Das Konzept Software as a Service (SaaS) hat sich als Mietmodell für Software längst etabliert und lässt sich auch auf Robotic Process Automation (RPA) anwenden. Generell sind Software oder Software-Roboter als Services besonders attraktiv für Unternehmen, da die Risiken, Kosten sowie der Ressourcenverbrauch in der Regel geringer sind als bei der Anschaffung einer Software. Gleichzeitig profitieren Unternehmen bei As a Service auch von der sofortigen Verfügbarkeit neuer Softwareversionen.
RPA as a Service (RPAaaS) bedeutet, dass Unternehmen flexibel auf Anforderungen reagieren können und genau für die Dienste bezahlen, die sie aktuell benötigen. Werden zusätzliche Software-Roboter nur in bestimmten Zeiten oder für bestimmte Projekte benötigt, müssen nicht entsprechende Ressourcen auf den Unternehmensservern vorgehalten werden.
Als RPA (Robotic Process Automation) wird die Automatisierung von geschäftlichen Abläufen mithilfe von Software-Robotern bezeichnet. Diese Software-Roboter sind allerdings nicht etwa physisch reale Roboter, die gewissermaßen vor der Tastatur sitzen, sondern es sind digitale Roboter gemeint. Diese Software-Roboter arbeiten nach definierten Vorgaben strukturiert sich wiederholende Prozesse ab. Hierzu nutzen sie das grafische Userinterface (GUI) und führen ihre Aktionen direkt dort aus. Klicks und Aktionen der Roboter sind mit denen der menschlichen Nutzer vergleichbar. Die Bots ersetzen sozusagen die menschlichen Anwender und treten für diese mit anderen Softwaresystemen in Interaktion.
Bots können beispielsweise eingesetzt werden für das Einloggen in Systemen, das Auslesen und Analysieren von strukturierten Dokumenten, den Abruf von aktuellen Daten über Browser, das Zusammenführen von Daten aus unterschiedlichen Quellen (Excel-Tabellen, ERP, CRM etc.) oder auch die Eingabe von identischen Daten in mehrere Systeme.
Einsatzbereiche für RPA sind neben Chatbots, E-Mailverarbeitung, Serviceanfragen, Bestätigungsversand, Passwort-Reset etc. viele weitere repetitive Geschäftsprozesse.
As-a-Service ist eine Form von Outsourcing. Bei RPA-as-a-Service wird die Dienstleistung der Automatisierung von Prozessen mittels cloud-basierter Software-Roboter ausgeführt, die in der Regel maschinelles Lernen nutzen. Die Prozesse und Aufgaben, die die Software-Roboter automatisieren, sind meist regelbasiert und auslösungsgesteuert.
Die RPAaaS-Software kann branchenübergreifend für sämtliche Automatisierungsprozesse eingesetzt werden, ohne dass der Nutzer viel Eigenaufwand für diesen Einsatz investieren muss. RPAaaS Software bietet die benötigten Entwicklungsressourcen extern on demand. RPA-as-a-Service unterstützt Unternehmen dabei, Prozesse auch über verschiedene Abteilungen hinweg zu standardisieren. In der Regel wird durch den Einsatz von RPA Technologie die Zusammenarbeit und Koordination im Unternehmen verbessert. Da die Technologie häufig im Bereich des Customer Support eingesetzt wird, hilft sie beispielsweise auch, den Kundenservice zu steigern.
RPA-as-a-Service bietet auch die Ressourcen zur Überwachung der operativen Software-Roboter. Hierfür stellen RPAaaS Anbieter meist buchbare Bot-Monitoring-Tools und Analysefunktionen zur Verfügung.
RPAaaS bietet eine ganze Reihe an Vorteilen gegenüber dem Einsatz einer RPA-Software on Premises. Der Einsatz einer RPA Software on Premises erfordert nicht nur die Software vorzuhalten und für die notwendige Hardware zu sorgen, sondern auch die entsprechenden IT-Mitarbeiter im eigenen Betrieb zu beschäftigen. Der Einsatz von RPA-as-a-Service wird von vielen Unternehmen als eine praktische Option angesehen, da weniger Investitionen erforderlich sind.
Kurze Einführungszeiten
Da die Technologie beim Anbieter von RPAaaS bereits vorhanden und praxiserprobt sowie praxisbewährt ist, können Nutzer einer RPA-as-a-Service Dienstleistung sofort und ohne Ausfallzeiten mit der Automatisierung von Prozessen beginnen. Für die Nutzung der Services reicht die Anmeldung über einen Webbrowser aus und es kann mit wenigen Klicks die Automatisierung von Prozessen gestartet werden. Die Plattform ist über Internet erreichbar. Hürden für die Einführung im Unternehmen entfallen.
