche Entwicklung am relevantesten sind.
Insgesamt trägt die Integration von KI in der Weiterbildung dazu bei, das Lernen zugänglicher, personalisierter und interaktiver zu gestalten. Dies wird Weiterbildung in Zukunft nachhaltig verändern.
Warum sollte HR Automatisierungen nutzen?
KI hilft uns, effizienter zu arbeiten und uns auf die wirklich wichtigen Dinge zu konzentrieren. Viele operative Aufgaben im Day-to-Day-Business eines HR-Mitarbeitenden bedeuten Excel-Listen, die mit Mühe und Sorgfältigkeit gepflegt werden müssen. Das kostet enorm viel Zeit. Wir geben Ihnen ein Beispiel: Sie verwalten eine Excel, auf der alle Schulungen aufgelistet sind, die Ihre Mitarbeitenden absolvieren müssen. Sobald ein neuer Mitarbeitender ins Unternehmen eintritt, müssen Sie ihn manuell hinzufügen und eintragen, welche Schulungen er durchlaufen muss. Tritt ein Mitarbeitender aus, entfernen Sie ihn eigenhändig. Das geht alles viel einfacher.
Indem HR operative Aufgaben wie das genannte Beispiel auf ein Minimum reduziert, sparen sie wertvolle Zeit, die an anderer Stelle eingesetzt werden kann. Zum Beispiel im Bereich Recruiting oder Mitarbeiterentwicklung. Deshalb hat reteach verschiedene Automatisierungen für die Lernplattform entwickelt, die Prozesse vereinfachen und beschleunigen. Im Onboarding werden dem neuen Mitarbeitenden beispielsweise automatisch die Unterweisungen zugeordnet, die jeder zu Beginn absolvieren muss. So nimmt Ihnen der Autopilot lästige manuelle Arbeit ab.
Lassen Sie uns nun im Detail erklären, wie die Automatisierungen von reteach Ihnen das Leben erleichtern.
Dynamische Gruppen einrichten
Durch bestimmte Filter auf der Lernplattform können Sie Gruppenzugehörigkeiten automatisieren. Das spart Zeit, da Sie bei Eintritt und Austritt von Mitarbeitenden nicht jedes Mal manuelle Änderungen vornehmen müssen. Durch die Automatisierung werden neue Mitarbeitende automatisch zu den festgelegten Gruppen hinzugefügt und ausscheidende Mitarbeitende entfernt. Wechselt ein Mitarbeitender die Abteilung, wird auch dies berücksichtigt und automatisch angepasst. Durch Änderungen an den Stammdaten werden Gruppenzugehörigkeiten automatisch aktualisiert.
Pflichtteilnahmen für Kurse konfigurieren
Es gibt im Unternehmen gewisse Schulungen, die jeder Mitarbeitende einmalig oder sogar in regelmäßigen Abständen wiederholen muss (z.B. jährlich). Für HR bedeutet das im schlimmsten Fall: Excel-Listen, auf denen Sie manuell eintragen und im Auge behalten müssen, wer wann welche Schulung absolviert hat und wann diese wiederholt werden muss. Tritt ein Mitarbeitender ein oder aus, kommt zusätzliche Arbeit hinzu. Das alles ist ein enormer Aufwand.
Die Pflichtteilnahmen für Kurse mitsamt wiederkehrenden Erinnerungen können jedoch einfach automatisiert werden. Dadurch sparen Sie viel Zeit. In der Praxis funktioniert dies, indem Sie auf der Lernplattform nicht mit Einzelteilnahmen an Kursen, sondern mit Gruppen arbeiten. Dank des wiederkehrenden Modus können auf einer Lernplattform mittels der “Relativen Fälligkeiten” automatische Fristen gesetzt werden. So werden die Mitarbeitenden sowohl vor als auch nach der Fälligkeit einer Schulung per E-Mail erinnert. Wie viele Tage vor/nach der Fälligkeit die Erinnerung versendet wird, ebenso wie das Intervall für wiederkehrende Schulungen und die Frist, bis wann ein Kurs zu erledigen ist, bestimmen Sie selbst.