Zugang zu RPA-Fähigkeiten
RPAaaS Plattformen bieten Kunden die Option, Prozesse trotz fehlender eigener IT, Hardware und entsprechenden IT Mitarbeitern zu automatisieren. Qualifizierte RPA Entwickler für das eigene Unternehmen zu finden, ist angesichts des Fachkräftemangels äußerst schwer. Anbieter von RPA-as-a-Service stellen daher in der Regel die erforderlichen Entwicklungsressourcen extern on demand bereit. Aufgaben im Rahmen der RPA Automatisierung werden dann an die Experten ausgelagert. Diese kümmern sich um die Bots und der Dienstleister gewährleistet auch die Stabilität der Prozesse. Da die RPA Experten des Dienstleisters nicht eingearbeitet werden müssen, können sie sofort mit dem Projekt starten.
Kein Technologie-Lock-In
Jede Softwareanwendung, so auch RPA, wird stetig weiterentwickelt. Kunden von RPAaaS Plattformen haben den Vorteil, dass sie vom kontinuierlichen Betrieb der Plattform profitieren, ohne sich um Aktualisierungen oder Updates etc. kümmern zu müssen. Der Betrieb der Plattform sowie der Einsatz der Software-Roboter wird trotz Updates vom Betreiber sichergestellt. Für den Nutzer entstehen daher weit weniger Kosten und es gibt weniger Ausfälle als beim Betrieb von RPA Software im eigenen Unternehmen.
Einfache Skalierung und Flexibilität
Ein weiterer Vorteil der RPAaaS Dienstleistung ist die leichte Skalierbarkeit der Vorgänge. Werden viele Software-Roboter benötigt, können diese auf der Plattform leicht hinzugebucht werden. Insbesondere Unternehmen, die in die Automatisierung mittels RPA einsteigen, profitieren von den angebotenen monatlichen Abonnementservices der RPAaaS bzw. den Transaktionsservices. So können Unternehmen diese Technologie bei Bedarf nutzen. Die Unternehmen können so die Nutzung dieser Services flexibel und kostengünstig gestalten. Eine Skalierung ist ohne zusätzliche Investition möglich.
Des Weiteren ist es nicht ungewöhnlich, dass Unternehmen die Unterstützung von RPA nur für einen begrenzten Zeitraum (z.B. saisonbedingt oder projektbedingt) benötigen. Ist die Unterstützung durch RPA nur zu bestimmten Zeiten erforderlich, ist es nicht wirtschaftlich für Unternehmen in eine teure RPA-Technologie zu investieren, die nach Abschluss eines bestimmten Projekts oder Zeitraums nicht mehr genutzt wird.
Zugang zu einer umfangreichen Wissensdatenbank
Ein weiterer Vorteil von RPAaaS ist die Möglichkeit, auf die beim Dienstleister vorhandenen Wissensdatenbanken zuzugreifen. Das erlaubt eine schnelle und effiziente Lösung von Problemstellungen im Rahmen der Prozessautomatisierung. Die Nutzer von RPAaaS Plattformen haben zudem meist Zugang zu einer Reihe von herstellereigenen Tools zur Optimierung der Prozesse.
Einsparung von Kosten
Die Software-Roboter arbeiten immer genau dann, wenn die Nutzer es wünschen. Bots können problemlos und ohne zusätzliche Kosten am Wochenende oder spät abends arbeiten. Bots erledigen die Arbeiten rund um die Uhr 24/7. In Spitzenzeiten wie beispielsweise bei besonderen saisonalen Anforderungen können einfach und problemlos kostengünstig weitere Bots für eine bestimmte Zeitspanne gebucht werden. Es sind keine langfristigen Verpflichtungen wie im Bereich Human Resources nötig. Des Weiteren fallen für Unternehmen geringere Infrastrukturkosten und niedrigere Kosten für Sicherheit und Compliance an als bei einem ausschließlichen Betrieb der RPA Software vor Ort im eigenen Unternehmen.
Diese und weitere Beispielprozesse für den Einsatz von Software-Robotern sowie typische Funktionen von RPA Software finden Sie auf unserer Software-Tipps Seite zu Prozessautomatisierung und Robotic Process Automation (RPA). Hier haben wir außerdem spezifische Kriterien und Frage-Anregungen für die Beurteilung von RPA Software für Sie zusammengestellt.
Die zunehmende Digitalisierung in Unternehmen sorgt dafür, dass die Nutzung von RPA nicht mehr nur auf große Unternehmen beschränkt ist, sondern sich auch kleine und mittelständische Unternehmen mit der Prozessautomatisierung beschäftigen. Insbesondere für die KMU bietet RPA-as-a-Service zahlreiche Vorteile. Fachpersonal, Wissen und die entsprechende IT müssen nicht im eigenen Unternehmen vorgehalten werden. Gleichzeitig profitieren Nutzer von den teils vorgefertigten Automatisierungen bzw. den vorhandenen Best Practices. Oft bietet RPAaaS skriptlose Automatisierungsfunktionen und die RPAaaS Anbieter stellen zudem die Sicherheit der Daten durch Verschlüsselungs- und Authentifizierungsdienste zur Verfügung.