Zertifikatsgültigkeit definieren
Mit Zertifikaten zu arbeiten, macht für alle Beteiligten Sinn. Zum einen haben Sie und die Teilnehmenden einen schriftlichen Beweis, dass und zu welchem Zeitpunkt die Schulung abgeschlossen wurde. Zum anderen können Zertifikate als Ansporn dienen, um einen Kurs erfolgreich abzuschließen. Sie sollten stets die Gültigkeit eines Zertifikats definieren. Dies ist wichtig, um Transparenz für Lernende und den gesamten Prozess zu schaffen. Die Mitarbeitenden erhalten eine schriftliche Bestätigung darüber, welche Schulung sie wann abgeschlossen haben. Wie lange die Zertifikate gültig sind, gibt außerdem Aufschluss darüber, wann eine Schulung wiederholt werden muss.
Integrationen nutzen
Eine weitere Option, um sich mit Automatisierungen das Leben zu vereinfachen, sind Integrationen. Reteach kann mit verschiedenen HR-Integrationen verbunden werden. Hierbei profitieren Sie von vereinfachten, automatisierten Prozessen, die Ihnen Zeit und Arbeit sparen. Sie können die Stammdaten von Teilnehmenden so synchronisieren, dass die Zugehörigkeit zu dynamischen Gruppen automatisch aktualisiert wird. Sie haben die Wahl zwischen fertigen Integrationen (Active Directory, HRIS-Software) oder Rest-API. Dabei werden viele Felder übernommen, die reteach unterstützt, wie zum Beispiel diverse Daten aus Personio (Eintrittsdatum, Abteilung, Vertragsende...). So wird Teilnehmenden auch automatisch der Zugang für die Lernplattform gesperrt, nachdem Sie das Unternehmen verlassen haben. Besonders herausragend ist hierbei die Einfachheit. Jeder HR-Mitarbeitende kann diese Integrationen erstellen und unternehmensinterne Prozesse optimieren, ohne technisches Vorwissen zu benötigen.
Content-Erstellung mit KI
Neben einer digitalen Lernplattform benötigen Sie natürlich auch Lerninhalte. Diese können Sie entweder extern produzieren lassen oder selbst erstellen. Es kommt dabei vor allem auf Ihr finanzielles und zeitliches Budget an. Haben Sie die Inhalte auf Ihrer Lernplattform einmal als Kurse angelegt, können Sie sich dank der KI beispielsweise schnell und einfach Quizze erstellen lassen. Diese sind einerseits eine beliebte Abwechslung für Teilnehmende, da sie den Lernprozess auflockern. Andererseits dienen sie als wertvolle Wissensabfrage und vertiefen das Gelernte spielerisch.
Ein Quiz von der KI erstellen zu lassen, spart Zeit. Mit dem Quiz verbunden gibt es aber noch eine weitere nützliche Automatisierung: randomisierte Fragen. Das bedeutet, dass Sie sich beispielsweise insgesamt 20 Quizfragen zu einem Kurs erstellen lassen. Anschließend wählen Sie aus, wie viele Fragen jeder Teilnehmende erhalten sollen (z.B. 3). Dank der randomisierte Fragen-Funktion bekommen alle Teilnehmenden jetzt unterschiedliche drei Fragen aus dem Pool und können sich so nicht absprechen, was die Lösungen betrifft.
Wir fassen zusammen:
Mit Automatisierungen zu arbeiten spart Zeit und schafft Raum für andere wichtige Aufgaben. Reteach bietet verschiedene Wege, wie HR sich durch Automatisierungen das Leben erleichtern kann – für ein effizienteres und zielgerichtetes Arbeiten.
Über Sofie Bräutigam
Sofie Bräutigam hat Germanistik an der Universität Stuttgart studiert und arbeitet seit 2022 als Content Creatorin bei reteach, dem Marktführer im Mittelstand für Learning Management Systeme. Sie unterstützt die Webseite und das Blog im Bereich SEO, Content und Podcast.